Wie funktionieren Berichte und das Aktivitätsprotokoll der Agentur?
Heroes PMS macht aus den Vorgängen, die Ihr Team bereits erfasst, etwa Anfragen, Besichtigungen, Abschlüsse und Provisionen, übersichtliche Berichte zu Verkäufen und Vermietungen, zu Anfragequellen und zur Leistung der Makler, Monat für Monat. Daneben protokolliert das Aktivitätsprotokoll jede Änderung: wer was wann geändert hat. Berichte lassen sich als Tabelle für Ihren Steuerberater exportieren.
- Arbeiten Sie wie gewohnt. Makler erfassen Anfragen im CRM, Besichtigungen im Kalender und Verkäufe oder Vermietungen als Abschlussdatensätze. Für die Berichte ist keine separate Datenerfassung nötig: Die Berichte greifen auf die vorhandenen Daten zu.
- Prüfen Sie Verkäufe und Vermietungen. Sehen Sie Umsatz und Volumen Monat für Monat, um zu erkennen, ob die Agentur wächst und welcher Geschäftsbereich sie trägt.
- Sehen Sie sich die Anfragequellen an. Jede Anfrage landet mit ihrer Quelle im CRM, sodass der Bericht zeigt, welcher Kanal tatsächlich Kunden in die Agentur bringt.
- Betrachten Sie die Leistung der Makler. Anfragen, Besichtigungen, Abschlüsse und Provision je Makler, wobei die Provision der Aufteilung folgt, die bei jedem Abschluss hinterlegt ist.
- Öffnen Sie das Aktivitätsprotokoll, wenn etwas nicht stimmt. Ein Preis wurde geändert, ein Inserat bearbeitet, ein Kontakt aktualisiert: Das Protokoll zeigt, wer es getan hat und wann.
- Exportieren Sie für den Steuerberater. Senden Sie die Zahlen zum Monatsende als Tabelle, statt sie von Hand abzuschreiben.
Wer nutzt die Berichte und wofür?
Inhaber und Leiter von Agenturen, die ein klares Bild ohne Nachfragen bei jedem Makler wünschen, Teamleiter, die ihre Makler coachen, und alle, die die Buchhaltung führen. Typische Situationen:
- Eine monatliche Teambesprechung, in der Sie Verkäufe, Vermietungen und Provisionen gemeinsam durchgehen.
- Die Entscheidung, wohin Sie Ihre Marketingkraft lenken, ob auf die Website, WhatsApp, Telegram oder E-Mail, je nachdem, welche Kanäle tatsächlich Kunden bringen.
- Eine Meinungsverschiedenheit darüber, wer einen Kunden betreut oder einen Preis geändert hat, geklärt in einer Minute mit dem Aktivitätsprotokoll.
- Die Auszahlung der Provisionen zum Monatsende, wobei der Anteil jedes Maklers bereits beim Abschluss hinterlegt ist.
| Frage | Vorher (Tabellen, Chatgruppen) | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Wie viel haben wir diesen Monat verkauft und vermietet? | Jeder Makler schickt seine Zahlen, jemand addiert sie | Bericht zu Verkäufen und Vermietungen: Volumen und Wert, Monat für Monat |
| Welcher Kanal bringt Kunden? | Vermutung oder manuelles Zählen von Nachrichten | Bericht zu Anfragequellen |
| Welcher Makler wandelt Besichtigungen in Abschlüsse um? | Eindrücke aus der letzten Besprechung | Leistung der Makler: Anfragen, Besichtigungen, Abschlüsse und Provision |
| Welche Provision verdient jeder Makler? | Eine separate Tabelle, oft veraltet | Folgt der Aufteilung, die bei jedem Abschluss festgelegt ist |
| Wer hat diesen Inseratspreis geändert? | Niemand erinnert sich | Aktivitätsprotokoll: wer was wann geändert hat |
| Was benötigt der Steuerberater? | Zahlen werden in eine Datei abgetippt | Tabellenexport |
Praktische Tipps zum Lesen Ihrer Zahlen
- Berichte sind nur so gut wie die Daten. Legen Sie als Regel fest, dass jede Anfrage, Besichtigung und jeder Abschluss in Heroes PMS erfasst wird und nicht nur auf dem Telefon eines Maklers.
- Vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem. Betrachten Sie neben dem Vormonat auch denselben Monat des Vorjahres, denn Vermietungen und Verkäufe folgen oft Jahreszeiten und Feiertagen.
- Das Volumen allein ist nicht alles. Ein Kanal, der viele Anfragen bringt, lohnt sich nur, wenn daraus Besichtigungen und Abschlüsse werden. Verfolgen Sie diese Kunden durch die Pipeline.
- Coachen statt kontrollieren. Nutzen Sie die Leistung der Makler, um zu erkennen, wer Unterstützung beim Schritt von der Besichtigung zum Abschluss braucht und wer anderen zeigen kann, was funktioniert.
- Legen Sie die Provisionsaufteilung direkt beim Abschluss fest. Die Berichte übernehmen sie, sodass Auszahlungen zum Monatsende keine Nachberechnung und keine Diskussionen erfordern.
- Prüfen Sie das Aktivitätsprotokoll, bevor Sie Schlüsse ziehen. Es zeigt, was tatsächlich passiert ist, und hält Gespräche im Team sachlich.
- Exportieren Sie zu einem festen Termin. Ein regelmäßiger monatlicher Export hält Ihren Steuerberater im Zeitplan.
