Quản lý tòa nhà, căn hộ và cư dân hoạt động như thế nào?
Heroes PMS bắt đầu từ cơ cấu của khu chung cư. Bạn tạo từng tòa nhà, rồi đến các căn hộ với tầng, loại hình và tỷ lệ sở hữu của chúng, và liên kết mỗi căn với chủ sở hữu và, nếu có, với người thuê. Phí dịch vụ, biểu quyết và yêu cầu bảo trì đều dựa trên sổ đăng ký này, nên đáng để thiết lập cẩn thận ngay từ đầu.
Với công ty quản lý chung cư hoặc hội chủ sở hữu, sổ đăng ký này thay thế bảng tính tổng thường nằm trên laptop của một người. Dưới đây là cách một đội ngũ thường làm việc với nó.
- Tạo các tòa nhà. Thêm từng tòa nhà của khu chung cư, để mọi căn hộ, thông báo và số liệu trên bảng điều khiển đều gắn đúng với nơi tương ứng. Một khu có nhiều tháp hoặc nhiều khối cũng được thiết lập theo cách tương tự.
- Thiết lập các căn hộ. Với mỗi căn, ghi lại tầng, loại hình và tỷ lệ sở hữu của nó. Tỷ lệ sở hữu là con số sau này được dùng để chia phí dịch vụ và tính trọng số biểu quyết tại đại hội cư dân, nên hãy đối chiếu với văn bản quy định trước khi đưa vào sử dụng.
- Liên kết chủ sở hữu và cư dân. Gắn chủ sở hữu của mỗi căn và, nếu căn đó được cho thuê, gắn người thuê đang sinh sống, cùng ngày bắt đầu của mỗi người. Bạn luôn biết ai là chủ, ai đang ở và từ khi nào.
- Nhập những gì bạn đã có. Nếu danh sách căn hộ và chủ sở hữu đang nằm trong bảng tính, hãy gửi cho chúng tôi và đội ngũ Heroes sẽ cùng bạn thiết lập, thay vì phải gõ lại hàng trăm dòng.
- Giữ sổ đăng ký luôn cập nhật. Khi một căn được bán hoặc có người thuê mới chuyển vào, hãy cập nhật căn đó. Danh bạ cư dân sẽ giúp đội ngũ có ngay đúng đầu mối liên hệ, dù cuộc gọi về rò rỉ nước, bưu phẩm hay thanh toán.
Dành cho ai, và trong những tình huống nào?
Mô-đun này được thiết kế cho các công ty quản lý chung cư và tòa nhà, hội chủ sở hữu tự quản lý khu dân cư của mình, và chủ đầu tư bàn giao tòa nhà mới cho chủ sở hữu. Nó hữu ích nhất trong một số tình huống điển hình: khu có nhiều tòa nhà mà tỷ lệ sở hữu khác nhau theo loại căn; tòa nhà có nhiều căn cho thuê, nơi người thuê chứ không phải chủ sở hữu là người gọi đến lễ tân; người quản lý tiếp nhận một khu chung cư và thừa kế một bảng tính với chất lượng không đồng đều; hoặc ban quản trị muốn dữ liệu chủ sở hữu chính xác trước đại hội cư dân tiếp theo.
| Công việc | Trước đây (bảng tính, nhóm chat) | Với Heroes PMS |
|---|---|---|
| Danh sách căn hộ | Nhiều phiên bản bảng tính được chuyền tay giữa các nhân viên | Một sổ đăng ký duy nhất gồm tòa nhà và căn hộ với tầng, loại hình và tỷ lệ sở hữu |
| Chủ sở hữu và người thuê | Lẫn trong một cột hoặc một nhóm chat | Chủ sở hữu và người thuê được liên kết riêng với từng căn, kèm ngày bắt đầu |
| Thông tin liên hệ | Số điện thoại lưu trên điện thoại cá nhân | Danh bạ cư dân được đội ngũ dùng chung |
| Phí và biểu quyết | Tỷ lệ phải gõ lại cho mỗi lần tính toán | Phí và biểu quyết có trọng số sử dụng tỷ lệ đã được ghi sẵn |
| Tình trạng cư trú | Không ai chắc chắn căn nào đang cho thuê | Căn có chủ ở, căn cho thuê và căn trống hiển thị trên bảng điều khiển |
Mẹo thực tế để có sổ đăng ký căn hộ sạch
- Kiểm tra tỷ lệ sở hữu trước. Đối chiếu với bản nội quy sở hữu chung, bản vẽ phân lô hoặc tài liệu tương đương. Tỷ lệ sai đồng nghĩa với phí sai và trọng số biểu quyết sai.
- Chọn một định dạng đặt tên thống nhất. Ví dụ: tòa, tầng và số căn. Nhân viên và cư dân khi đó nhận ra một căn ngay trên mọi màn hình.
- Tách riêng chủ sở hữu và cư dân. Chủ sở hữu là người đóng phí và biểu quyết; cư dân là người bạn gọi về các việc hằng ngày. Ghi nhận cả hai giúp tránh gửi nhầm tin nhắn cho người khác.
- Làm sạch bảng tính trước khi nhập. Loại bỏ các dòng trùng lặp và các chủ sở hữu cũ trước, để danh bạ bắt đầu từ dữ liệu sạch.
- Cập nhật ngay trong ngày thay đổi. Một giao dịch bán hoặc một hợp đồng thuê mới được ghi muộn sẽ khiến phí và thông báo gửi nhầm người.
- Cấp quyền truy cập phù hợp cho ban quản trị. Vai trò chỉ xem cho phép thành viên ban quản trị theo dõi khu dân cư mà không thay đổi bất kỳ dữ liệu nào.
