¿Qué muestra el panel de la comunidad?
El panel reúne en una sola pantalla las cuatro cifras que más revisa un administrador de fincas: lo cobrado este mes frente a lo que se debía, la morosidad total y por unidad, las incidencias de mantenimiento abiertas y el tiempo que llevan esperando, y la ocupación, dividida en unidades ocupadas por su propietario, alquiladas y vacías, para un edificio o para todos.
Una rutina diaria en seis pasos
- Elige el ámbito. Abre el panel para un único edificio, o para todas tus residencias a la vez si gestionas una cartera.
- Revisa la recaudación. Compara lo que entró este mes con lo que se debía. Un desfase a principios de mes es normal; un desfase cerca de final de mes requiere actuar. Los pagos en sí se registran en Pagos y recibos.
- Revisa la morosidad. Consulta el total adeudado y las unidades que lo deben. Desde ahí, Cuotas y morosidad muestra quién debe y desde cuándo, así que el seguimiento empieza por las deudas más antiguas.
- Mira las incidencias abiertas. El panel muestra lo que está pendiente y desde hace cuánto. Persigue las órdenes de trabajo más antiguas en Mantenimiento antes de que los residentes tengan que perseguirte a ti.
- Vigila la ocupación. La proporción de unidades ocupadas por su propietario, alquiladas y vacías te dice quién vive realmente en el edificio, lo que importa para la seguridad, la comunicación y el uso de las instalaciones. Mantén los registros al día en Edificios, unidades y residentes.
- Comparte con la junta. Da a los vocales un rol de solo lectura para que vean las mismas cifras que tu equipo, sin poder modificar nada.
¿Quién usa el panel?
Los gestores de fincas y administradores lo usan para empezar el día, el personal de contabilidad para seguir la recaudación, los gestores de edificios para mantener el mantenimiento en marcha y las juntas de las comunidades de propietarios para seguir la residencia entre reuniones. Es especialmente útil cuando:
- Gestionas varias residencias y necesitas ver dónde hace falta atención primero.
- La junta se reúne mensualmente y espera cifras actualizadas.
- Se acerca el final de mes y la recaudación va retrasada.
- Los residentes se quejan de reparaciones lentas y quieres hechos, no impresiones.
Dónde estaban antes las respuestas
| Pregunta | Antes (hojas de cálculo, grupos de chat) | En el panel |
|---|---|---|
| ¿Cuánto hemos cobrado este mes? | Extractos bancarios cruzados con una hoja de cálculo | Recaudación frente a lo que se debía |
| ¿Quién va retrasado y cuánto? | Un libro mayor por unidad | Morosidad total y por unidad |
| ¿Qué sigue sin arreglarse? | Mensajes dispersos en un grupo de chat de técnicos | Incidencias abiertas y el tiempo que llevan esperando |
| ¿Cuántas unidades están alquiladas o vacías? | Listas de residentes y memoria | Ocupadas por su propietario, alquiladas, vacías |
| ¿Qué ve la junta? | Un informe enviado por email una vez al mes | La misma pantalla, con un rol de solo lectura |
Consejos prácticos
- Mantén limpios los datos de origen. El panel solo es tan bueno como lo que registra tu equipo: anota cada pago, cierra las incidencias cuando el trabajo esté terminado y actualiza a los propietarios y residentes cuando cambien.
- Conviértelo en un hábito. Revisa las mismas cifras a la misma hora cada día o cada semana, para que los cambios se noten.
- Compara edificios. Alternar entre un edificio y todos muestra rápidamente si un problema es local o general.
- Fija tus propios objetivos. Por ejemplo, ninguna incidencia abierta durante más de una semana, o una morosidad por debajo de un nivel acordado, y hazles seguimiento en el panel.
- Úsalo para preparar las reuniones. Antes de una reunión de la junta o de una junta general, un vistazo a la recaudación, la morosidad y las incidencias abiertas te da los datos clave que debes presentar.
- Deja que los propietarios se ayuden solos. Los propietarios ven su saldo en su portal y pueden pagar en línea desde el portal y la aplicación, lo que reduce la morosidad que tienes que reclamar.
