Comment fonctionnent les appels de charges et les impayés dans Heroes PMS ?
Vous émettez les charges de toute la résidence en une seule fois, réparties selon la quote-part de chaque lot ou en montant fixe par lot, pour une période mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Le solde de chaque lot se met à jour à mesure que les paiements arrivent : les impayés sont visibles dès qu’ils apparaissent, avec qui doit quoi et depuis combien de temps.
Les charges sont la principale ressource d’une copropriété, et les impayés son principal risque. Le module transforme un exercice sur tableur en une courte routine que votre équipe répète à chaque période.
- Préparez la période. Décidez la période appelée, un mois, un trimestre ou une année, et ce que couvrent les charges, conformément au budget voté par les copropriétaires ou le conseil syndical.
- Choisissez la répartition de chaque charge. Utilisez la quote-part quand une dépense concerne tout le monde au prorata de son lot, comme l’entretien des parties communes ou l’assurance de l’immeuble. Utilisez un montant fixe quand chaque lot paie la même somme. Les quotes-parts viennent du registre des lots : rien n’est ressaisi.
- Émettez les charges en une fois. Heroes PMS calcule le montant de chaque lot et l’ajoute à son solde. Les propriétaires voient leur solde dans leur portail et peuvent payer en ligne depuis le portail ou l’application.
- Laissez les paiements mettre à jour les soldes. À mesure que votre équipe enregistre les paiements, en espèces, par virement ou en ligne, le solde de chaque lot diminue. Plus de tableau de rapprochement séparé à tenir à jour.
- Suivez les impayés lot par lot. La vue des impayés montre qui doit quoi et depuis combien de temps. Le tableau de bord ajoute le total et compare les encaissements du mois à ce qui était dû : vous voyez tout de suite si la résidence est dans les temps.
- Agissez tôt. Contactez les propriétaires dès qu’un montant est en retard, tant que la somme reste faible. Restez factuel : le solde que voit le propriétaire dans son portail est le même que celui que voit votre équipe.
Qui l’utilise, et quand ?
Le module est utilisé par les syndics et sociétés de gestion de copropriétés, les trésoriers des associations de copropriétaires et les services comptables des gestionnaires d’immeubles. Il est le plus utile quand une résidence compte de nombreux lots aux quotes-parts différentes, quand les charges sont appelées par trimestre ou par an et que les propriétaires oublient entre deux appels, ou quand le conseil syndical demande le montant des impayés avant une assemblée générale et que la réponse prenait une journée de tableur.
| Étape | Avant (tableurs, groupes de discussion) | Avec Heroes PMS |
|---|---|---|
| Calcul des charges | Une formule par lot, vérifiée à la main | Montant de chaque lot calculé selon la quote-part ou un montant fixe |
| Émission | Avis préparés un par un | Tous les lots appelés en une fois |
| Soldes | Mis à jour quand quelqu’un a le temps | Mis à jour à mesure que les paiements arrivent |
| Impayés | Découverts en fin d’année | Visibles dès qu’ils apparaissent, avec leur ancienneté |
| Questions des propriétaires | « Combien est-ce que je dois ? » par téléphone ou par messagerie | Le propriétaire consulte son solde dans le portail et paie en ligne |
Conseils pour limiter les impayés
- Gardez un rythme régulier. Les propriétaires paient plus sûrement quand les appels arrivent au même moment de chaque période.
- Expliquez la répartition. Indiquez quelles charges sont réparties par quote-part et lesquelles sont fixes, par exemple dans une annonce ou dans le procès-verbal d’assemblée générale.
- Encouragez le paiement en ligne. Moins il y a d’étapes entre l’appel et le paiement, moins il y a de retards. Les propriétaires peuvent payer depuis le portail et l’application.
- Regardez l’ancienneté, pas seulement le montant. Une petite dette vieille de plusieurs mois mérite votre attention avant une plus grosse datant de la semaine dernière.
- Partagez les chiffres avec le conseil syndical. Un rôle en lecture seule permet à ses membres de suivre encaissements et impayés sur le tableau de bord sans solliciter l’équipe.
- Enregistrez chaque paiement sur le bon lot. Les soldes et les impayés ne sont fiables que si les paiements qui les alimentent le sont.
