Bảng điều khiển chung cư hiển thị những gì?
Bảng điều khiển đưa bốn chỉ số mà người quản lý chung cư kiểm tra nhiều nhất lên một màn hình: số tiền đã thu trong tháng so với số phải thu, tổng nợ phí và nợ theo từng căn, các yêu cầu bảo trì đang mở và thời gian chúng đã chờ, cùng tình trạng cư trú, chia thành căn có chủ ở, căn cho thuê và căn trống, cho một tòa nhà hoặc tất cả.
Quy trình hằng ngày trong sáu bước
- Chọn phạm vi. Mở bảng điều khiển cho một tòa nhà duy nhất, hoặc cho tất cả khu dân cư cùng lúc khi bạn quản lý nhiều dự án.
- Kiểm tra số thu. So sánh số tiền đã vào trong tháng này với số phải thu. Chênh lệch đầu tháng là bình thường; chênh lệch gần cuối tháng cần hành động. Các khoản thanh toán được ghi nhận trong mục Thanh toán và biên lai.
- Xem nợ phí. Xem tổng số tiền còn nợ và các căn liên quan. Từ đó, mục Phí và nợ phí cho biết ai nợ gì và trong bao lâu, nên việc theo dõi bắt đầu từ những khoản nợ cũ nhất.
- Xem các phiếu đang mở. Bảng điều khiển hiển thị những việc đang chờ và đã chờ bao lâu. Hãy theo sát các phiếu công việc cũ nhất trong mục Bảo trì trước khi cư dân phải nhắc bạn.
- Theo dõi tình trạng cư trú. Tỷ lệ giữa căn có chủ ở, căn cho thuê và căn trống cho bạn biết ai thực sự đang sống trong tòa nhà, điều này quan trọng với an ninh, truyền thông và việc sử dụng tiện ích. Hãy giữ hồ sơ luôn cập nhật trong mục Tòa nhà, căn hộ và cư dân.
- Chia sẻ với ban quản trị. Cấp cho thành viên ban quản trị vai trò chỉ xem để họ thấy cùng số liệu với đội ngũ của bạn, mà không thể thay đổi gì.
Ai sử dụng bảng điều khiển?
Người quản lý bất động sản và syndic dùng nó để bắt đầu ngày làm việc, nhân viên kế toán theo dõi thu phí, quản lý tòa nhà giữ cho bảo trì tiếp tục tiến triển, và ban quản trị hội chủ sở hữu theo dõi khu dân cư giữa các kỳ họp. Nó đặc biệt hữu ích khi:
- Bạn quản lý nhiều khu dân cư và cần biết nơi nào cần chú ý trước.
- Ban quản trị họp hằng tháng và mong đợi số liệu cập nhật.
- Cuối tháng đang đến gần và việc thu phí đang chậm.
- Cư dân phàn nàn về việc sửa chữa chậm và bạn muốn có sự thật, không phải cảm nhận.
Những câu trả lời trước đây nằm ở đâu
| Câu hỏi | Trước đây (bảng tính, nhóm chat) | Trên bảng điều khiển |
|---|---|---|
| Tháng này chúng ta đã thu được bao nhiêu? | Đối chiếu sao kê ngân hàng với một bảng tính | Số thu so với số phải thu |
| Ai đang chậm, và chậm bao nhiêu? | Một sổ cái cho mỗi căn | Nợ phí tổng cộng và theo từng căn |
| Điều gì vẫn chưa được khắc phục? | Tin nhắn rải rác trong nhóm chat của kỹ thuật viên | Các phiếu đang mở và thời gian chúng đã chờ |
| Có bao nhiêu căn đang cho thuê hoặc trống? | Danh sách cư dân và trí nhớ | Có chủ ở, cho thuê, trống |
| Ban quản trị thấy gì? | Một báo cáo gửi qua email mỗi tháng một lần | Cùng một màn hình, với vai trò chỉ xem |
Mẹo thực tế
- Giữ dữ liệu nguồn sạch. Bảng điều khiển chỉ đáng tin khi đội ngũ ghi chép đầy đủ: ghi nhận mọi khoản thanh toán, đóng phiếu khi công việc hoàn tất và cập nhật chủ sở hữu và cư dân khi họ thay đổi.
- Biến nó thành thói quen. Xem cùng các chỉ số vào cùng thời điểm mỗi ngày hoặc mỗi tuần, để những thay đổi nổi bật lên.
- So sánh các tòa nhà. Chuyển đổi giữa một tòa nhà và tất cả cho thấy nhanh chóng vấn đề là cục bộ hay chung.
- Đặt mục tiêu của riêng bạn. Ví dụ, không phiếu nào mở quá một tuần, hoặc nợ phí dưới một mức đã thống nhất, rồi theo dõi chúng trên bảng điều khiển.
- Dùng nó để chuẩn bị cuộc họp. Trước cuộc họp ban quản trị hoặc đại hội cư dân, nhìn vào thu phí, nợ phí và các phiếu đang mở sẽ cho bạn những dữ kiện chính để báo cáo.
- Để chủ sở hữu tự xử lý. Chủ sở hữu thấy số dư của mình và có thể thanh toán trực tuyến từ cổng thông tin và ứng dụng, điều này giảm bớt số nợ bạn phải đôn đốc.
