¿Cómo funcionan las juntas generales y las votaciones en Heroes PMS?
El módulo de juntas generales permite al administrador de la comunidad o a la comunidad de propietarios preparar el orden del día, enviar la convocatoria a todos los propietarios y recoger los votos desde el portal del propietario o la aplicación Heroes Owner. Cada voto se pondera según la cuota de la unidad, las mayorías se calculan al instante y las actas se guardan con los documentos de la residencia.
Una junta típica, paso a paso
- Revisa las cuotas de las unidades. Los votos cuentan según la cuota, así que todo parte de las cuotas registradas en cada unidad en Edificios, unidades y residentes. Revisarlas una vez antes de la temporada de juntas evita disputas el día de la junta.
- Prepara el orden del día. Enumera los acuerdos que deben decidir los propietarios: el presupuesto anual, las obras importantes, la renovación de un contrato, la elección de vocales. Redacta cada acuerdo de forma que pueda responderse con un sí o un no claros.
- Convoca a los propietarios. El orden del día y la convocatoria se envían a todos los propietarios. Sube los documentos de apoyo, como presupuestos, cuentas o borradores de normas, a la biblioteca de documentos para que los propietarios puedan leerlos antes de votar.
- Recoge los votos. Los propietarios votan desde el portal del propietario o la aplicación Heroes Owner, desde el teléfono o el ordenador, estén donde estén. Cada voto se pondera según la cuota de su unidad.
- Consulta los resultados. Las mayorías se calculan por ti, acuerdo por acuerdo. Nadie pasa la tarde sumando cuotas en una hoja de cálculo, y el resultado es el mismo para cualquiera que lo compruebe.
- Publica el acta. El acta se guarda con los documentos y se comparte con los propietarios, para que cada decisión siga siendo fácil de encontrar meses o años después.
¿Para quién es?
El módulo está pensado para gestores de fincas, administradores de comunidades y empresas de gestión de edificios que llevan una o varias residencias, y para las juntas de comunidades de propietarios autogestionadas. Ayuda sobre todo en situaciones como estas:
- Muchos propietarios viven en el extranjero o viajan con frecuencia, algo habitual en los condominios del sudeste asiático, y pocos pueden asistir en persona.
- Las unidades tienen tamaños muy distintos, así que una simple votación a mano alzada no refleja el peso de cada propietario.
- Un gestor celebra varias juntas al año en edificios distintos.
- La junta quiere un registro claro y compartido de cada decisión tomada.
Las votaciones están incluidas en los planes Condo Pro y Condo Enterprise.
Juntas en papel frente a Heroes PMS
| Tarea | Papel, email y hojas de cálculo | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Convocatorias | Impresas, enviadas por correo o por email una a una | Orden del día y convocatoria enviadas a todos los propietarios |
| Votación | Votación a mano alzada o papeletas en la sala | Los propietarios votan desde el portal o la aplicación Heroes Owner |
| Ponderación | Cuotas sumadas a mano | Cada voto cuenta según la cuota de la unidad |
| Resultados | Contados después de la reunión, con margen de error | Mayorías calculadas al instante |
| Actas | Un archivo en el portátil de alguien | Guardadas con los documentos y compartidas con los propietarios |
Consejos prácticos para una junta fluida
- Comprueba antes las normas locales. Los plazos de convocatoria, el quórum y las mayorías dependen de la legislación de tu país y de los estatutos de tu residencia. Organiza el orden del día y el calendario en torno a ellos.
- Una pregunta por acuerdo. Combinar un presupuesto y un contrato de obras en una sola votación frustra a los propietarios que están de acuerdo solo con una parte.
- Comparte la documentación con antelación. Sube presupuestos y cuentas a la biblioteca de documentos y publica un comunicado para todos los residentes, para que la votación sea informada y nadie sienta que se le mete prisa.
- Restringe los archivos sensibles. Un documento puede compartirse con todos los propietarios, con un único edificio o solo con la junta. Guarda los borradores de contratos solo para la junta hasta que estén listos.
- Ayuda a los propietarios a acceder antes del día. Un breve recordatorio sobre cómo abrir el portal del propietario o la aplicación evita muchas llamadas durante la votación.
- Convierte las decisiones en acción. Las obras aprobadas pueden convertirse en órdenes de trabajo en Mantenimiento, y un nuevo presupuesto puede emitirse como cuotas en Cuotas y morosidad.
