Wie funktionieren CRM und Lead-Pipeline?
Jede Anfrage landet mit ihrer Quelle und dem betreffenden Inserat im CRM. Der Lead wird nach Ihren Regeln einem Makler zugewiesen, durchläuft eine visuelle Pipeline vom neuen Lead bis zum abgeschlossenen Geschäft, und Erinnerungen für Nachfassaktionen sorgen dafür, dass kein Kunde auf eine Antwort warten muss.
Der Weg eines Leads, Schritt für Schritt
- Ein Lead geht ein. Ein Käufer sendet eine Anfrage oder eine Preisanfrage von der Agentur-Website oder beginnt ein Gespräch im zentralen Posteingang. Der Kontakt wird mit seiner Quelle und dem verknüpften Inserat angelegt, sodass niemand etwas neu eintippen muss.
- Sofortige Zuweisung. Leads gehen der Reihe nach an Makler, nach Inserat, nach Gebiet oder nach Ihren eigenen Regeln, oder eine Teamleitung weist sie manuell zu. Jede Anfrage hat ab der ersten Minute einen Verantwortlichen.
- Der Makler qualifiziert den Kunden. Die Kontaktkarte bündelt Anrufe, Nachrichten, Besichtigungen und Geschäfte an einem Ort. Der Makler klärt Budget, Gebiet, Zeitplan und ob der Kunde mieten oder kaufen möchte.
- Die Pipeline zeigt den Stand. Der Makler zieht den Kunden von einer Phase zur nächsten, vom neuen Lead bis zum abgeschlossenen Geschäft. Teamleitungen sehen das Gesamtbild in einer Ansicht und erkennen Kunden, die festhängen.
- Nachfassaktionen halten das Tempo. Erinnerungen zeigen Maklern, wann sie zurückrufen, neue Angebote schicken oder sich nach einer Besichtigung melden sollten, die aus dem Lead heraus im Besichtigungskalender gebucht wurde.
- Das Geschäft wird abgeschlossen, die Zahlen folgen. Das unterzeichnete Geschäft wird mit seiner Provision erfasst, und Berichte zeigen, welche Leadquellen und welche Makler Ergebnisse bringen.
Welche Agenturen brauchen ein CRM für Immobilien?
Jede Agentur, in der mehr als eine Person mit Kunden spricht. Leads kommen per Telefon, WhatsApp, Telegram, E-Mail und über die Website; ohne ein gemeinsames System leben sie auf privaten Handys und in Notizbüchern, und die Agentur bemerkt einen verpassten Lead erst, wenn der Kunde anderswo unterschrieben hat.
Typische Situationen: ein Maklerteam, das dieselben Inserate und denselben Strom an Anfragen teilt; eine Teamleitung, die nicht erkennen kann, wer einen Kunden zurückgerufen hat; ein Makler, der das Team verlässt und die Kundenhistorie mitnimmt; ein Eigentümer, der wissen will, wie viele Interessenten sich für sein Objekt gemeldet haben.
| Frage | Tabellen und Chatgruppen | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Woher stammt dieser Lead? | Oft unbekannt | Quelle und Inserat werden bei Eingang erfasst |
| Wer kümmert sich darum? | Wer zuerst antwortet | Der Reihe nach zugewiesen, nach Inserat, Gebiet oder Ihren Regeln |
| Was wurde vorher besprochen? | Verstreut auf Handys und in Chats | Anrufe, Nachrichten, Besichtigungen und Geschäfte auf einer Karte |
| Hat jemand zurückgerufen? | Schwer zu prüfen | Nachfass-Erinnerungen für jeden Makler |
| Wo steht jeder Kunde? | Im Kopf des Maklers | Eine visuelle Pipeline vom neuen Lead bis zum abgeschlossenen Geschäft |
| Welcher Kanal funktioniert am besten? | Reine Vermutung | Leadquellen in den Berichten |
Praxistipps für eine Pipeline, die funktioniert
- Schnell antworten. Im Immobiliengeschäft bekommt oft der Makler die Besichtigung, der zuerst antwortet. Die Zuweisung der Reihe nach oder nach Gebiet nimmt die Zeit, die sonst für die Entscheidung verloren geht, wer antworten soll.
- Zuweisungsregeln vor dem Start festlegen. Entscheiden Sie, welche Leads dem Inserat folgen, welche nach Gebiet gehen und welche eine Teamleitung zuweist, und erklären Sie dem ganzen Team die Regeln.
- Jeden Kontakt auf der Karte festhalten. Ruft ein Kunde das private Telefon eines Maklers an, gehört der Anruf trotzdem ins CRM, damit die nächste Person die Vorgeschichte kennt.
- Kunden noch am selben Tag verschieben. Eine Pipeline ist nur nützlich, wenn sie die Wirklichkeit abbildet; bitten Sie Makler, einen Kunden sofort zu verschieben, sobald sich seine Lage ändert.
- Die Pipeline jede Woche prüfen. Sehen Sie sich Leads ohne nächsten Schritt an und Kunden, die in derselben Phase feststecken, und entscheiden Sie gemeinsam, was zu tun ist.
- Zugriffe nach Rolle festlegen. Entscheiden Sie, ob Makler die Kunden der anderen sehen dürfen; Teamleitungen brauchen meist die volle Übersicht, Makler oft nur die eigenen Kunden.
