Bảo trì và phiếu công việc hoạt động như thế nào
Bảo trì và phiếu công việc trong Heroes PMS biến mọi báo cáo của cư dân thành một công việc được theo dõi. Cư dân báo sự cố kèm ảnh từ cổng thông tin hoặc ứng dụng, đội ngũ của bạn chuyển nó thành phiếu công việc cho nhân viên hoặc nhà thầu, và mọi người cùng theo dõi trạng thái cho đến khi hoàn tất. Mỗi công việc được lưu trong lịch sử của căn hoặc khu vực chung.
- Cư dân báo sự cố. Từ cổng thông tin hoặc ứng dụng, họ mô tả vấn đề và đính kèm ảnh: vòi nước rò, thang máy kẹt giữa các tầng, đèn hỏng ở bãi đỗ xe. Ảnh thường giúp tiết kiệm một chuyến đi chỉ để hiểu vấn đề là gì.
- Đội ngũ xem xét phiếu. Quản lý tòa nhà đọc báo cáo, xem ảnh và quyết định ai sẽ xử lý. Việc nhỏ giao cho nhân viên nội bộ; công việc chuyên môn giao cho nhà thầu.
- Phiếu trở thành phiếu công việc. Phiếu công việc được giao cho một nhân viên hoặc nhà thầu cụ thể, nên không bao giờ có sự nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm công việc.
- Tiến độ hiển thị cho mọi người. Trạng thái chuyển từ mở sang đang xử lý và đã xong. Cư dân thấy cập nhật trên cổng thông tin và ứng dụng, nên họ không cần gọi văn phòng để hỏi tình hình.
- Đóng và lưu công việc. Khi công việc hoàn tất, đội ngũ đóng phiếu công việc. Phiếu được lưu trong lịch sử của căn hoặc khu vực chung, sẵn sàng cho lần kiểm tra tiếp theo, cuộc họp ban quản trị tiếp theo hoặc chủ sở hữu tiếp theo.
Dành cho ai?
Mô-đun này được thiết kế cho các công ty quản lý chung cư, hội chủ sở hữu tự vận hành tòa nhà bằng đội bảo vệ và tạp vụ riêng, và các đơn vị quản lý bất động sản chăm sóc nhiều khu dân cư cùng lúc.
Nó phù hợp với một tòa nhà đơn lẻ có một bảo vệ và vài nhân viên vệ sinh, cũng như một công ty quản lý nhiều khu dân cư với kỹ thuật viên và nhà thầu bên ngoài. Đặc biệt hữu ích khi các yêu cầu hiện đến qua điện thoại, nhóm chat cư dân hoặc một mẩu giấy để lại ở lễ tân, và không ai biết việc nào còn đang mở.
Các trường hợp điển hình bao gồm rò rỉ nước giữa các căn, thang máy và máy phát điện, bảo dưỡng hồ bơi và vườn, chiếu sáng khu vực chung, và bất cứ điều gì chủ sở hữu mới phát hiện khi dọn vào.
| Tình huống | Trước đây (điện thoại, nhóm chat, bảng tính) | Với Heroes PMS |
|---|---|---|
| Báo sự cố | Một tin nhắn bị lạc trong nhóm chat đông hoặc một cuộc gọi cho bảo vệ | Một phiếu kèm ảnh từ cổng thông tin hoặc ứng dụng |
| Giao việc | Ai đó hứa sẽ xem xét | Phiếu công việc được giao cho nhân viên hoặc nhà thầu |
| Theo dõi tiến độ | Cư dân gọi văn phòng hết lần này đến lần khác | Mở, đang xử lý, đã xong — hiển thị cho mọi người |
| Lịch sử sửa chữa | Rải rác trong sổ tay và tin nhắn cũ | Lịch sử cho từng căn và khu vực chung |
| Tổng quan quản lý | Không ai biết còn bao nhiêu yêu cầu đang chờ | Phiếu đang mở và thời gian chờ hiển thị trên bảng điều khiển |
Mẹo thực tế để quy trình bảo trì suôn sẻ
- Luôn yêu cầu có ảnh. Một ảnh cận cảnh sự cố và một ảnh toàn cảnh khu vực giúp đội ngũ chọn đúng người và mang đúng vật tư.
- Thống nhất ai là người quyết định. Quyết định trước những việc nào bảo vệ tự xử lý và những việc nào cần nhà thầu hoặc sự đồng ý của ban quản trị, để phiếu không phải chờ quyết định.
- Giữ trạng thái trung thực. Chỉ chuyển phiếu sang đang xử lý khi có người thực sự đang làm, và chỉ đóng khi công việc thực sự hoàn tất. Cư dân tin vào trạng thái họ thấy.
- Ghi công việc đúng nơi. Gắn mỗi công việc với đúng căn hoặc khu vực chung giúp lịch sử hữu ích và dễ thảo luận hơn về chi phí nào thuộc về chủ sở hữu và chi phí nào thuộc về hội.
- Dùng lịch sử khi làm việc với ban quản trị. Các công việc lặp lại trên cùng một thang máy, máy bơm hoặc mái nhà là lập luận mạnh khi bạn tái đàm phán hợp đồng bảo trì hoặc lên kế hoạch cho công trình lớn.
- Kiểm tra các phiếu đang chờ mỗi tuần. Một cái nhìn nhanh vào các phiếu đang mở và thời gian chúng đã chờ, trên bảng điều khiển, giúp các yêu cầu cũ không bị quên.
