Que montre le tableau de bord de la copropriété ?
Le tableau de bord réunit sur un seul écran les quatre chiffres qu’un syndic consulte le plus : les encaissements du mois par rapport aux sommes appelées, les impayés au total et par lot, les tickets de maintenance ouverts et depuis combien de temps ils attendent, et l’occupation (lots occupés par leur propriétaire, loués ou vacants), pour un immeuble ou pour tous.
Une routine quotidienne en six étapes
- Choisissez le périmètre. Ouvrez le tableau de bord pour un seul immeuble, ou pour toutes vos résidences à la fois si vous gérez un portefeuille.
- Vérifiez les encaissements. Comparez ce qui est rentré ce mois-ci avec ce qui était appelé. Un écart en début de mois est normal ; un écart en fin de mois appelle une action. Les paiements eux-mêmes sont enregistrés dans Paiements et reçus.
- Passez en revue les impayés. Voyez le total dû et les lots concernés. Charges et impayés indique ensuite qui doit quoi et depuis quand : la relance commence par les dettes les plus anciennes.
- Regardez les tickets ouverts. Le tableau de bord montre ce qui attend et depuis combien de temps. Relancez les bons d’intervention les plus anciens dans Maintenance avant que les résidents ne vous relancent.
- Suivez l’occupation. La répartition entre lots occupés par leur propriétaire, loués et vacants vous dit qui vit réellement dans l’immeuble, ce qui compte pour la sécurité, la communication et l’usage des équipements. Tenez les fiches à jour dans Immeubles, lots et résidents.
- Partagez avec le conseil. Donnez aux membres du conseil un rôle en lecture seule : ils voient les mêmes chiffres que votre équipe, sans pouvoir rien modifier.
Qui utilise le tableau de bord ?
Les syndics et gestionnaires s’en servent pour commencer la journée, la comptabilité pour suivre les encaissements, les responsables d’immeuble pour faire avancer la maintenance, et les conseils syndicaux pour suivre la résidence entre deux réunions. Il est particulièrement utile quand :
- vous gérez plusieurs résidences et devez voir où agir en priorité ;
- le conseil se réunit chaque mois et attend des chiffres à jour ;
- la fin du mois approche et les encaissements sont en retard ;
- des résidents se plaignent de réparations lentes et vous voulez des faits, pas des impressions.
Où se trouvaient les réponses
| Question | Avant (tableurs, groupes de discussion) | Sur le tableau de bord |
|---|---|---|
| Combien avons-nous encaissé ce mois-ci ? | Relevés bancaires recoupés avec un tableur | Encaissements par rapport aux sommes appelées |
| Qui est en retard, et de combien ? | Un registre par lot | Impayés au total et par lot |
| Qu’est-ce qui n’est toujours pas réparé ? | Messages éparpillés dans un groupe de techniciens | Tickets ouverts et durée d’attente |
| Combien de lots sont loués ou vacants ? | Listes de résidents et mémoire | Occupés par le propriétaire, loués, vacants |
| Que voit le conseil ? | Un rapport envoyé par e-mail une fois par mois | Le même écran, avec un rôle en lecture seule |
Conseils pratiques
- Gardez des données sources propres. Le tableau de bord ne vaut que ce que votre équipe enregistre : saisissez chaque paiement, clôturez les tickets une fois le travail fait et mettez à jour propriétaires et résidents quand ils changent.
- Prenez l’habitude. Regardez les mêmes chiffres au même moment chaque jour ou chaque semaine : les changements sautent aux yeux.
- Comparez les immeubles. Passer d’un immeuble à l’ensemble montre vite si un problème est local ou général.
- Fixez vos propres objectifs. Par exemple, aucun ticket ouvert depuis plus d’une semaine, ou des impayés sous un niveau convenu, puis suivez-les sur le tableau de bord.
- Préparez vos réunions. Avant un conseil ou une assemblée générale, un coup d’œil aux encaissements, aux impayés et aux tickets ouverts vous donne l’essentiel à présenter.
- Laissez les copropriétaires agir eux-mêmes. Ils voient leur solde dans leur portail et peuvent payer en ligne depuis le portail et l’application, ce qui réduit les impayés à relancer.
