Đại hội cư dân và biểu quyết hoạt động như thế nào trong Heroes PMS?
Mô-đun đại hội cư dân cho phép người quản lý chung cư hoặc hội chủ sở hữu chuẩn bị chương trình nghị sự, gửi thư mời đến mọi chủ sở hữu và thu thập phiếu bầu từ cổng thông tin chủ sở hữu hoặc ứng dụng Heroes Owner. Mỗi phiếu được tính trọng số theo tỷ lệ sở hữu của căn, đa số được tính ngay lập tức và biên bản được lưu cùng tài liệu của khu dân cư.
Một đại hội điển hình, từng bước
- Kiểm tra tỷ lệ sở hữu. Biểu quyết được tính theo tỷ lệ, nên mọi thứ bắt đầu từ tỷ lệ đã ghi trên từng căn trong mục Tòa nhà, căn hộ và cư dân. Rà soát một lần trước mùa đại hội sẽ tránh tranh cãi vào ngày diễn ra.
- Chuẩn bị chương trình nghị sự. Liệt kê các nghị quyết mà chủ sở hữu phải quyết định: ngân sách hằng năm, công trình lớn, gia hạn hợp đồng, bầu thành viên ban quản trị. Viết mỗi nghị quyết sao cho có thể trả lời bằng đồng ý hoặc không đồng ý rõ ràng.
- Mời chủ sở hữu. Chương trình nghị sự và thư mời được gửi đến mọi chủ sở hữu. Đặt các tài liệu hỗ trợ, như báo giá, báo cáo tài chính hoặc nội quy dự thảo, vào thư viện tài liệu để chủ sở hữu đọc trước khi bỏ phiếu.
- Thu thập phiếu bầu. Chủ sở hữu bỏ phiếu từ cổng thông tin chủ sở hữu hoặc ứng dụng Heroes Owner, trên điện thoại hoặc máy tính, ở bất cứ đâu. Mỗi phiếu được tính trọng số theo tỷ lệ của căn họ.
- Đọc kết quả. Đa số được tính cho bạn, từng nghị quyết một. Không ai phải ngồi cộng tỷ lệ trên bảng tính suốt buổi tối, và kết quả giống nhau với bất kỳ ai kiểm tra.
- Công bố biên bản. Biên bản được lưu cùng tài liệu và chia sẻ với chủ sở hữu, nên mọi quyết định vẫn dễ tìm lại sau nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Dành cho ai?
Mô-đun này được thiết kế cho các đơn vị quản lý bất động sản, syndic và công ty quản lý tòa nhà vận hành một hoặc nhiều khu dân cư, cũng như ban quản trị của các hội chủ sở hữu tự quản. Nó hữu ích nhất trong những tình huống như:
- Nhiều chủ sở hữu sống ở nước ngoài hoặc thường xuyên đi công tác, điều phổ biến ở các chung cư Đông Nam Á, và ít người có thể tham dự trực tiếp.
- Các căn có kích thước rất khác nhau, nên một cuộc biểu quyết giơ tay đơn giản không phản ánh đúng trọng số của từng chủ sở hữu.
- Người quản lý tổ chức nhiều đại hội mỗi năm cho các tòa nhà khác nhau.
- Ban quản trị muốn có một bản ghi rõ ràng, dùng chung cho mọi quyết định đã thông qua.
Biểu quyết được bao gồm trong các gói Condo Pro và Condo Enterprise.
Đại hội bằng giấy và Heroes PMS
| Công việc | Giấy, email và bảng tính | Với Heroes PMS |
|---|---|---|
| Thư mời | In, gửi bưu điện hoặc email từng người một | Chương trình nghị sự và thư mời được gửi đến mọi chủ sở hữu |
| Bỏ phiếu | Giơ tay hoặc phiếu giấy ngay tại phòng họp | Chủ sở hữu bỏ phiếu từ cổng thông tin hoặc ứng dụng Heroes Owner |
| Trọng số | Cộng tỷ lệ bằng tay | Mỗi phiếu được tính theo tỷ lệ căn |
| Kết quả | Kiểm đếm sau cuộc họp, dễ có sai sót | Đa số được tính ngay lập tức |
| Biên bản | Một tệp trên laptop của ai đó | Được lưu cùng tài liệu và chia sẻ với chủ sở hữu |
Mẹo thực tế để đại hội suôn sẻ
- Kiểm tra quy định địa phương trước. Thời hạn thông báo, số lượng đại biểu tối thiểu (quorum) và ngưỡng đa số phụ thuộc vào luật của quốc gia bạn và vào điều lệ của khu dân cư. Hãy xây dựng chương trình và thời gian biểu theo các quy định đó.
- Mỗi nghị quyết chỉ một câu hỏi. Gộp ngân sách và hợp đồng công trình vào một lần bỏ phiếu sẽ khiến những chủ sở hữu chỉ đồng ý với một nửa cảm thấy bực bội.
- Chia sẻ tài liệu sớm. Tải báo giá và báo cáo tài chính lên thư viện tài liệu và đăng thông báo cho toàn cư dân, để việc bỏ phiếu có đủ thông tin và không ai cảm thấy bị thúc ép.
- Hạn chế tệp nhạy cảm. Một tài liệu có thể chia sẻ cho tất cả chủ sở hữu, một tòa nhà hoặc chỉ ban quản trị. Hãy giữ hợp đồng nháp cho ban quản trị cho đến khi chúng hoàn chỉnh.
- Giúp chủ sở hữu đăng nhập trước ngày diễn ra. Một nhắc nhở ngắn về cách mở cổng thông tin hoặc ứng dụng sẽ tiết kiệm nhiều cuộc gọi trong thời gian biểu quyết.
- Biến quyết định thành hành động. Công trình đã được thông qua có thể trở thành phiếu công việc trong mục Bảo trì, và ngân sách mới có thể được phát hành dưới dạng phí trong mục Phí và nợ phí.
