Come funzionano le spese condominiali e la morosità in Heroes PMS?
Può emettere le spese condominiali per l’intero complesso in un’unica operazione, ripartite per millesimi oppure come importo fisso per unità, per un periodo mensile, trimestrale o annuale. Il saldo di ogni unità si aggiorna man mano che arrivano i pagamenti, quindi la morosità è visibile nel momento in cui nasce, con chi deve cosa e da quanto tempo.
Le spese condominiali sono la principale entrata di un condominio o di un’associazione di condòmini, e le spese non pagate sono il suo rischio principale. Il modulo trasforma un’operazione da foglio di calcolo in una breve routine che il Suo team ripete a ogni periodo.
- Prepari il periodo. Decida quale periodo richiedere, mese, trimestre o anno, e che cosa coprono le spese, in linea con il preventivo approvato dai condòmini o dal consiglio.
- Scelga come ripartire ogni spesa. Usi i millesimi quando un costo appartiene a tutti in proporzione alla propria unità, come la manutenzione delle parti comuni o l’assicurazione del fabbricato. Usi un importo fisso quando ogni unità paga la stessa somma. I millesimi provengono dal registro delle unità, quindi nulla va riscritto.
- Emetta le spese in un’unica operazione. Heroes PMS calcola l’importo per ogni unità e lo aggiunge al saldo di ciascuna. I condòmini vedono il proprio saldo nel portale e possono pagare online dal portale o dall’app.
- Lasci che i pagamenti aggiornino i saldi. Man mano che il Suo team registra i pagamenti, in contanti, con bonifico o online, il saldo di ogni unità diminuisce. Non c’è un foglio di riconciliazione separato da tenere allineato.
- Segua la morosità unità per unità. La vista delle morosità mostra chi deve cosa e da quanto tempo. La dashboard aggiunge il totale e confronta gli incassi del mese con quanto era dovuto, così vede subito se il complesso è in linea.
- Agisca per tempo. Contatti i condòmini appena un importo è in ritardo, finché la somma è ancora piccola. Mantenga la conversazione sui fatti: il saldo che il condomino vede nel portale è lo stesso che vede il Suo team.
Chi lo usa e quando?
Spese e morosità sono usate dalle società di amministrazione condominiale, dai tesorieri delle associazioni di condòmini e dal personale contabile degli amministratori. Il modulo è più utile quando un complesso ha molte unità con millesimi diversi, quando le spese sono richieste trimestralmente o annualmente e i condòmini se ne dimenticano nel frattempo, o quando il consiglio chiede il dato sulla morosità prima di un’assemblea condominiale e la risposta richiedeva un giorno di lavoro su fogli di calcolo.
| Fase | Prima (fogli di calcolo, gruppi di chat) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Calcolo delle spese | Una formula per unità, controllata a mano | Importo per unità calcolato dai millesimi o da un importo fisso |
| Emissione | Avvisi preparati uno per uno | Ogni unità addebitata in un’unica operazione |
| Saldi | Aggiornati quando qualcuno ha tempo | Aggiornati man mano che arrivano i pagamenti |
| Morosità | Scoperta a fine anno | Visibile nel momento in cui nasce, con da quanto tempo è scaduta |
| Domande dei condòmini | «Quanto devo?» per telefono o in chat | Il condomino controlla il saldo nel portale e paga online |
Consigli per tenere bassa la morosità
- Mantenga un ritmo costante. I condòmini pagano con più regolarità quando le spese arrivano nello stesso momento di ogni periodo.
- Spieghi la ripartizione. Indichi ai condòmini quali spese sono ripartite per millesimi e quali sono fisse, per esempio in una comunicazione o nel verbale dell’assemblea condominiale.
- Incoraggi il pagamento online. Meno passaggi ci sono tra la richiesta e il pagamento, meno pagamenti ritardano. I condòmini possono pagare dal portale e dall’app.
- Guardi l’anzianità, non solo l’importo. Un piccolo debito che risale a molti mesi fa richiede attenzione prima di uno più grande nato la settimana scorsa.
- Condivida i dati con il consiglio. Un ruolo di sola lettura permette ai consiglieri di seguire incassi e morosità nella dashboard senza chiedere al personale.
- Registri ogni pagamento sull’unità giusta. Saldi e morosità sono affidabili solo quanto i pagamenti su cui si basano.
