¿Cómo funciona la gestión de edificios, unidades y residentes?
Heroes PMS parte de la estructura de tu residencia. Creas cada edificio y, después, sus unidades con su planta, tipo y cuota, y vinculas cada unidad a su propietario y, si procede, a su inquilino. Las cuotas, las votaciones y las incidencias de mantenimiento se apoyan todas en este registro, así que merece la pena configurarlo con cuidado una sola vez.
Para una administración de fincas o una comunidad de propietarios, el registro sustituye a la hoja maestra que suele vivir en el portátil de una sola persona. Así trabaja habitualmente un equipo con él.
- Crea los edificios. Añade cada edificio de la residencia, para que cada unidad, comunicado y cifra del panel quede asociado al lugar correcto. Una residencia con varias torres o bloques se configura de la misma manera.
- Configura las unidades. Para cada unidad, registra su planta, su tipo y su cuota. La cuota es la cifra que después se usa para repartir los gastos y ponderar los votos en las juntas generales, así que compruébala con tus estatutos o con el título de propiedad antes de empezar a usarlo.
- Vincula propietarios y residentes. Asocia el propietario de cada unidad y, si la unidad está alquilada, el inquilino que vive en ella, con la fecha de inicio de cada uno. Siempre sabrás quién es el dueño, quién vive allí y desde cuándo.
- Importa lo que ya tienes. Si tus unidades y propietarios están en una hoja de cálculo, envíala y el equipo de Heroes la configura contigo, en lugar de reescribir cientos de líneas a mano.
- Mantén el registro al día. Cuando se vende una unidad o entra un nuevo inquilino, actualiza la unidad. El directorio de residentes deja a tu equipo el contacto correcto a mano, ya sea por una avería, un paquete o un pago.
¿Para quién es y en qué situaciones?
El módulo está pensado para administraciones de fincas y empresas de gestión de edificios, comunidades de propietarios que gestionan su propia residencia y promotoras que entregan un edificio nuevo a sus propietarios. Ayuda sobre todo en algunas situaciones típicas: una residencia con varios edificios donde las cuotas cambian según el tipo de unidad; un edificio donde muchas unidades están alquiladas y es el inquilino, no el propietario, quien llama a conserjería; un administrador que se hace cargo de una residencia y hereda una hoja de cálculo de calidad irregular; una junta que quiere que los datos de los propietarios sean correctos antes de la próxima junta general.
| Tarea | Antes (hojas de cálculo, grupos de chat) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Listado de unidades | Varias versiones de una hoja de cálculo que pasan de mano en mano | Un único registro de edificios y unidades con planta, tipo y cuota |
| Propietarios e inquilinos | Mezclados en una misma columna o en un grupo de chat | Propietario e inquilino vinculados por separado a cada unidad, con fechas de inicio |
| Contactos | Números guardados en teléfonos personales | Un directorio de residentes compartido por el equipo |
| Cuotas y votaciones | Cuotas reescritas en cada cálculo | Las cuotas y los votos ponderados usan las cuotas ya registradas |
| Ocupación | Nadie sabe con seguridad qué unidades están alquiladas | Unidades ocupadas por el propietario, alquiladas y vacías visibles en el panel |
Consejos prácticos para un registro de unidades limpio
- Revisa primero las cuotas. Compáralas con tus estatutos, el título de propiedad horizontal o el documento equivalente. Una cuota incorrecta significa cuotas erróneas y votos mal ponderados.
- Elige un único formato de nombres. Por ejemplo, edificio, planta y número. Así el personal y los propietarios reconocen una unidad al instante en cualquier pantalla.
- Separa propietarios y residentes. El propietario es quien paga las cuotas y vota; el residente es a quien llamas por asuntos del día a día. Registrar ambos evita enviar un mensaje a la persona equivocada.
- Limpia la hoja de cálculo antes de importarla. Elimina primero los duplicados y los antiguos propietarios, para que el directorio empiece limpio.
- Actualiza el mismo día del cambio. Una venta o un nuevo contrato de alquiler registrado tarde significa que las cuotas y los comunicados llegan a la persona equivocada.
- Da a la junta el acceso adecuado. Un rol de solo lectura permite a los vocales seguir la residencia sin modificar ningún dato.
