Bagaimana iuran dan tunggakan kondominium bekerja di Heroes PMS?
Anda menerbitkan iuran layanan untuk seluruh hunian sekaligus, baik dibagi berdasarkan porsi unit atau sebagai jumlah tetap per unit, untuk periode bulanan, triwulanan, atau tahunan. Saldo setiap unit diperbarui saat pembayaran masuk, sehingga tunggakan terlihat begitu muncul, beserta siapa yang berutang dan sudah berapa lama.
Iuran layanan adalah pemasukan utama kondominium atau perhimpunan pemilik, dan iuran yang belum dibayar adalah risiko utamanya. Modul ini mengubah pekerjaan spreadsheet menjadi rutinitas singkat yang diulang tim Anda setiap periode.
- Siapkan periodenya. Tentukan periode yang akan Anda tagihkan, sebulan, tiga bulan, atau setahun, dan apa yang dicakup iuran tersebut, sesuai anggaran yang disetujui pemilik atau dewan.
- Pilih cara pembagian setiap iuran. Gunakan porsi unit ketika suatu biaya menjadi tanggungan semua orang sesuai proporsi unitnya, seperti perawatan area bersama atau asuransi gedung. Gunakan jumlah tetap ketika setiap unit membayar jumlah yang sama. Porsi berasal dari daftar unit, sehingga tidak ada yang perlu diketik ulang.
- Terbitkan iuran sekaligus. Heroes PMS menghitung jumlah untuk setiap unit dan menambahkannya ke saldo masing-masing unit. Pemilik melihat saldonya di portal dan dapat membayar secara daring dari portal atau aplikasi.
- Biarkan pembayaran memperbarui saldo. Saat tim mencatat pembayaran, baik tunai, transfer, atau daring, saldo setiap unit berkurang. Tidak ada lembar rekonsiliasi terpisah yang harus disesuaikan.
- Pantau tunggakan unit per unit. Tampilan tunggakan menunjukkan siapa yang berutang dan sudah berapa lama. Dasbor menambahkan totalnya dan membandingkan penerimaan bulan ini dengan yang seharusnya ditagih, sehingga Anda langsung tahu apakah hunian berjalan sesuai rencana.
- Bertindak lebih awal. Hubungi pemilik begitu tagihan terlambat, selagi jumlahnya masih kecil. Jaga percakapan tetap faktual: saldo yang dilihat pemilik di portal adalah saldo yang sama dengan yang dilihat tim Anda.
Siapa yang menggunakannya, dan kapan?
Iuran dan tunggakan digunakan oleh perusahaan pengelola kondominium, bendahara perhimpunan pemilik, dan staf akuntansi pengelola gedung. Modul ini paling membantu ketika sebuah hunian memiliki banyak unit dengan porsi berbeda, ketika iuran ditagihkan per triwulan atau per tahun dan pemilik sering lupa di antaranya, atau ketika dewan meminta angka tunggakan sebelum rapat umum dan jawabannya dulu memakan waktu sehari kerja spreadsheet.
| Langkah | Sebelumnya (spreadsheet, grup chat) | Dengan Heroes PMS |
|---|---|---|
| Menghitung iuran | Rumus per unit, diperiksa manual | Jumlah per unit dihitung dari porsi atau jumlah tetap |
| Penerbitan | Surat tagihan disiapkan satu per satu | Setiap unit ditagih sekaligus |
| Saldo | Diperbarui ketika seseorang punya waktu | Diperbarui saat pembayaran masuk |
| Tunggakan | Ditemukan di akhir tahun | Terlihat begitu muncul, dengan lama waktu jatuh tempo |
| Pertanyaan pemilik | “Berapa yang harus saya bayar?” lewat telepon atau chat | Pemilik memeriksa saldo di portal dan membayar secara daring |
Tips untuk menjaga tunggakan tetap rendah
- Jaga ritme yang konsisten. Pemilik lebih tertib membayar ketika tagihan datang pada titik yang sama di setiap periode.
- Jelaskan pembagiannya. Beri tahu pemilik iuran mana yang dibagi berdasarkan porsi dan mana yang tetap, misalnya dalam pengumuman atau dalam notulen rapat umum.
- Dorong pembayaran daring. Semakin sedikit langkah antara tagihan dan pembayaran, semakin sedikit pembayaran yang terlambat. Pemilik dapat membayar dari portal dan aplikasi.
- Perhatikan umur tunggakan, bukan hanya jumlahnya. Utang kecil yang sudah berbulan-bulan perlu perhatian sebelum utang yang lebih besar dari minggu lalu.
- Bagikan angka dengan dewan. Peran hanya-baca memungkinkan anggota dewan mengikuti penerimaan dan tunggakan di dasbor tanpa harus bertanya kepada staf.
- Catat setiap pembayaran pada unit yang benar. Saldo dan tunggakan hanya sebaik pembayaran yang ada di baliknya.
