Cómo funcionan los comunicados y los documentos
Los comunicados y los documentos dan a tu equipo de administración un único lugar para informar a los residentes y guardar la documentación de la residencia. Publicas un comunicado para toda la residencia, para un único edificio o para un grupo, y guardas normas, actas, seguros y contratos en una biblioteca de documentos que los propietarios abren desde su portal y su aplicación. Todos los comunicados anteriores quedan archivados.
- Redacta el comunicado. Un corte de agua el martes por la mañana, el mantenimiento del ascensor, la piscina cerrada para limpieza, un recordatorio de las normas de convivencia: escríbelo una vez, con palabras claras, con la fecha y lo que los residentes deben hacer.
- Elige quién lo recibe. Envíalo a todos, a un único edificio o a un grupo, para que los residentes del bloque A no se vean afectados por obras previstas en el bloque C.
- Los residentes lo leen en la aplicación del propietario. El mensaje aparece donde los residentes ya están, en el portal y en la aplicación que usan para seguir su residencia, en lugar de en un grupo de chat donde queda enterrado en una hora.
- Archiva los documentos. Sube las normas de convivencia, las actas de las juntas, los certificados de seguro y los contratos a la biblioteca de documentos, y elige quién puede ver cada uno: todos los propietarios, un edificio o solo la junta.
- Deja que el archivo haga el resto. Se conserva cada comunicado anterior, para que un nuevo propietario o un vocal pueda consultar qué se anunció y cuándo.
¿Quién lo usa y en qué situaciones?
El módulo está pensado para administraciones de fincas, gestores de comunidades y comunidades de propietarios cuya junta gestiona la comunicación por sí misma. Los gestores de edificios y los conserjes lo usan a diario; los vocales lo usan para encontrar un contrato o el último acta sin tener que preguntar en la oficina.
Las situaciones habituales incluyen un corte de agua o de luz programado, el mantenimiento del ascensor, obras de fachada en un bloque, la piscina cerrada para limpieza, un recordatorio tras varias quejas por ruido, un nuevo propietario que pide las normas de convivencia, o una aseguradora que necesita la póliza del edificio tras una fuga. Si celebráis vuestras juntas generales con Heroes PMS, las actas también se guardan junto a los documentos.
Una lista sencilla para configurar la biblioteca de documentos:
| Documento | Visibilidad sugerida | Por qué guardarlo aquí |
|---|---|---|
| Normas de convivencia | Todos los propietarios | Cualquier residente puede consultar las normas antes de que surja un conflicto |
| Actas de la junta general | Todos los propietarios | Las decisiones quedan registradas para los propietarios actuales y futuros |
| Seguro del edificio | Todos los propietarios | Fácil de encontrar cuando lo pide un siniestro o un banco |
| Avisos sobre un bloque | Un edificio | Solo los residentes afectados los ven |
| Contratos de proveedores y servicios | Solo la junta | La junta revisa las condiciones sin publicarlas para todos |
Consejos prácticos para una comunicación clara
- Un mensaje, un tema. Un comunicado corto sobre un único asunto se lee; una carta larga que cubre cinco temas no se lee.
- Dirígete al público correcto. Envía las obras de un edificio solo a ese edificio. Demasiados mensajes que no les afectan enseñan a los residentes a ignorar los importantes.
- Di lo que los residentes deben hacer. Indica la fecha, la hora y la acción esperada: mover el coche, guardar agua, dejar libre el balcón.
- Nombra los documentos con claridad. Incluye el tipo, el año y el edificio en el nombre de cada archivo, para que los propietarios encuentren la versión correcta a la primera.
- Publica las actas rápidamente. Tras una junta general, añade el acta a la biblioteca para que los propietarios que no pudieron asistir puedan leer las decisiones mientras siguen frescas.
- Reserva los archivos sensibles para la junta. Los borradores de contratos y los presupuestos en negociación deben quedar como documentos solo para la junta hasta que se tome una decisión.
