Cómo funcionan el mantenimiento y las órdenes de trabajo
El mantenimiento y las órdenes de trabajo en Heroes PMS convierten cada aviso de un residente en un trabajo con seguimiento. Los residentes comunican una incidencia con fotos desde el portal o la aplicación, tu equipo la convierte en una orden de trabajo para el personal o un contratista, y todos siguen el estado hasta que se termina. Cada trabajo queda guardado en el historial de la unidad o de la zona común.
- Un residente comunica la incidencia. Desde el portal o la aplicación, describe el problema y añade fotos: un grifo que gotea, un ascensor parado entre plantas, una luz rota en el aparcamiento. Las fotos suelen evitar una visita solo para entender qué pasa.
- Tu equipo revisa la incidencia. El responsable del edificio lee el aviso, revisa las fotos y decide quién debe encargarse. Los trabajos pequeños van al personal propio; los trabajos especializados, a un contratista.
- La incidencia se convierte en orden de trabajo. La orden de trabajo se asigna a un miembro del personal o a un contratista concreto, así que nunca hay dudas sobre quién es responsable del trabajo.
- El avance es visible para todos. El estado pasa de abierto a en curso y a terminado. Los residentes ven la actualización en su portal y en su aplicación, así que ya no necesitan llamar a la oficina para preguntar cómo va todo.
- El trabajo se cierra y queda registrado. Cuando se termina la obra, tu equipo cierra la orden de trabajo. Queda en el historial de la unidad o de la zona común, listo para la próxima inspección, la próxima junta o el próximo propietario.
¿Para quién es?
El módulo está pensado para administraciones de fincas, comunidades de propietarios que gestionan su edificio con su propio equipo de conserjes y gestores de propiedades que cuidan varias residencias a la vez.
Encaja tanto en una sola torre con un conserje y unos pocos limpiadores como en una empresa que gestiona varias residencias con técnicos y contratistas externos. Es especialmente útil cuando las peticiones llegan hoy por teléfono, en un grupo de chat de residentes o como una nota dejada en recepción, y nadie sabe cuáles siguen abiertas.
Los casos habituales incluyen fugas de agua entre unidades, ascensores y generadores, mantenimiento de piscinas y jardines, iluminación de zonas comunes y cualquier cosa que descubra un nuevo propietario al mudarse.
| Situación | Antes (teléfono, grupos de chat, hojas de cálculo) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Comunicar una incidencia | Un mensaje perdido en un grupo de chat lleno o una llamada al conserje | Una incidencia con fotos desde el portal o la aplicación |
| Asignar el trabajo | Alguien promete mirarlo | Una orden de trabajo asignada a personal o a un contratista |
| Seguir el avance | Los residentes llaman una y otra vez a la oficina | Abierto, en curso, terminado: visible para todos |
| Reparaciones pasadas | Dispersas en cuadernos y mensajes antiguos | Un historial para cada unidad y zona común |
| Visión de conjunto | Nadie sabe cuántas peticiones siguen esperando | Incidencias abiertas y su tiempo de espera en el panel |
Consejos prácticos para un mantenimiento fluido
- Pide fotos siempre. Un primer plano del problema y otro de la zona más amplia ayudan a tu equipo a elegir a la persona adecuada y a llevar las piezas necesarias.
- Acordad quién decide. Decide de antemano qué trabajos resuelve el conserje por sí solo y cuáles necesitan un contratista o el visto bueno de la junta, para que las incidencias no se queden esperando una decisión.
- Mantén los estados fieles a la realidad. Pasa una incidencia a en curso solo cuando alguien está realmente trabajando en ella, y ciérrala solo cuando el trabajo esté de verdad terminado. Los residentes confían en el estado que ven.
- Registra los trabajos en el lugar correcto. Archivar cada trabajo en la unidad o zona común correcta mantiene el historial útil y facilita discutir qué gastos corresponden a un propietario y cuáles a la comunidad.
- Usa el historial con la junta. Las reparaciones repetidas en el mismo ascensor, bomba o cubierta son un argumento sólido para renegociar un contrato de mantenimiento o planificar obras importantes.
- Revisa cada semana las incidencias en espera. Un vistazo rápido a las incidencias abiertas y al tiempo que llevan esperando, en el panel, evita que las peticiones antiguas caigan en el olvido.
