ค่าส่วนกลางและการค้างชำระทำงานอย่างไรใน Heroes PMS?
คุณออกใบเรียกเก็บค่าส่วนกลางให้ทั้งโครงการในครั้งเดียว โดยแบ่งตามสัดส่วนกรรมสิทธิ์ของแต่ละยูนิต หรือกำหนดเป็นจำนวนคงที่ต่อยูนิต สำหรับรอบรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ยอดคงค้างของแต่ละยูนิตจะอัปเดตเมื่อมีการชำระเงินเข้ามา ทำให้เห็นการค้างชำระได้ทันทีที่เกิดขึ้น พร้อมระบุว่าใครค้างเท่าไรและค้างนานเท่าไร
ค่าส่วนกลางเป็นรายได้หลักของอาคารชุดหรือนิติบุคคลอาคารชุด และค่าที่ค้างชำระคือความเสี่ยงหลัก โมดูลนี้เปลี่ยนงานที่ต้องทำด้วยสเปรดชีตให้กลายเป็นขั้นตอนสั้น ๆ ที่ทีมของคุณทำซ้ำในทุกรอบ
- เตรียมรอบการเรียกเก็บ. กำหนดว่าจะเรียกเก็บรอบใด เป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี และค่าใช้จ่ายนั้นครอบคลุมอะไร โดยให้สอดคล้องกับงบประมาณที่เจ้าของหรือคณะกรรมการอนุมัติ
- เลือกวิธีแบ่งค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ. ใช้สัดส่วนกรรมสิทธิ์เมื่อค่าใช้จ่ายเป็นของทุกคนตามสัดส่วนยูนิต เช่น ค่าบำรุงรักษาพื้นที่ส่วนกลางหรือประกันอาคาร ใช้จำนวนคงที่เมื่อทุกยูนิตจ่ายเท่ากัน สัดส่วนมาจากทะเบียนยูนิต จึงไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
- ออกใบเรียกเก็บในครั้งเดียว. Heroes PMS คำนวณยอดของทุกยูนิตและเพิ่มเข้าไปในยอดคงค้างของแต่ละยูนิต เจ้าของเห็นยอดในพอร์ทัลและสามารถชำระออนไลน์ผ่านพอร์ทัลหรือแอปได้
- ให้การชำระเงินอัปเดตยอดคงค้าง. เมื่อทีมบันทึกการชำระเงินทั้งเงินสด โอนเงิน หรือออนไลน์ ยอดคงค้างของแต่ละยูนิตจะลดลง ไม่ต้องมีแผ่นงานกระทบยอดแยกต่างหากให้คอยปรับ
- ติดตามการค้างชำระรายยูนิต. มุมมองการค้างชำระแสดงว่าใครค้างเท่าไรและนานแค่ไหน แดชบอร์ดจะรวมยอดและเปรียบเทียบการเก็บเงินของเดือนนี้กับยอดที่ต้องเก็บ เพื่อให้คุณเห็นทันทีว่าอาคารเป็นไปตามเป้าหรือไม่
- ดำเนินการตั้งแต่เนิ่น ๆ. ติดต่อเจ้าของทันทีที่ยอดเกินกำหนด ขณะที่จำนวนยังน้อย รักษาการสนทนาให้ยึดข้อเท็จจริง ยอดคงค้างที่เจ้าของเห็นในพอร์ทัลคือยอดเดียวกับที่ทีมของคุณเห็น
ใครใช้ และใช้เมื่อไร?
ค่าส่วนกลางและการค้างชำระถูกใช้โดยบริษัทจัดการอาคารชุด เหรัญญิกของนิติบุคคลอาคารชุด และเจ้าหน้าที่บัญชีของผู้จัดการอาคาร โมดูลนี้จะช่วยได้มากที่สุดเมื่ออาคารมียูนิตจำนวนมากที่มีสัดส่วนต่างกัน เมื่อเรียกเก็บรายไตรมาสหรือรายปีและเจ้าของมักลืมชำระระหว่างรอบ หรือเมื่อคณะกรรมการขอตัวเลขค้างชำระก่อนการประชุมใหญ่ ซึ่งเดิมต้องใช้เวลาหนึ่งวันในการทำงานกับสเปรดชีต
| ขั้นตอน | ก่อนหน้านี้ (สเปรดชีต กลุ่มแชต) | ด้วย Heroes PMS |
|---|---|---|
| การคำนวณค่าใช้จ่าย | สูตรแยกของแต่ละยูนิต ตรวจสอบด้วยมือ | ยอดต่อยูนิตคำนวณจากสัดส่วนหรือจำนวนคงที่ |
| การออกใบเรียกเก็บ | จัดทำแจ้งเตือนทีละฉบับ | เรียกเก็บทุกยูนิตในครั้งเดียว |
| ยอดคงค้าง | อัปเดตเมื่อมีคนว่าง | อัปเดตเมื่อมีการชำระเงินเข้ามา |
| การค้างชำระ | พบเมื่อสิ้นปี | เห็นทันทีที่เกิดขึ้น พร้อมระยะเวลาที่ค้าง |
| คำถามจากเจ้าของ | “ฉันค้างเท่าไร?” ถามทางโทรศัพท์หรือแชต | เจ้าของตรวจยอดในพอร์ทัลและชำระออนไลน์ได้เอง |
เคล็ดลับในการลดการค้างชำระ
- รักษาจังหวะที่สม่ำเสมอ. เจ้าของชำระตรงเวลามากขึ้นเมื่อใบเรียกเก็บมาถึงในจุดเดียวกันของทุกรอบ
- อธิบายวิธีการแบ่ง. แจ้งเจ้าของว่าค่าใช้จ่ายรายการใดแบ่งตามสัดส่วนและรายการใดเป็นจำนวนคงที่ เช่น ในประกาศหรือในรายงานการประชุมใหญ่
- ส่งเสริมการชำระออนไลน์. ยิ่งขั้นตอนระหว่างการเรียกเก็บกับการชำระน้อยลงเท่าไร การชำระล่าช้าก็ยิ่งน้อยลง เจ้าของชำระผ่านพอร์ทัลและแอปได้
- ดูอายุของหนี้ ไม่ใช่แค่จำนวนเงิน. หนี้จำนวนน้อยที่ค้างมาหลายเดือนต้องได้รับความสนใจก่อนหนี้จำนวนมากที่เพิ่งเกิดขึ้นเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
- แชร์ตัวเลขกับคณะกรรมการ. บทบาทแบบอ่านอย่างเดียวช่วยให้กรรมการติดตามการเก็บเงินและการค้างชำระบนแดชบอร์ดได้โดยไม่ต้องถามเจ้าหน้าที่
- บันทึกทุกการชำระเงินกับยูนิตที่ถูกต้อง. ยอดคงค้างและการค้างชำระจะเชื่อถือได้ก็ต่อเมื่อการชำระเงินเบื้องหลังถูกต้องเท่านั้น
