Thông báo và tài liệu hoạt động như thế nào
Thông báo và tài liệu mang lại cho đội ngũ quản lý một nơi duy nhất để thông tin cho cư dân và lưu giữ giấy tờ của khu dân cư. Bạn đăng thông báo cho toàn khu dân cư, một tòa nhà hoặc một nhóm, và lưu nội quy, biên bản, bảo hiểm và hợp đồng trong thư viện tài liệu mà chủ sở hữu mở được từ cổng thông tin và ứng dụng. Mọi thông báo trước đây đều được lưu trữ.
- Viết thông báo. Cắt nước vào sáng thứ Ba, bảo dưỡng thang máy, hồ bơi đóng cửa để vệ sinh, nhắc nhở về nội quy: viết một lần, bằng lời lẽ đơn giản, kèm ngày và những gì cư dân cần làm.
- Chọn người nhận. Gửi cho tất cả, cho một tòa nhà hoặc cho một nhóm, để cư dân khối A không bị ảnh hưởng bởi công trình dự kiến ở khối C.
- Cư dân đọc trong ứng dụng chủ sở hữu. Thông điệp xuất hiện ngay nơi cư dân đã theo dõi khu dân cư của mình, trên cổng thông tin và ứng dụng họ đang dùng, thay vì bị chôn vùi trong một nhóm chat chỉ sau một giờ.
- Lưu tài liệu. Tải nội quy, biên bản họp, giấy chứng nhận bảo hiểm và hợp đồng lên thư viện tài liệu, và chọn ai có thể xem từng tài liệu: tất cả chủ sở hữu, một tòa nhà, hoặc chỉ ban quản trị.
- Để kho lưu trữ lo phần còn lại. Mọi thông báo trước đây đều được giữ lại, nên chủ sở hữu mới hoặc thành viên ban quản trị có thể xem lại những gì đã được thông báo, và khi nào.
Ai sử dụng, và trong những tình huống nào?
Mô-đun này được thiết kế cho các công ty quản lý chung cư, đơn vị quản lý (syndic) và hội chủ sở hữu có ban quản trị tự lo liên lạc. Nhân viên quản lý tòa nhà và bảo vệ sử dụng hằng ngày; thành viên ban quản trị dùng để tìm hợp đồng hoặc biên bản mới nhất mà không cần hỏi văn phòng.
Các tình huống điển hình gồm cắt nước hoặc điện theo kế hoạch, bảo dưỡng thang máy, thi công mặt tiền một khối, hồ bơi đóng cửa để vệ sinh, nhắc nhở sau nhiều lần khiếu nại tiếng ồn, chủ sở hữu mới hỏi về nội quy, hoặc công ty bảo hiểm cần hợp đồng bảo hiểm tòa nhà sau một vụ rò rỉ. Nếu bạn tổ chức đại hội cư dân bằng Heroes PMS, biên bản cũng sẽ được lưu cùng tài liệu.
Danh sách kiểm tra đơn giản để thiết lập thư viện tài liệu:
| Tài liệu | Quyền xem đề xuất | Vì sao nên lưu ở đây |
|---|---|---|
| Nội quy | Tất cả chủ sở hữu | Mọi cư dân có thể kiểm tra nội quy trước khi tranh chấp phát sinh |
| Biên bản đại hội cư dân | Tất cả chủ sở hữu | Các quyết định được lưu lại cho chủ sở hữu hiện tại và tương lai |
| Bảo hiểm tòa nhà | Tất cả chủ sở hữu | Dễ tìm khi có yêu cầu bồi thường hoặc ngân hàng cần đến |
| Thông báo về một khối | Một tòa nhà | Chỉ cư dân liên quan mới thấy |
| Hợp đồng nhà cung cấp và dịch vụ | Chỉ ban quản trị | Ban quản trị xem xét điều khoản mà không công khai cho mọi người |
Mẹo thực tế để truyền thông rõ ràng
- Một thông điệp, một chủ đề. Thông báo ngắn về một chủ đề sẽ được đọc; một lá thư dài bao gồm năm chủ đề thì không.
- Nhắm đúng đối tượng. Gửi thông báo về công trình của một tòa nhà chỉ cho tòa nhà đó. Quá nhiều tin nhắn không liên quan sẽ khiến cư dân quen bỏ qua những tin quan trọng.
- Nói rõ cư dân phải làm gì. Ghi ngày, giờ và hành động cần thiết: dời xe, dự trữ nước, giữ ban công thông thoáng.
- Đặt tên tài liệu rõ ràng. Ghi loại, năm và tòa nhà vào tên mỗi tệp, để chủ sở hữu tìm đúng phiên bản ngay lần đầu.
- Đăng biên bản nhanh chóng. Sau đại hội cư dân, thêm biên bản vào thư viện để những chủ sở hữu không thể tham dự có thể đọc các quyết định khi chúng còn nóng.
- Giữ các tệp nhạy cảm cho ban quản trị. Hợp đồng nháp và báo giá đang đàm phán thuộc về tài liệu chỉ dành cho ban quản trị cho đến khi có quyết định.
