Bagaimana CRM dan pipeline lead bekerja?
Setiap pertanyaan masuk ke CRM beserta sumbernya dan listing yang dimaksud. Lead ditugaskan kepada agen sesuai aturan Anda, bergerak melalui pipeline visual dari lead baru hingga transaksi selesai, dan pengingat tindak lanjut memastikan tidak ada klien yang menunggu jawaban tanpa kepastian.
Perjalanan sebuah lead, langkah demi langkah
- Lead masuk. Calon pembeli mengirim pertanyaan atau permintaan harga dari situs web agensi, atau memulai percakapan di kotak masuk terpadu. Kontak dibuat dengan sumbernya dan listing terlampir, sehingga tidak ada yang perlu mengetik ulang apa pun.
- Langsung ditugaskan. Lead diberikan kepada agen secara bergiliran, berdasarkan listing, berdasarkan area, atau sesuai aturan Anda sendiri, atau manajer menugaskannya secara manual. Setiap pertanyaan punya penanggung jawab sejak menit pertama.
- Agen mengkualifikasi klien. Kartu kontak mengumpulkan panggilan, pesan, viewing, dan transaksi di satu tempat. Agen memperjelas anggaran, area, waktu, dan apakah klien ingin menyewa atau membeli.
- Pipeline menunjukkan posisi setiap klien. Agen menyeret klien dari satu tahap ke tahap berikutnya, dari lead baru hingga transaksi selesai. Manajer melihat gambaran lengkap dalam satu tampilan dan menemukan klien yang macet.
- Tindak lanjut menjaga ritme. Pengingat memberi tahu agen kapan harus menelepon kembali, mengirim opsi baru, atau menanyakan kabar setelah viewing yang dijadwalkan dari lead di kalender viewing.
- Transaksi selesai dan angkanya ikut tercatat. Transaksi yang ditandatangani dicatat beserta komisinya, dan laporan menunjukkan sumber lead mana dan agen mana yang membawa hasil.
Agensi mana yang membutuhkan CRM properti?
Setiap agensi tempat lebih dari satu orang berbicara dengan klien. Lead datang lewat telepon, WhatsApp, Telegram, email, dan situs web; tanpa sistem bersama, lead tersebut tinggal di ponsel pribadi dan buku catatan, dan agensi baru menyadari lead yang terlewat ketika klien sudah menandatangani di tempat lain.
Situasi umum: tim agen yang berbagi listing yang sama dan arus pertanyaan yang sama; manajer yang tidak tahu siapa yang sudah menelepon balik seorang klien; agen yang keluar dan membawa riwayat klien bersamanya; pemilik yang menanyakan berapa banyak orang yang menanyakan propertinya.
| Pertanyaan | Spreadsheet dan grup chat | Dengan Heroes PMS |
|---|---|---|
| Dari mana lead ini berasal? | Sering tidak diketahui | Sumber dan listing dicatat saat masuk |
| Siapa yang menanganinya? | Siapa pun yang menjawab lebih dulu | Ditugaskan secara bergiliran, berdasarkan listing, area, atau aturan Anda |
| Apa yang dibicarakan sebelumnya? | Tersebar di ponsel dan chat | Panggilan, pesan, viewing, dan transaksi dalam satu kartu |
| Apakah ada yang sudah menelepon balik? | Sulit diperiksa | Pengingat tindak lanjut untuk setiap agen |
| Di mana posisi setiap klien? | Ada di kepala agen | Pipeline visual dari lead baru hingga transaksi selesai |
| Kanal mana yang paling efektif? | Tebakan | Sumber lead di laporan |
Tips praktis untuk pipeline yang berjalan baik
- Jawab dengan cepat. Di properti, agen pertama yang membalas sering mendapatkan viewing. Penugasan secara bergiliran atau berdasarkan area menghilangkan waktu yang terbuang untuk memutuskan siapa yang harus menjawab.
- Tulis aturan penugasan sebelum mulai beroperasi. Tentukan lead mana yang mengikuti listing, mana yang berdasarkan area, dan mana yang ditugaskan manajer, lalu jelaskan aturan tersebut kepada seluruh tim.
- Simpan setiap interaksi di kartu. Jika klien menelepon ke ponsel pribadi agen, panggilan itu tetap harus masuk ke CRM, agar orang berikutnya tahu ceritanya.
- Pindahkan klien pada hari yang sama. Pipeline hanya berguna jika mencerminkan kenyataan; minta agen menyeret klien begitu situasinya berubah.
- Tinjau pipeline setiap minggu. Lihat lead tanpa langkah berikutnya dan klien yang macet di tahap yang sama, lalu putuskan bersama apa yang harus dilakukan.
- Atur akses berdasarkan peran. Tentukan apakah agen boleh melihat klien satu sama lain; manajer biasanya membutuhkan tampilan penuh, sedangkan agen sering hanya klien miliknya sendiri.
