Wie funktioniert der Besichtigungskalender?
Der Besichtigungskalender ermöglicht es Ihrer Agentur, jede Objektbesichtigung ausgehend vom Lead oder vom Inserat zu buchen, alle Besichtigungen aller Makler nebeneinander zu sehen und das Feedback des Kunden direkt nach dem Termin festzuhalten. Jede Besichtigung ist mit einem Kunden und einem Inserat verknüpft, und Vermieter sehen die Besichtigungen ihrer Objekte im Eigentümerportal.
So läuft eine Besichtigung in der Regel von der ersten Anfrage bis zur Nachbetreuung ab.
- Buchen, wo die Anfrage liegt. Wenn ein Lead eine Besichtigung wünscht, öffnet der Makler den Lead oder das Inserat und bucht die Besichtigung dort. Kunde, Inserat, Datum und Makler sind von Anfang an verknüpft, sodass niemand Details in ein separates Terminbuch abtippen muss.
- Den Teamkalender prüfen. Teamleitungen sehen die Besichtigungen aller Makler nebeneinander. So wird sofort sichtbar, wer am Samstagvormittag frei ist, zwei Makler können nicht dieselbe Einheit zur selben Stunde zeigen, und eine volle Woche lässt sich gleichmäßig verteilen.
- Die Besichtigung vorbereiten. Vor dem Aufbruch öffnet der Makler die Kontaktkarte im CRM: frühere Anrufe, Nachrichten, Besichtigungen und Geschäfte sind alle dort, sodass das Gespräch dort weitergeht, wo es aufgehört hat.
- Feedback direkt danach festhalten. Zurück im Büro oder zwischen zwei Besichtigungen notiert der Makler, was dem Kunden gefallen hat, was ihn zurückgehalten hat und was als Nächstes folgt: ein zweiter Besichtigungstermin, ein Angebot oder weitere Inserate, die man zeigen kann.
- Nachfassen. Die Besichtigung und ihr Feedback bleiben auf der Kontaktkarte des Kunden, der Makler zieht den Kunden in der Pipeline weiter, und Erinnerungen sorgen dafür, dass der nächste Schritt tatsächlich erfolgt.
- Den Vermieter auf dem Laufenden halten. Im Eigentümerportal sehen Vermieter die Anzahl der Besichtigungen und Leads zu jedem ihrer Objekte, ohne die Agentur für Neuigkeiten anrufen zu müssen.
Für wen ist es gedacht?
Der Kalender ist für Agenturen gebaut, in denen mehrere Makler jede Woche Objekte zeigen, zur Miete oder zum Verkauf, Wohn-, Gewerbe- oder Grundstücksobjekte. Er ist besonders nützlich, wenn:
- der Mietmarkt schnell läuft und dieselbe Wohnung am selben Tag mehrmals gezeigt wird;
- Teamleitungen wissen müssen, welcher Makler welchen Kunden wohin begleitet hat und was dabei herauskam;
- Vermieter regelmäßig Neuigkeiten zum Interesse an ihrem Objekt erwarten;
- Käufer oder Mieter aus dem Ausland Besichtigungen per Nachricht vereinbaren und die Details nicht in einem Chatverlauf untergehen dürfen.
Auch kleinere Teams profitieren: Schon mit zwei oder drei Maklern macht ein gemeinsamer Kalender Doppelbuchungen leicht sichtbar und hält jede Besichtigung für Kunde und Vermieter fest.
| Aufgabe | Papierkalender, Tabellen, Chatgruppen | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Besichtigung buchen | In einen persönlichen Kalender oder eine Gruppe getippt | Vom Lead oder Inserat aus gebucht, mit beiden verknüpft |
| Teamübersicht | Jeden Makler fragen, wo er gerade ist | Die Besichtigungen aller Makler nebeneinander |
| Feedback des Kunden | Erinnert oder vergessen | Direkt nach der Besichtigung notiert, mit dem nächsten Schritt |
| Information des Vermieters | Telefonate und Screenshots | Besichtigungen und Leads je Objekt im Eigentümerportal |
| Leistung der Makler | Schwer messbar | Leads, Besichtigungen und Geschäfte je Makler in den Berichten |
Praxistipps für bessere Besichtigungen
- Das Feedback noch am selben Tag schreiben. Details verblassen schnell. Zwei Zeilen zu Preis-, Grundriss- oder Lageeinwänden sind mehr wert als ein langer Bericht, der eine Woche später entsteht.
- Den nächsten Schritt immer festhalten. „Möchte eine zweite Option im selben Gebiet“ ist etwas, worauf ein Makler handeln kann; „interessiert“ nicht.
- Besichtigungen nach Gebiet bündeln. Planen Sie mit dem Teamkalender Besichtigungen im selben Viertel direkt hintereinander und sparen Sie Fahrzeit.
- Am Vortag bestätigen. Eine kurze Nachricht an den Kunden, aus dem zentralen Posteingang gesendet, damit sie in der Kundenhistorie bleibt, hilft, Nichterscheinen zu verringern.
- Ehrliche Zahlen mit Vermietern teilen. Wenn ein Objekt viele Besichtigungen, aber kein Angebot erhält, erleichtern die Zahlen im Portal das Preisgespräch.
- Die Woche auswerten. Teamleitungen können Besichtigungen und Geschäfte je Makler in den Berichten vergleichen und sehen, wo Coaching helfen würde.
