¿Cómo funcionan las cuotas y la morosidad en Heroes PMS?
Emites las cuotas de comunidad de toda la residencia de una sola vez, repartidas por coeficiente de unidad o como importe fijo por unidad, para un periodo mensual, trimestral o anual. El saldo de cada unidad se actualiza a medida que llegan los pagos, así que la morosidad es visible en cuanto aparece, con quién debe y desde hace cuánto tiempo.
Las cuotas de comunidad son el principal ingreso de una comunidad de propietarios, y los impagos son su principal riesgo. El módulo convierte una tarea de hoja de cálculo en una rutina breve que tu equipo repite en cada periodo.
- Prepara el periodo. Decide qué periodo vas a cobrar, mensual, trimestral o anual, y qué cubren las cuotas, de acuerdo con el presupuesto aprobado por los propietarios o por la junta.
- Elige cómo se reparte cada cuota. Usa el coeficiente de unidad cuando un gasto corresponde a todos en proporción a su unidad, como el mantenimiento de zonas comunes o el seguro del edificio. Usa un importe fijo cuando todas las unidades pagan lo mismo. Los coeficientes proceden del registro de unidades, así que nada se reescribe.
- Emite las cuotas de una sola vez. Heroes PMS calcula el importe de cada unidad y lo suma al saldo de cada una. Los propietarios ven su saldo en su portal y pueden pagar en línea desde el portal o la aplicación.
- Deja que los pagos actualicen los saldos. A medida que tu equipo registra los pagos, en efectivo, por transferencia o en línea, el saldo de cada unidad baja. No hay ninguna hoja de conciliación aparte que mantener al día.
- Sigue la morosidad unidad por unidad. La vista de morosidad muestra quién debe y desde hace cuánto tiempo. El panel suma el total y compara la recaudación de este mes con lo que se debía, para que veas de inmediato si la residencia va bien.
- Actúa pronto. Contacta con los propietarios en cuanto un importe esté vencido, mientras la cantidad aún es pequeña. Mantén la conversación en los hechos: el saldo que el propietario ve en el portal es el mismo que ve tu equipo.
¿Quién lo usa y cuándo?
Las cuotas y la morosidad las usan las administraciones de fincas, los tesoreros de las comunidades de propietarios y el personal de contabilidad de los gestores de edificios. El módulo ayuda sobre todo cuando una residencia tiene muchas unidades con coeficientes distintos, cuando las cuotas se cobran trimestral o anualmente y los propietarios se olvidan entre medias, o cuando la junta pide una cifra de morosidad antes de una junta general y antes obtenerla costaba un día de trabajo con hojas de cálculo.
| Paso | Antes (hojas de cálculo, grupos de chat) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Cálculo de cuotas | Una fórmula por unidad, revisada a mano | Importe por unidad calculado a partir del coeficiente o de un importe fijo |
| Emisión | Avisos preparados uno a uno | Todas las unidades cargadas de una sola vez |
| Saldos | Actualizados cuando alguien tiene tiempo | Actualizados a medida que llegan los pagos |
| Morosidad | Descubierta al final del año | Visible en cuanto aparece, con el tiempo que lleva vencida |
| Dudas de los propietarios | «¿Cuánto debo?» por teléfono o chat | El propietario consulta su saldo en el portal y paga en línea |
Consejos para mantener baja la morosidad
- Mantén un ritmo constante. Los propietarios pagan con más regularidad cuando las cuotas llegan siempre en el mismo momento de cada periodo.
- Explica el reparto. Indica a los propietarios qué cuotas son por coeficiente y cuáles son fijas, por ejemplo en un comunicado o en el acta de la junta general.
- Fomenta el pago en línea. Cuantos menos pasos haya entre la cuota y el pago, menos pagos atrasados. Los propietarios pueden pagar desde el portal y la aplicación.
- Mira la antigüedad, no solo el importe. Una deuda pequeña de muchos meses necesita atención antes que otra mayor de la semana pasada.
- Comparte las cifras con la junta. Un rol de solo lectura permite a los vocales seguir la recaudación y la morosidad en el panel sin tener que preguntar al personal.
- Registra cada pago en la unidad correcta. Los saldos y la morosidad solo son fiables si lo son los pagos en que se basan.
