Bagaimana kotak masuk terpadu bekerja?
Kotak masuk terpadu menyatukan WhatsApp, Telegram, email, dan chat situs web dalam satu layar. Setiap percakapan terhubung dengan klien di CRM, sehingga agen melihat listing dan viewing klien di samping chat. Percakapan baru membuat kontak, dan setiap percakapan dapat ditugaskan kepada agen yang tepat.
Dalam praktik sehari-hari, cara kerjanya seperti ini.
- Hubungkan kanal Anda. Hubungkan nomor WhatsApp Business Anda sendiri (kami bantu penyiapannya), bersama Telegram, email, dan chat di situs web agensi Anda. Sejak saat itu, pesan dari keempat kanal tiba di tempat yang sama.
- Terima semuanya dalam satu daftar. Pesan WhatsApp tentang sebuah vila, email dari pembeli di luar negeri, dan chat situs web tentang sebuah kantor, semuanya masuk ke kotak masuk yang sama. Tidak ada yang perlu memantau empat aplikasi.
- Biarkan kontak baru terbentuk sendiri. Ketika seseorang menulis untuk pertama kali, percakapan membuat kontak di CRM, sehingga lead tidak pernah sekadar nomor di ponsel satu agen.
- Tugaskan percakapan. Manajer atau bagian resepsionis menugaskannya kepada agen yang menangani area, bahasa, atau listing tersebut. Anggota tim lainnya tetap bisa melihat ceritanya.
- Jawab dengan konteks. Di samping chat, agen melihat klien, listing, dan viewing mereka, dan membalas tanpa menanyakan hal yang sama dua kali.
- Lanjut ke langkah berikutnya. Karena klien sudah ada di CRM, agen dapat memesan viewing dari lead dan memindahkan klien sepanjang pipeline. Pesan tetap tersimpan di kartu klien untuk siapa pun yang meneruskan berkas tersebut.
Untuk siapa kotak masuk ini?
Kotak masuk ini dibuat untuk agensi yang kliennya tidak semuanya menulis dengan cara yang sama. Di Kamboja dan Asia Tenggara, banyak klien menggunakan Telegram dan WhatsApp setiap hari, sementara pembeli dan perusahaan internasional sering lebih memilih email. Situasi umum:
- beberapa agen membalas dari ponsel pribadi dan tidak ada yang tahu siapa membalas apa;
- lead dari chat situs web menunggu berjam-jam karena tidak ada yang memantaunya;
- seorang agen sedang cuti atau keluar dari agensi, dan percakapannya seharusnya tidak ikut hilang bersamanya;
- manajer ingin tahu kanal mana yang sebenarnya membawa klien.
Tim kecil pun mendapat manfaat yang sama seperti tim besar: dengan satu kotak masuk bersama, agensi dua orang dapat menjangkau sore dan akhir pekan tanpa membagikan nomor pribadi.
| Situasi | Ponsel, aplikasi, dan kotak email pribadi | Dengan Heroes PMS |
|---|---|---|
| Pesan masuk | Tersebar di beberapa aplikasi dan perangkat | WhatsApp, Telegram, email, dan chat situs web dalam satu kotak masuk |
| Lead baru | Disimpan di kontak agen, atau tidak sama sekali | Percakapan baru membuat kontak di CRM |
| Siapa yang membalas | Siapa pun yang melihatnya lebih dulu | Ditugaskan kepada agen yang tepat |
| Konteks | Gulir ke atas atau tanya rekan | Klien, listing, dan viewing di samping chat |
| Agen sedang tidak ada | Riwayat tetap ada di ponselnya | Riwayat tetap terhubung dengan klien di CRM |
| Sumber lead | Tebakan | Sumber lead di laporan |
Tips untuk kotak masuk yang terkelola dengan baik
- Tentukan siapa yang menugaskan. Tetapkan satu orang per shift untuk menugaskan percakapan baru, agar tidak ada yang terbiar belum dibaca.
- Balas dengan cepat. Di pasar sewa yang sibuk, agensi yang membalas lebih dulu sering kali yang mendapatkan viewing.
- Balas di kanal klien. Jika mereka menulis di Telegram, balaslah di Telegram; berpindah kanal memutus utas percakapan.
- Simpan percakapan di kotak masuk. Hindari memindahkan klien ke nomor pribadi: riwayatnya kemudian tidak terlihat oleh tim dan tidak terhubung dengan CRM.
- Baca kartu klien terlebih dahulu. Anggaran, area, dan viewing sebelumnya ada di samping chat; menanyakan ulang membuat agensi terlihat tidak teratur.
- Tinjau sumber lead setiap bulan. Laporan menunjukkan kanal mana yang membawa klien, sehingga Anda tahu di mana harus menghabiskan waktu dan biaya iklan.
