Wie funktionieren Geschäfte, Provisionen und Mieten?
Jeder Verkauf oder jede Vermietung wird zu einem Geschäftsdatensatz mit Parteien, Preis und Provisionsaufteilung, der vom Angebot bis zur Unterschrift begleitet wird. Der Anteil jedes Maklers wird am Geschäft festgelegt, sodass die Provisionszahlen in den Berichten stets aktuell sind. Bei Vermietungen zeigt ein Mietplan jeden Fälligkeitstermin und jede Zahlung, mit einer Quittung für jede Zahlung.
Ein typisches Geschäft durchläuft diese Schritte.
- Das Geschäft anlegen. Wenn ein Käufer ein Angebot abgibt oder ein Mieter einer Vermietung zustimmt, legt der Makler den Geschäftsdatensatz mit den Parteien, dem Inserat und dem vereinbarten Preis oder der vereinbarten Miete an. Das Geschäft erscheint außerdem auf der Kontaktkarte im CRM, neben Anrufen, Nachrichten und Besichtigungen des Kunden.
- Die Provisionsaufteilung festlegen. Tragen Sie den Anteil jedes beteiligten Maklers ein: denjenigen, der das Objekt aufgenommen hat, denjenigen, der den Kunden gebracht hat, und eine Teamleitung, die beim Abschluss geholfen hat. Die Berichte übernehmen diese Aufteilung automatisch.
- Das Geschäft bis zur Unterschrift begleiten. Derselbe Datensatz führt das Geschäft vom Angebot bis zur Unterschrift, sodass jeder im Team den Stand sehen kann, ohne in einer Gruppe nachzufragen.
- Bei Vermietungen den Mietplan einrichten. Sobald der Mietvertrag unterzeichnet ist, listet der Plan jeden Fälligkeitstermin auf. Jede Zahlung wird bei Eingang dazu erfasst, sodass ein Termin ohne Zahlung sofort auffällt.
- Für jede Zahlung eine Quittung senden. Für jede Zahlung wird eine Quittung erstellt, die Sie dem Mieter senden können, sodass jeder Betrag, den die Agentur verwaltet, dokumentiert ist.
- Den Monat abschließen. Teamleitungen prüfen Verkäufe, Vermietungen und Provisionen in den Berichten und exportieren sie für den Steuerberater in eine Tabelle, während Vermieter Miete und Abrechnungen im Eigentümerportal verfolgen.
Welche Agenturen brauchen die Verfolgung von Geschäften und Provisionen?
Jede Agentur, in der mehr als eine Person an einem Geschäft arbeitet oder in der Geld nach der Unterschrift weiter eingeht. Typische Situationen:
- ein Makler stellt ein Objekt ein, und ein Kollege bringt den Käufer oder Mieter, und beide erwarten ihren Anteil;
- die Agentur verwaltet Vermietungen für Vermieter und zieht jeden Monat die Miete ein;
- Makler werden größtenteils auf Provisionsbasis bezahlt und wollen sehen, was sie verdient haben;
- Teamleitungen bereiten Monatszahlen für einen Steuerberater oder Gesellschafter vor;
- die Agentur betreut Verkäufe und Vermietungen von Wohnungen, Büros, Ladenlokalen oder Grundstücken parallel.
Selbst eine kleine Agentur mit einer Handvoll Vermietungen profitiert: Jede Zahlung und jede Quittung liegt an einem Ort, wenn ein Vermieter oder ein Mieter eine Frage stellt.
| Aufgabe | Tabellen und Chatgruppen | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Status des Geschäfts | In der Gruppe nachgefragt | Ein Datensatz vom Angebot bis zur Unterschrift |
| Provisionsaufteilung | Am Monatsende von Hand berechnet | Je Makler am Geschäft festgelegt, die Berichte übernehmen sie |
| Fälligkeitstermine der Miete | Eine Tabelle, die jemand aktualisieren muss | Jeder Fälligkeitstermin und jede Zahlung in einer Ansicht |
| Quittungen | In einem Textprogramm getippt oder handschriftlich | Eine Quittung für jede Zahlung, versandfertig |
| Monatszahlen | Aus mehreren Dateien neu zusammengestellt | Verkäufe, Vermietungen und Provisionen in Berichten, als Tabelle exportierbar |
| Abrechnungen für Vermieter | Einzeln erstellt | Eingezogene Miete und Gebühren, Monat für Monat |
Tipps für saubere Geschäfte und pünktliche Miete
- Die Aufteilung vor dem Geschäft vereinbaren. Halten Sie Ihre Provisionsregeln schriftlich fest und tragen Sie den Anteil jedes Maklers am ersten Tag ein, nicht am Monatsende, wenn die Erinnerungen auseinandergehen.
- Zahlungen am Tag des Eingangs erfassen. Ein aktueller Mietplan ist die einzige Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, wer gezahlt hat und wer nicht.
- Jede Quittung senden. Mieter und Vermieter vertrauen einer Agentur, die jeden Betrag dokumentiert, und klare Quittungen klären die meisten Streitfälle, bevor sie entstehen.
- Den Plan jede Woche prüfen. Ein Fälligkeitstermin ohne Zahlung lässt sich nach wenigen Tagen leichter einfordern als nach einem Monat.
- Eine Karte pro Transaktion führen. Ein neuer Mieter oder ein neuer Verkauf ist ein neues Geschäft, sodass die Historie jedes Objekts übersichtlich bleibt.
- Jeden Monat für den Steuerberater exportieren. Ein regelmäßiger Export aus den Berichten erspart die hektische Nacharbeit zum Jahresende.
