Heroes PMSでは管理費と滞納はどのように機能しますか？
マンション全体の管理費を、住戸の持分に応じて按分するか、住戸ごとに定額を設定するかを選び、毎月、四半期ごと、または毎年の期間で一括して請求できます。入金があるたびに各住戸の残高が更新されるため、滞納は発生した時点で、誰がいくら、どれくらいの期間滞納しているかが見えるようになります。
管理費は分譲マンションや管理組合の主な収入であり、未払いの管理費は最大のリスクです。このモジュールにより、スプレッドシートでの煩雑な作業が、チームが期間ごとに繰り返す短い定型作業に変わります。
- 期間を準備します。 1か月、四半期、1年のうちどの期間の請求を行うかと、管理費が何をカバーするかを、所有者または理事会が承認した予算に沿って決めます。
- 各管理費の割り当て方法を選びます。 共用部分の維持管理や建物の保険など、全員が住戸の持分に比例して負担する費用には持分を使います。全住戸が同額を負担する場合は定額を使います。持分は住戸台帳から取得されるため、改めて入力する必要はありません。
- 管理費を一括して請求します。 Heroes PMSは全住戸の金額を算出し、各住戸の残高に加算します。所有者はポータルで残高を確認でき、ポータルまたはアプリからオンラインで支払えます。
- 入金によって残高を更新します。 チームが現金、振込、オンラインでの入金を記録すると、各住戸の残高が減ります。残高を別途照合するための台帳は必要ありません。
- 滞納を住戸ごとに追跡します。 滞納表示には、誰がいくら、どれくらいの期間滞納しているかが表示されます。ダッシュボードには合計が表示され、今月の集金額と請求額を比較できるため、マンションの状況が計画どおりかどうかをすぐに把握できます。
- 早めに対応します。 支払期限を過ぎたら、金額が小さいうちに所有者に連絡してください。ポータルで所有者が見る残高は、チームが見ているものと同じなので、事実に基づいて話し合いを進めてください。
誰が、いつ使うのですか？
管理費と滞納は、マンション管理会社、管理組合の会計担当者、建物管理会社の経理担当者が使います。このモジュールは、住戸ごとに持分が異なる住戸が多い場合、管理費が四半期や年単位で請求され、所有者が期間の間に支払いを忘れてしまう場合、あるいは理事会が総会の前に滞納額を求め、以前はスプレッドシートでの作業に丸一日かかっていた場合に特に役立ちます。
| 手順 | 導入前（スプレッドシート、チャットグループ） | Heroes PMSでは |
|---|---|---|
| 管理費の計算 | 住戸ごとに数式を作り、手作業で確認 | 持分または定額に基づいて、住戸ごとの金額を算出 |
| 請求 | 通知を一件ずつ作成 | 全住戸に一括で請求 |
| 残高 | 手が空いたときに更新 | 入金があるたびに更新 |
| 滞納 | 年末に発見される | 発生した時点で、支払期限からの期間とともに表示 |
| 所有者からの問い合わせ | 電話やチャットで「いくら残っていますか？」 | 所有者がポータルで残高を確認し、オンラインで支払い |
滞納を少なくするためのヒント
- 一定のリズムを保ちます。 請求が毎期同じタイミングで届くと、所有者は支払いを確実に行うようになります。
- 按分の方法を説明します。 どの管理費が持分に基づき、どれが定額なのかを、お知らせや総会の議事録などで所有者に伝えてください。
- オンライン決済を勧めます。 請求から支払いまでの手順が少ないほど、支払いの遅れは減ります。所有者はポータルやアプリから支払えます。
- 金額だけでなく期間も見ます。 何か月も前から続いている少額の未払いは、先週発生した大きな未払いより先に対応が必要です。
- 理事会と数字を共有します。 閲覧専用の権限があれば、理事は職員に尋ねなくても、ダッシュボードで集金と滞納を確認できます。
- すべての入金を正しい住戸に記録します。 残高と滞納は、その元となる入金記録と同じ精度しかありません。
