Bagaimana laporan agensi dan log aktivitas bekerja?
Heroes PMS mengubah pekerjaan yang sudah dicatat tim Anda, seperti prospek, kunjungan, transaksi dan komisi, menjadi laporan yang jelas tentang penjualan dan sewa, sumber prospek, serta kinerja agen, bulan demi bulan. Selain itu, log aktivitas mencatat setiap perubahan: siapa mengubah apa, dan kapan. Laporan dapat diekspor ke spreadsheet untuk akuntan Anda.
- Bekerja seperti biasa. Agen mencatat pertanyaan di CRM, kunjungan di kalender, dan penjualan atau sewa sebagai catatan transaksi. Tidak perlu input data terpisah untuk pelaporan: laporan membaca data yang sudah ada.
- Tinjau penjualan dan sewa. Lihat volume dan nilai bulan demi bulan, untuk mengetahui apakah agensi berkembang dan bagian bisnis mana yang paling menopangnya.
- Periksa sumber prospek. Setiap pertanyaan masuk ke CRM beserta sumbernya, sehingga laporan menunjukkan saluran mana yang benar-benar membawa klien ke agensi.
- Lihat kinerja agen. Prospek, kunjungan, transaksi dan komisi per agen, dengan komisi mengikuti pembagian yang ditetapkan pada setiap transaksi.
- Buka log aktivitas saat ada yang janggal. Harga diubah, listing diedit, atau kontak diperbarui: log menunjukkan siapa yang melakukannya dan kapan.
- Ekspor untuk akuntan. Di akhir bulan, kirim angkanya dalam bentuk spreadsheet, bukan menyalinnya secara manual.
Siapa yang menggunakan laporan, dan untuk apa?
Pemilik dan manajer agensi yang ingin gambaran yang jelas tanpa harus mengejar setiap agen untuk mendapatkan angka, ketua tim yang membimbing agen, serta siapa pun yang mengurus pembukuan. Situasi yang umum:
- Rapat tim bulanan untuk meninjau penjualan, sewa dan komisi bersama-sama.
- Memutuskan di mana mengalokasikan upaya pemasaran, apakah website, WhatsApp, Telegram atau email, berdasarkan saluran yang benar-benar membawa klien.
- Perselisihan tentang siapa yang menangani klien atau mengubah harga, yang bisa diselesaikan dalam semenit dengan log aktivitas.
- Membayar komisi di akhir bulan dengan bagian masing-masing agen yang sudah ditetapkan pada transaksi.
| Pertanyaan | Sebelumnya (spreadsheet, grup chat) | Dengan Heroes PMS |
|---|---|---|
| Berapa yang kita jual dan sewakan bulan ini? | Setiap agen mengirim angkanya, seseorang menjumlahkannya | Laporan penjualan dan sewa: volume dan nilai, bulan demi bulan |
| Saluran mana yang membawa klien? | Tebakan, atau hitungan manual dari pesan | Laporan sumber prospek |
| Agen mana yang mengubah kunjungan menjadi transaksi? | Kesan dari rapat terakhir | Kinerja agen: prospek, kunjungan, transaksi dan komisi |
| Berapa komisi yang diperoleh setiap agen? | Spreadsheet terpisah, sering kali sudah tidak mutakhir | Mengikuti pembagian yang ditetapkan pada setiap transaksi |
| Siapa yang mengubah harga listing ini? | Tidak ada yang ingat | Log aktivitas: siapa mengubah apa, dan kapan |
| Apa yang dibutuhkan akuntan? | Angka diketik ulang ke dalam file | Ekspor spreadsheet |
Tips praktis untuk membaca angka Anda
- Laporan hanya sebaik datanya. Jadikan aturan bahwa setiap pertanyaan, kunjungan dan transaksi masuk ke Heroes PMS, bukan hanya ke ponsel agen.
- Bandingkan yang sebanding. Lihat bulan yang sama tahun lalu selain bulan lalu: sewa dan penjualan sering mengikuti musim dan hari libur.
- Volume bukan segalanya. Saluran yang banyak menghasilkan pertanyaan hanya layak jika klien tersebut melanjutkan ke kunjungan dan tanda tangan; ikuti mereka sepanjang pipeline.
- Bimbing, jangan awasi. Gunakan kinerja agen untuk melihat siapa yang perlu bantuan memindahkan klien dari kunjungan ke transaksi, dan siapa yang bisa berbagi apa yang berhasil.
- Tetapkan pembagian komisi pada transaksinya sendiri. Laporan mengikutinya, sehingga pembayaran akhir bulan tidak perlu dihitung ulang dan tidak perlu diperdebatkan.
- Periksa log aktivitas sebelum menarik kesimpulan. Log menunjukkan apa yang benar-benar terjadi, sehingga diskusi dengan tim tetap berbasis fakta.
- Ekspor pada tanggal yang tetap. Ekspor bulanan yang teratur membuat akuntan Anda tetap sesuai jadwal.
