Bagaimana transaksi, komisi, dan sewa bekerja?
Setiap penjualan atau penyewaan menjadi satu catatan transaksi dengan para pihak, harga, dan pembagian komisinya, yang diikuti dari penawaran hingga penandatanganan. Bagian setiap agen ditetapkan pada transaksi, sehingga angka komisi selalu mutakhir di laporan. Untuk sewa, jadwal sewa menampilkan setiap tanggal jatuh tempo dan pembayaran, dengan kwitansi untuk setiap pembayaran.
Sebuah transaksi biasanya melewati langkah-langkah berikut.
- Buka transaksi. Ketika pembeli membuat penawaran atau penyewa setuju untuk menyewa, agen membuat catatan transaksi dengan para pihak, listing, dan harga atau sewa yang disepakati. Transaksi juga muncul di kartu klien di CRM, di samping panggilan, pesan, dan viewing mereka.
- Tetapkan pembagian komisi. Masukkan bagian setiap agen yang terlibat: yang mendaftarkan properti, yang membawa klien, dan manajer yang membantu menutup. Laporan mengikuti pembagian ini secara otomatis.
- Ikuti transaksi hingga penandatanganan. Catatan yang sama membawa transaksi dari penawaran hingga penandatanganan, sehingga siapa pun di tim dapat melihat posisinya tanpa bertanya di grup chat.
- Untuk sewa, siapkan jadwal sewa. Setelah kontrak ditandatangani, jadwal mencantumkan setiap tanggal jatuh tempo. Setiap pembayaran dicatat terhadapnya saat masuk, sehingga tanggal jatuh tempo tanpa pembayaran mudah terlihat.
- Kirim kwitansi untuk setiap pembayaran. Kwitansi dibuat untuk setiap pembayaran, siap dikirim kepada penyewa, sehingga setiap jumlah yang ditangani agensi terdokumentasi.
- Tutup bulan. Manajer meninjau penjualan, sewa, dan komisi di laporan, dan mengekspornya ke spreadsheet untuk akuntan, sementara landlord memantau sewa dan laporan rekening mereka di portal pemilik.
Agensi mana yang membutuhkan pelacakan transaksi dan komisi?
Setiap agensi tempat lebih dari satu orang mengerjakan sebuah transaksi, atau tempat uang terus masuk setelah penandatanganan. Situasi umum:
- satu agen mendaftarkan properti dan rekannya membawa pembeli atau penyewa, dan keduanya mengharapkan bagian mereka;
- agensi mengelola sewa untuk landlord dan menagih sewa setiap bulan;
- agen dibayar sebagian besar dari komisi dan ingin melihat berapa yang sudah mereka peroleh;
- manajer menyiapkan angka bulanan untuk akuntan atau mitra;
- agensi menangani penjualan dan sewa rumah, kantor, toko, atau tanah secara bersamaan.
Bahkan agensi kecil dengan beberapa sewaan pun mendapat manfaat: setiap pembayaran dan setiap kwitansi tersimpan di satu tempat ketika landlord atau penyewa bertanya.
| Tugas | Spreadsheet dan grup chat | Dengan Heroes PMS |
|---|---|---|
| Status transaksi | Ditanyakan di grup chat | Satu catatan dari penawaran hingga penandatanganan |
| Pembagian komisi | Dihitung manual di akhir bulan | Ditetapkan per agen pada transaksi, laporan mengikutinya |
| Tanggal jatuh tempo sewa | Spreadsheet yang harus selalu diperbarui seseorang | Setiap tanggal jatuh tempo dan pembayaran dalam satu tampilan |
| Kwitansi | Diketik di pengolah kata atau ditulis tangan | Kwitansi untuk setiap pembayaran, siap dikirim |
| Angka bulanan | Disusun ulang dari beberapa berkas | Penjualan, sewa, dan komisi di laporan, dapat diekspor ke spreadsheet |
| Laporan rekening landlord | Disiapkan satu per satu | Sewa yang terkumpul dan biaya, bulan demi bulan |
Tips untuk transaksi yang rapi dan sewa tepat waktu
- Sepakati pembagian sebelum transaksi. Tuliskan aturan komisi Anda, lalu masukkan bagian setiap agen sejak hari pertama, bukan di akhir bulan saat ingatan masing-masing sudah berbeda.
- Catat pembayaran pada hari masuknya. Jadwal sewa yang mutakhir adalah satu-satunya cara untuk melihat sekilas siapa yang sudah membayar dan siapa yang belum.
- Kirim setiap kwitansi. Penyewa dan landlord mempercayai agensi yang mendokumentasikan setiap jumlah, dan kwitansi yang jelas menyelesaikan sebagian besar perselisihan sebelum berkembang.
- Periksa jadwal setiap minggu. Tanggal jatuh tempo tanpa pembayaran lebih mudah ditagih setelah beberapa hari daripada setelah sebulan.
- Simpan satu catatan untuk setiap transaksi. Penyewa baru atau penjualan baru adalah transaksi baru, sehingga riwayat setiap properti tetap jelas.
- Ekspor untuk akuntan setiap bulan. Ekspor rutin dari laporan menghemat waktu yang melelahkan di akhir tahun.
