Thanh toán và biên lai của chung cư được xử lý như thế nào?
Mọi khoản thanh toán, dù là tiền mặt tại văn phòng, chuyển khoản ngân hàng hay thanh toán trực tuyến, đều được ghi nhận vào đúng căn hộ mà nó thuộc về. Biên lai được tạo ngay tại chỗ và gửi tự động, và luôn có sẵn trên cổng thông tin và ứng dụng của chủ sở hữu. Mỗi căn lưu giữ đầy đủ lịch sử thanh toán để đội ngũ của bạn kiểm tra chỉ với một cái nhìn.
Đối với công ty quản lý, việc thu phí là công việc hằng ngày: một chủ sở hữu mang tiền mặt đến văn phòng, một người khác chuyển khoản từ nước ngoài, người thứ ba thanh toán từ ứng dụng. Mô-đun này xử lý mọi khoản thanh toán đó theo cùng một cách, từ lúc nhận tiền đến khi biên lai nằm trong tay chủ sở hữu.
- Nhận thanh toán. Chủ sở hữu thanh toán tiền mặt tại văn phòng quản lý, gửi chuyển khoản ngân hàng, hoặc thanh toán trực tuyến từ cổng thông tin hoặc ứng dụng chủ sở hữu.
- Ghi nhận vào căn hộ. Đội ngũ chọn căn và hình thức (tiền mặt, chuyển khoản hoặc trực tuyến), rồi nhập số tiền. Số dư của căn được cập nhật, và màn hình nợ phí cũng vậy.
- Phát hành biên lai. Heroes PMS tạo biên lai ngay tại chỗ và gửi tự động. Không cần soạn lại chứng từ sau đó và không cần giữ cuốn biên lai giấy.
- Để chủ sở hữu tự tra cứu. Mọi biên lai đều được lưu trên cổng thông tin và ứng dụng chủ sở hữu. Khi chủ sở hữu cần chứng minh đã thanh toán, ví dụ để bán căn hộ hoặc lưu hồ sơ cá nhân, họ tự tìm thấy mà không cần hỏi đội ngũ của bạn.
- Kiểm tra lịch sử khi cần. Nếu một khoản thanh toán bị thắc mắc, hãy mở lịch sử thanh toán của căn: mọi khoản đã ghi nhận cho căn đó đều có ở đây, kèm biên lai tương ứng.
Dành cho ai?
Mô-đun này phục vụ nhân viên lễ tân nhận tiền mặt, kế toán ghi nhận chuyển khoản, và thủ quỹ của hội chủ sở hữu cần chứng minh mọi khoản thanh toán đều được hạch toán. Nó đặc biệt hữu ích ở những khu dân cư có nhiều chủ sở hữu sống ở nước ngoài và thanh toán bằng chuyển khoản, nơi tiền mặt vẫn phổ biến, hoặc nơi chủ sở hữu từng nhận ảnh chụp biên lai viết tay qua nhóm chat. Ban quản trị cũng được hưởng lợi: bảng điều khiển cho thấy số thu trong tháng so với số phải thu.
| Tình huống | Trước đây (cuốn biên lai, nhóm chat) | Với Heroes PMS |
|---|---|---|
| Tiền mặt tại văn phòng | Biên lai viết tay, bản sao carbon trong sổ | Ghi nhận vào căn, biên lai tạo ngay tại chỗ |
| Chuyển khoản ngân hàng | Ghi vào bảng tính khi ai đó có thời gian | Ghi nhận vào căn, số dư được cập nhật |
| Gửi biên lai | Ảnh gửi qua chat, dễ bị thất lạc | Gửi tự động và lưu trên cổng thông tin chủ sở hữu |
| Chủ sở hữu yêu cầu bản sao | Nhân viên tìm trong thư mục và tin nhắn cũ | Chủ sở hữu tự tìm thấy trên ứng dụng |
| Thanh toán bị thắc mắc | Hàng giờ đối chiếu ghi chép và sao kê | Lịch sử thanh toán của căn hiển thị ngay |
Mẹo thực tế cho thanh toán và biên lai
- Ghi nhận thanh toán trong cùng ngày. Đặc biệt với tiền mặt: ghi càng sớm thì chủ sở hữu càng sớm có biên lai và số dư càng đúng.
- Luôn chọn đúng căn. Khi một chủ sở hữu có nhiều căn, hãy hỏi khoản thanh toán dành cho căn nào trước khi ghi nhận.
- Cho chủ sở hữu biết biên lai ở đâu. Nhắc đến cổng thông tin và ứng dụng trong các thông báo, để chủ sở hữu không còn hỏi xin bản sao qua chat.
- Khuyến khích thanh toán trực tuyến cho chủ sở hữu ở nước ngoài. Điều này giúp họ bớt thủ tục chuyển khoản và giúp đội ngũ của bạn bớt phải theo đuổi.
- Kiểm tra số dư sau khi ghi nhận. Nếu số dư của căn không thay đổi như mong đợi, khoản thanh toán có thể đã vào nhầm căn.
- Giữ việc xử lý tiền mặt đơn giản. Đếm tiền với sự có mặt của chủ sở hữu và ghi nhận ngay, để biên lai xác nhận đúng những gì cả hai bên đã thấy.
