Phí và nợ phí của chung cư hoạt động như thế nào trong Heroes PMS?
Bạn phát hành phí dịch vụ cho toàn bộ khu dân cư cùng một lúc, có thể chia theo tỷ lệ sở hữu của căn hộ hoặc theo một số tiền cố định cho mỗi căn, cho kỳ hằng tháng, hằng quý hoặc hằng năm. Số dư của mỗi căn được cập nhật khi các khoản thanh toán về, nên nợ phí hiển thị ngay khi phát sinh, kèm ai nợ gì và trong bao lâu.
Phí dịch vụ là nguồn thu chính của chung cư hoặc hội chủ sở hữu, còn phí chưa thanh toán là rủi ro lớn nhất của họ. Mô-đun này biến một công việc xử lý bảng tính thành một quy trình ngắn mà đội ngũ lặp lại sau mỗi kỳ.
- Chuẩn bị kỳ thu. Quyết định bạn đang thu cho kỳ nào, một tháng, một quý hay một năm, và các khoản phí bao gồm những gì, phù hợp với ngân sách đã được chủ sở hữu hoặc ban quản trị thông qua.
- Chọn cách chia từng khoản phí. Dùng tỷ lệ sở hữu khi một chi phí thuộc về tất cả mọi người theo tỷ lệ căn hộ của họ, chẳng hạn chi phí bảo trì khu vực chung hoặc bảo hiểm tòa nhà. Dùng số tiền cố định khi mỗi căn đóng như nhau. Tỷ lệ được lấy từ sổ đăng ký căn hộ, nên không phải gõ lại gì.
- Phát hành phí cho tất cả cùng lúc. Heroes PMS tính số tiền cho từng căn và cộng vào số dư của mỗi căn. Chủ sở hữu xem được số dư trên cổng thông tin của họ và có thể thanh toán trực tuyến qua cổng hoặc ứng dụng.
- Để các khoản thanh toán cập nhật số dư. Khi đội ngũ ghi nhận thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc trực tuyến, số dư của mỗi căn sẽ giảm xuống. Không cần một bảng đối chiếu riêng phải theo dõi song song.
- Theo dõi nợ phí theo từng căn. Màn hình nợ phí cho biết ai nợ gì và trong bao lâu. Bảng điều khiển cộng tổng số nợ và so sánh số thu trong tháng này với số phải thu, nên bạn thấy ngay khu dân cư có đang đúng tiến độ hay không.
- Xử lý sớm. Liên hệ với chủ sở hữu ngay khi một khoản đã đến hạn mà còn nhỏ. Giữ cuộc trao đổi trên cơ sở thực tế: số dư mà chủ sở hữu thấy trên cổng thông tin cũng chính là số dư mà đội ngũ của bạn thấy.
Ai sử dụng, và khi nào?
Phí và nợ phí được sử dụng bởi các công ty quản lý chung cư, thủ quỹ của hội chủ sở hữu và nhân viên kế toán của đơn vị quản lý tòa nhà. Mô-đun này hữu ích nhất khi một khu dân cư có nhiều căn với tỷ lệ sở hữu khác nhau, khi phí được thu theo quý hoặc theo năm và chủ sở hữu hay quên giữa các kỳ, hoặc khi ban quản trị yêu cầu con số nợ trước đại hội cư dân và trước đây việc này mất cả ngày làm bảng tính.
| Bước | Trước đây (bảng tính, nhóm chat) | Với Heroes PMS |
|---|---|---|
| Tính phí | Một công thức cho mỗi căn, kiểm tra bằng tay | Số tiền cho từng căn được tính từ tỷ lệ sở hữu hoặc số tiền cố định |
| Phát hành | Thông báo soạn từng cái một | Tất cả các căn được tính phí cùng lúc |
| Số dư | Cập nhật khi ai đó có thời gian | Cập nhật ngay khi các khoản thanh toán về |
| Nợ phí | Phát hiện vào cuối năm | Hiển thị ngay khi phát sinh, kèm thời gian đã đến hạn |
| Câu hỏi của chủ sở hữu | “Tôi còn nợ bao nhiêu?” qua điện thoại hoặc chat | Chủ sở hữu kiểm tra số dư trên cổng thông tin và thanh toán trực tuyến |
Mẹo để giữ nợ phí ở mức thấp
- Giữ nhịp đều đặn. Chủ sở hữu đóng đúng hạn hơn khi phí đến đúng cùng một thời điểm trong mỗi kỳ.
- Giải thích cách chia. Cho chủ sở hữu biết khoản nào tính theo tỷ lệ và khoản nào cố định, chẳng hạn trong một thông báo hoặc trong biên bản đại hội cư dân.
- Khuyến khích thanh toán trực tuyến. Số bước giữa khoản phí và khoản thanh toán càng ít thì số lần đóng trễ càng giảm. Chủ sở hữu có thể thanh toán từ cổng thông tin và ứng dụng.
- Xem tuổi nợ, không chỉ số tiền. Một khoản nợ nhỏ đã nhiều tháng tuổi cần được chú ý trước một khoản lớn hơn phát sinh tuần trước.
- Chia sẻ số liệu với ban quản trị. Vai trò chỉ xem cho phép thành viên ban quản trị theo dõi thu phí và nợ phí trên bảng điều khiển mà không cần hỏi nhân viên.
- Ghi nhận mỗi khoản thanh toán vào đúng căn. Số dư và nợ phí chỉ đáng tin khi các khoản thanh toán đằng sau chúng đúng.
