Como funcionam as taxas condominiais e a inadimplência no Heroes PMS?
Você emite as taxas condominiais de todo o condomínio de uma só vez, rateadas pela fração ideal de cada unidade ou como um valor fixo por unidade, para um período mensal, trimestral ou anual. O saldo de cada unidade é atualizado conforme os pagamentos entram, então a inadimplência fica visível no momento em que aparece, com quem deve, quanto deve e há quanto tempo.
As taxas condominiais são a principal receita de um condomínio ou de uma associação de condôminos, e as taxas em atraso são o seu principal risco. O módulo transforma um trabalho de planilha em uma rotina curta que a sua equipe repete a cada período.
- Prepare o período. Defina o período da cobrança, mês, trimestre ou ano, e o que a taxa cobre, de acordo com o orçamento aprovado pelos proprietários ou pelo conselho.
- Escolha como cada taxa será rateada. Use a fração ideal quando um custo pertence a todos na proporção da sua unidade, como a manutenção das áreas comuns ou o seguro do prédio. Use um valor fixo quando todas as unidades pagam o mesmo. As frações vêm do cadastro de unidades, então nada precisa ser redigitado.
- Emita as taxas de uma só vez. O Heroes PMS calcula o valor de cada unidade e o adiciona ao saldo dela. Os proprietários veem o saldo no portal e podem pagar online, pelo portal ou pelo aplicativo.
- Deixe os pagamentos atualizarem os saldos. Conforme a sua equipe registra os pagamentos, em dinheiro, transferência ou online, o saldo de cada unidade diminui. Não há uma planilha de conciliação separada para manter em dia.
- Acompanhe a inadimplência unidade por unidade. A visão de inadimplência mostra quem deve, quanto e há quanto tempo. O painel soma o total e compara a arrecadação do mês com o que era devido, para que você veja de imediato se o condomínio está no caminho certo.
- Aja cedo. Entre em contato com o proprietário assim que um valor estiver atrasado, enquanto a quantia ainda é pequena. Mantenha a conversa objetiva: o saldo que o proprietário vê no portal é o mesmo que a sua equipe vê.
Quem usa, e quando?
Cobranças e inadimplência são usadas por administradoras de condomínios, pelos tesoureiros de associações de condôminos e pela equipe contábil de gestoras de prédios. O módulo ajuda mais quando o condomínio tem muitas unidades com frações diferentes, quando as taxas são cobradas trimestral ou anualmente e os proprietários se esquecem entre um vencimento e outro, ou quando o conselho pede o valor da inadimplência antes de uma assembleia geral e a resposta costumava levar um dia inteiro de trabalho em planilhas.
| Etapa | Antes (planilhas, grupos de conversa) | Com o Heroes PMS |
|---|---|---|
| Cálculo das taxas | Uma fórmula por unidade, conferida à mão | Valor por unidade calculado a partir da fração ideal ou de um valor fixo |
| Emissão | Boletos preparados um a um | Todas as unidades cobradas de uma só vez |
| Saldos | Atualizados quando alguém tem tempo | Atualizados conforme os pagamentos entram |
| Inadimplência | Descoberta no fim do ano | Visível no momento em que surge, com o tempo de atraso |
| Dúvidas dos proprietários | “Quanto eu devo?” por telefone ou chat | O proprietário consulta o saldo no portal e paga online |
Dicas para manter a inadimplência baixa
- Mantenha um ritmo constante. Os proprietários pagam com mais regularidade quando as taxas chegam sempre no mesmo ponto de cada período.
- Explique o rateio. Diga aos proprietários quais taxas são rateadas pela fração ideal e quais são fixas, por exemplo em um comunicado ou na ata da assembleia geral.
- Incentive o pagamento online. Quanto menos etapas entre a cobrança e o pagamento, menos atrasos. Os proprietários podem pagar pelo portal e pelo aplicativo.
- Olhe a idade da dívida, e não só o valor. Uma dívida pequena de vários meses precisa de atenção antes de uma dívida maior da semana passada.
- Compartilhe os números com o conselho. Um perfil somente leitura permite que os conselheiros acompanhem a arrecadação e a inadimplência no painel sem precisar perguntar à equipe.
- Registre cada pagamento na unidade certa. Saldos e inadimplência são tão confiáveis quanto os pagamentos que os sustentam.
