Đặt chỗ tiện ích hoạt động như thế nào
Đặt chỗ tiện ích cho phép cư dân giữ chỗ các không gian chung như hồ bơi, phòng gym hoặc phòng sinh hoạt từ ứng dụng, trong khuôn khổ quy định bạn đặt ra. Bạn xác định các khung giờ, giờ mở cửa và giới hạn cho mỗi căn đối với từng tiện ích, quyết định việc đặt chỗ được xác nhận tự động hay do đội ngũ duyệt, và xem mọi lượt đặt trên một lịch duy nhất.
- Thiết lập từng tiện ích. Thêm mọi không gian chung mà cư dân có thể đặt, gồm hồ bơi, phòng gym, phòng sinh hoạt, sân tennis hay khu nướng BBQ, mỗi nơi với các khung giờ riêng, được định cỡ theo cách không gian thực sự được sử dụng.
- Viết quy định. Đặt giờ mở cửa và giới hạn theo căn cho từng tiện ích, để một vài hộ gia đình không thể chiếm hết phòng sinh hoạt vào mỗi tối thứ Bảy.
- Chọn cách xác nhận đặt chỗ. Việc đặt chỗ có thể được xác nhận tự động hoặc do đội ngũ của bạn duyệt. Xác nhận tự động phù hợp cho sử dụng hằng ngày; duyệt phù hợp với những không gian mà bạn muốn kiểm tra ai sẽ đến và vì mục đích gì.
- Cư dân đặt chỗ từ ứng dụng. Họ chọn tiện ích và một khung giờ trống từ điện thoại, không cần gọi văn phòng hay ghi tên lên tờ giấy ở lễ tân.
- Đội ngũ theo dõi lịch. Mọi lượt đặt xuất hiện trong một lịch duy nhất, nên bảo vệ biết khi nào hồ bơi đông và ai dự kiến đến phòng sinh hoạt tối nay.
Những khu dân cư nào cần đặt chỗ tiện ích trực tuyến?
Bất kỳ chung cư hoặc khu dân cư nào có tiện ích chung mà cư dân phải tranh nhau. Ở Đông Nam Á, nơi hồ bơi, phòng gym và sân thượng thường là một phần lý do người mua và người thuê chọn tòa nhà, một hệ thống đặt chỗ rõ ràng bảo vệ giá trị của các tiện ích đó và giữ hòa khí giữa những người hàng xóm. Điều tương tự cũng đúng với các khu dân cư châu Âu có phòng sinh hoạt chung, phòng khách hoặc sân thể thao.
Hệ thống này được sử dụng bởi các công ty quản lý chung cư, hội chủ sở hữu và đội ngũ tòa nhà vốn đang dựa vào một tờ giấy ở quầy lễ tân, một nhóm chat hoặc trí nhớ của bảo vệ. Các tình huống điển hình: tiệc sinh nhật trong phòng sinh hoạt, cao điểm cuối tuần ở hồ bơi, phòng gym nhỏ đông đúc vào giờ cao điểm, hoặc tranh cãi về việc ai đặt trước.
| Tình huống | Trước đây (tờ giấy, nhóm chat) | Với Heroes PMS |
|---|---|---|
| Đặt một khung giờ | Một tờ giấy ở lễ tân hoặc tin nhắn cho bảo vệ | Cư dân tự đặt từ ứng dụng |
| Sử dụng công bằng | Ai đến trước được trước — cùng những hộ gia đình đó mỗi cuối tuần | Giới hạn theo căn do bạn đặt |
| Giờ mở cửa | Một thông báo dán ở cửa, thường bị bỏ qua | Được tích hợp vào các khung giờ của từng tiện ích |
| Duyệt | Tùy thuộc vào ai đang trực | Tự động hoặc do đội ngũ duyệt |
| Tổng quan | Lượt đặt rải rác trong sổ tay và nhóm chat | Mọi lượt đặt trong một lịch duy nhất |
Mẹo thực tế để đặt chỗ công bằng
- Bắt đầu với không gian được yêu cầu nhiều nhất. Đưa lên mạng trước tiên tiện ích gây tranh cãi nhiều nhất, sau đó mới thêm các tiện ích khác khi cư dân đã quen với việc đặt chỗ.
- Giữ giới hạn đơn giản. Một giới hạn rõ ràng theo căn dễ giải thích và dễ thực thi hơn một danh sách dài các ngoại lệ.
- Dùng duyệt ở những nơi cần thiết. Yêu cầu đội ngũ duyệt các lượt đặt cho sự kiện riêng tư, và để các khung giờ thông thường tự xác nhận.
- Công bố quy định cùng tài liệu. Lưu quy định tiện ích cạnh nội quy và đăng thông báo mỗi khi quy định thay đổi, để không ai có thể nói rằng họ không biết.
- Dành thời gian cho vệ sinh và sửa chữa. Chừa thời gian giữa các khung giờ để dọn dẹp, và báo thiết bị hỏng qua bảo trì để việc sửa chữa được giao và theo dõi.
- Xem lại sau vài tháng. Nhìn vào lịch để thấy khung giờ nào luôn kín và khung giờ nào luôn trống, rồi điều chỉnh giờ hoặc giới hạn.
