Wie funktionieren Hausgeld und Rückstände in Heroes PMS?
Sie stellen das Hausgeld für die gesamte Anlage in einem Lauf, entweder nach Miteigentumsanteil oder als fester Betrag je Einheit, für einen monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Zeitraum. Der Saldo jeder Einheit aktualisiert sich mit den eingehenden Zahlungen, sodass Rückstände sichtbar werden, sobald sie entstehen, mit Angabe, wer wie lange im Verzug ist.
Das Hausgeld ist die wichtigste Einnahmequelle einer Eigentumsanlage oder Eigentümergemeinschaft, und ausstehende Zahlungen sind ihr größtes Risiko. Das Modul macht aus einer Tabellenarbeit eine kurze Routine, die Ihr Team in jedem Zeitraum wiederholt.
- Bereiten Sie den Zeitraum vor. Legen Sie fest, für welchen Zeitraum Sie das Hausgeld abrufen, ob für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr, und was es abdeckt, im Einklang mit dem von den Eigentümern oder dem Beirat genehmigten Wirtschaftsplan.
- Legen Sie fest, wie jede Position verteilt wird. Verwenden Sie den Miteigentumsanteil, wenn eine Kostenposition alle anteilig nach ihrer Einheit trifft, etwa die Pflege der Gemeinschaftsflächen oder die Gebäudeversicherung. Verwenden Sie einen festen Betrag, wenn jede Einheit denselben Betrag zahlt. Die Anteile stammen aus dem Einheitenregister, sodass nichts neu eingetippt werden muss.
- Stellen Sie das Hausgeld in einem Lauf. Heroes PMS berechnet den Betrag für jede Einheit und bucht ihn auf deren Saldo. Eigentümer sehen ihren Saldo im Portal und können online über das Portal oder die App zahlen.
- Lassen Sie Zahlungen die Salden aktualisieren. Sobald Ihr Team Zahlungen erfasst, ob bar, per Überweisung oder online, sinkt der Saldo der Einheit. Es gibt keine separate Abgleichstabelle, die parallel gepflegt werden muss.
- Verfolgen Sie Rückstände Einheit für Einheit. Die Rückstandsansicht zeigt, wer welchen Betrag und wie lange schuldet. Das Dashboard addiert die Summe und vergleicht die Zahlungseingänge des Monats mit dem Fälligen, sodass Sie sofort sehen, ob die Anlage im Plan liegt.
- Handeln Sie früh. Kontaktieren Sie Eigentümer, sobald ein Betrag überfällig ist, solange die Summe noch klein ist. Bleiben Sie sachlich: Der Saldo, den der Eigentümer im Portal sieht, ist derselbe, den auch Ihr Team sieht.
Wer nutzt es und wann?
Hausgeld und Rückstände nutzen Hausverwaltungen, Kassenwarte von Eigentümergemeinschaften und die Buchhaltung von Gebäudeverwaltern. Das Modul hilft besonders, wenn eine Anlage viele Einheiten mit unterschiedlichen Anteilen hat, wenn das Hausgeld vierteljährlich oder jährlich abgerufen wird und Eigentümer dazwischen vergessen zu zahlen, oder wenn der Beirat vor einer Eigentümerversammlung eine Rückstandszahl verlangt und die Antwort früher einen Tag Tabellenarbeit kostete.
| Schritt | Vorher (Tabellen, Chatgruppen) | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Berechnung des Hausgelds | Eine Formel je Einheit, von Hand geprüft | Betrag je Einheit, berechnet aus dem Anteil oder einem Festbetrag |
| Abruf | Anschreiben einzeln vorbereitet | Jede Einheit wird in einem Lauf belastet |
| Salden | Werden aktualisiert, wenn jemand Zeit hat | Werden aktualisiert, sobald Zahlungen eingehen |
| Rückstände | Fallen am Jahresende auf | Sichtbar, sobald sie entstehen, mit Dauer des Verzugs |
| Fragen der Eigentümer | „Wie viel schulde ich?“ per Telefon oder Chat | Der Eigentümer prüft den Saldo im Portal und zahlt online |
Tipps, um Rückstände niedrig zu halten
- Halten Sie einen gleichmäßigen Rhythmus ein. Eigentümer zahlen zuverlässiger, wenn der Abruf jeweils zum gleichen Zeitpunkt des Zeitraums erfolgt.
- Erklären Sie die Verteilung. Teilen Sie den Eigentümern mit, welche Kosten nach Anteil und welche fest verteilt werden, zum Beispiel in einer Mitteilung oder im Protokoll der Eigentümerversammlung.
- Fördern Sie die Online-Zahlung. Je weniger Schritte zwischen Abruf und Zahlung liegen, desto seltener kommt es zu verspäteten Zahlungen. Eigentümer können über Portal und App zahlen.
- Achten Sie auf das Alter, nicht nur auf die Höhe. Eine kleine Schuld, die seit Monaten besteht, braucht mehr Aufmerksamkeit als ein größerer Betrag von letzter Woche.
- Teilen Sie die Zahlen mit dem Beirat. Eine Rolle mit reinem Lesezugriff erlaubt Beiratsmitgliedern, Zahlungseingänge und Rückstände im Dashboard zu verfolgen, ohne das Personal zu fragen.
- Buchen Sie jede Zahlung auf die richtige Einheit. Salden und Rückstände sind nur so verlässlich wie die dahinterstehenden Zahlungen.
