Heroes PMS에서 관리비와 연체는 어떻게 작동하나요?
단지 전체에 대한 관리비를 한 번에 부과할 수 있습니다. 지분에 따라 나누거나 호실당 정액으로 정하고, 월별·분기별·연별 기간을 선택하면 됩니다. 입금이 들어올 때마다 각 호실의 잔액이 업데이트되므로, 연체가 생기는 순간 누가 얼마를 얼마나 오래 미납했는지 바로 확인할 수 있습니다.
관리비는 콘도미니엄이나 입주자대표회의의 주요 수입이고, 미납 관리비는 가장 큰 위험 요인입니다. 이 모듈은 스프레드시트 작업을 팀이 매 기간 반복하는 짧은 업무 루틴으로 바꿔 줍니다.
- 기간을 준비하십시오. 한 달, 분기, 1년 중 어느 기간의 관리비를 청구할지, 그리고 관리비가 무엇을 포함하는지를 소유자 또는 이사회가 승인한 예산에 맞추어 정하십시오.
- 각 관리비의 나누는 방식을 정하십시오. 공용부분 관리나 건물 보험처럼 모든 호실이 지분에 따라 부담하는 비용에는 지분을 사용하십시오. 모든 호실이 같은 금액을 내는 경우에는 정액을 사용하십시오. 지분은 호실 대장에서 가져오므로 다시 입력할 필요가 없습니다.
- 관리비를 한 번에 부과하십시오. Heroes PMS가 각 호실의 금액을 계산하여 호실별 잔액에 더합니다. 소유자는 포털에서 잔액을 확인하고, 포털이나 앱을 통해 온라인으로 결제할 수 있습니다.
- 입금에 따라 잔액이 갱신되도록 하십시오. 팀이 현금, 계좌이체, 온라인 결제를 기록하면 각 호실의 잔액이 줄어듭니다. 따로 맞춰 볼 대사 시트를 관리할 필요가 없습니다.
- 호실별로 연체를 추적하십시오. 연체 화면에서 누가 얼마를 얼마나 오래 미납했는지 보여 줍니다. 대시보드는 총액을 집계하고 이번 달 수납을 납부 기한이 도래한 금액과 비교하므로, 단지가 계획대로 가고 있는지 바로 알 수 있습니다.
- 조기에 대응하십시오. 금액이 아직 작을 때 연체가 발생하면 바로 소유자에게 연락하십시오. 대화는 사실에 근거하여 진행하십시오. 소유자가 포털에서 보는 잔액과 팀이 보는 잔액은 같습니다.
누가, 언제 사용하나요?
관리비와 연체 기능은 콘도미니엄 관리회사, 입주자대표회의의 회계 담당자, 건물 관리업체의 경리 직원이 사용합니다. 이 모듈은 호실마다 지분이 다른 단지가 많을 때, 관리비를 분기별 또는 연별로 청구하여 소유자가 기간 사이에 잊어버리기 쉬울 때, 또는 총회 전에 이사회가 연체 금액을 요청했는데 예전에는 답을 얻는 데 스프레드시트 작업으로 하루가 걸렸을 때 특히 유용합니다.
| 단계 | 이전(스프레드시트, 대화방) | Heroes PMS 사용 시 |
|---|---|---|
| 관리비 계산 | 호실마다 수식을 만들고 손으로 확인 | 지분 또는 정액에 따라 호실별 금액을 자동 산출 |
| 부과 | 고지서를 하나씩 작성 | 모든 호실에 한 번에 부과 |
| 잔액 | 시간이 날 때 업데이트 | 입금이 들어올 때마다 업데이트 |
| 연체 | 연말에야 발견 | 발생 즉시 확인, 미납 기간까지 표시 |
| 소유자 문의 | 전화나 대화방에서 “얼마를 내야 하나요?” | 소유자가 포털에서 잔액을 확인하고 온라인으로 결제 |
연체를 줄이는 팁
- 일정한 주기를 유지하십시오. 매 기간의 같은 시점에 고지가 도착하면 소유자가 더 꾸준히 납부합니다.
- 나누는 방식을 설명하십시오. 어떤 관리비가 지분에 따르고 어떤 관리비가 정액인지 소유자에게 알려 주십시오. 예를 들어 공지나 총회 회의록에 명시하면 좋습니다.
- 온라인 결제를 권장하십시오. 청구와 납부 사이의 단계가 적을수록 연체도 줄어듭니다. 소유자는 포털과 앱에서 결제할 수 있습니다.
- 금액뿐 아니라 경과 기간을 보십시오. 몇 달 전부터 쌓인 소액 미납이 지난주에 발생한 큰 금액보다 먼저 관심이 필요합니다.
- 이사회와 수치를 공유하십시오. 읽기 전용 권한을 주면 이사회 구성원이 직원에게 묻지 않고도 대시보드에서 수납과 연체를 확인할 수 있습니다.
- 모든 입금을 올바른 호실에 기록하십시오. 잔액과 연체는 그 뒤에 있는 입금 기록만큼만 정확합니다.
