Wie funktioniert der zentrale Posteingang?
Der zentrale Posteingang (Unified Inbox) bündelt WhatsApp, Telegram, E-Mail und den Website-Chat auf einem Bildschirm. Jedes Gespräch ist im CRM mit dem Kunden verknüpft, sodass Makler die Inserate und Besichtigungen des Kunden neben dem Chat sehen. Ein neues Gespräch legt den Kontakt an, und jedes Gespräch lässt sich dem richtigen Makler zuweisen.
Im Alltag sieht das so aus.
- Ihre Kanäle verbinden. Verbinden Sie Ihre eigene WhatsApp-Business-Nummer (wir helfen bei der Einrichtung), außerdem Telegram, E-Mail und den Chat auf Ihrer Agentur-Website. Von da an kommen Nachrichten aus allen vier Kanälen am selben Ort an.
- Alles in einer Liste empfangen. Eine WhatsApp-Nachricht zu einer Villa, eine E-Mail eines Käufers aus dem Ausland und ein Website-Chat zu einem Büro landen alle im selben Posteingang. Niemand muss vier Apps im Blick behalten.
- Neue Kontakte entstehen automatisch. Schreibt jemand zum ersten Mal, legt das Gespräch den Kontakt im CRM an, sodass ein Lead nie nur eine Nummer auf dem Handy eines Maklers bleibt.
- Das Gespräch zuweisen. Eine Teamleitung oder die Rezeption weist es dem Makler zu, der das Gebiet, die Sprache oder das Inserat betreut. Das übrige Team sieht die Vorgeschichte weiterhin.
- Mit Kontext antworten. Neben dem Chat sieht der Makler den Kunden, dessen Inserate und Besichtigungen und antwortet, ohne dieselben Fragen zweimal zu stellen.
- Zum nächsten Schritt übergehen. Da der Kunde bereits im CRM steht, kann der Makler aus dem Lead eine Besichtigung buchen und den Kunden in der Pipeline weiterziehen. Die Nachrichten bleiben auf der Kontaktkarte für denjenigen, der die Akte als Nächstes übernimmt.
Für wen ist er gedacht?
Der Posteingang ist für Agenturen gemacht, deren Kunden nicht alle auf dieselbe Weise schreiben. In Kambodscha und in ganz Südostasien nutzen viele Kunden täglich Telegram und WhatsApp, während internationale Käufer und Unternehmen oft E-Mail bevorzugen. Typische Situationen:
- mehrere Makler antworten von ihren privaten Handys, und niemand weiß, wer wem geantwortet hat;
- Leads aus dem Website-Chat warten stundenlang, weil niemand darauf achtet;
- ein Makler ist im Urlaub oder verlässt die Agentur, und seine Gespräche sollten nicht mit ihm verschwinden;
- Teamleitungen wollen wissen, welcher Kanal tatsächlich Kunden bringt.
Kleine Teams profitieren genauso wie große: Mit einem gemeinsamen Posteingang kann eine Agentur mit zwei Personen Abende und Wochenenden abdecken, ohne persönliche Nummern herauszugeben.
| Situation | Private Handys, Apps und Postfächer | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Eingehende Nachrichten | Verteilt auf mehrere Apps und Geräte | WhatsApp, Telegram, E-Mail und Website-Chat in einem Posteingang |
| Neuer Lead | In den Kontakten eines Maklers gespeichert oder gar nicht | Ein neues Gespräch legt den Kontakt im CRM an |
| Wer antwortet | Wer es zuerst sieht | Dem richtigen Makler zugewiesen |
| Kontext | Zurückscrollen oder einen Kollegen fragen | Kunde, Inserate und Besichtigungen neben dem Chat |
| Makler abwesend | Der Verlauf bleibt auf seinem Handy | Der Verlauf bleibt im CRM mit dem Kunden verknüpft |
| Lead-Quellen | Raten | Leadquellen in den Berichten |
Tipps für einen gut geführten Posteingang
- Festlegen, wer zuweist. Benennen Sie pro Schicht eine Person, die neue Gespräche zuweist, damit nichts ungelesen liegen bleibt.
- Schnell antworten. In einem lebhaften Mietmarkt ist oft die Agentur, die zuerst antwortet, diejenige, die die Besichtigung bucht.
- Auf dem Kanal des Kunden antworten. Hat er auf Telegram geschrieben, antworten Sie auf Telegram; ein Kanalwechsel unterbricht den Faden.
- Gespräche im Posteingang behalten. Vermeiden Sie es, Kunden auf eine private Nummer zu verlagern: Der Verlauf bleibt so für das Team sichtbar und mit dem CRM verknüpft.
- Zuerst die Kontaktkarte lesen. Budget, Gebiet und frühere Besichtigungen stehen neben dem Chat; nachzufragen wirkt unorganisiert.
- Die Lead-Quellen monatlich prüfen. Die Berichte zeigen, welcher Kanal Kunden bringt, sodass Sie wissen, wo Sie Zeit und Werbebudget einsetzen sollten.
