Comment sont gérés les paiements et les reçus en copropriété ?
Chaque paiement, qu’il s’agisse d’espèces au bureau, d’un virement bancaire ou d’un paiement en ligne, est enregistré sur le lot auquel il se rapporte. Un reçu est établi sur-le-champ et envoyé automatiquement, puis reste disponible dans le portail et l’application du propriétaire. Chaque lot conserve un historique complet des paiements, consultable d’un coup d’œil.
Pour un syndic, l’encaissement des charges est un travail quotidien : un propriétaire dépose des espèces au bureau, un autre paie par virement depuis l’étranger, un troisième règle depuis l’application. Le module traite tous ces paiements de la même façon, de leur réception jusqu’au reçu entre les mains du propriétaire.
- Recevez le paiement. Un propriétaire paie en espèces au bureau de gestion, envoie un virement bancaire ou paie en ligne depuis le portail ou l’application propriétaire.
- Enregistrez-le sur le lot. Votre équipe choisit le lot et le mode de paiement, espèces, virement ou en ligne, puis saisit le montant. Le solde du lot se met à jour, tout comme la vue des impayés.
- Émettez le reçu. Heroes PMS établit le reçu sur-le-champ et l’envoie automatiquement. Aucun document à rédiger après coup, aucun carnet de reçus papier à tenir.
- Laissez les propriétaires se servir. Chaque reçu reste dans le portail et l’application propriétaire. Quand un propriétaire a besoin d’une preuve de paiement, par exemple pour vendre son lot ou pour ses propres archives, il la retrouve lui-même au lieu de solliciter votre équipe.
- Consultez l’historique si besoin. Si un paiement est contesté, ouvrez l’historique des paiements du lot : chaque paiement enregistré y figure d’un coup d’œil, avec le reçu correspondant.
À qui s’adresse ce module ?
Le module sert le personnel d’accueil qui encaisse les espèces, les comptables qui enregistrent les virements et les trésoriers des associations de copropriétaires qui doivent montrer que chaque paiement est justifié. Il est particulièrement utile dans les résidences où de nombreux propriétaires vivent à l’étranger et paient par virement, où les espèces restent courantes, ou bien où les propriétaires recevaient jusqu’ici la photo d’un reçu manuscrit dans un groupe de discussion. Le conseil syndical y gagne aussi : le tableau de bord compare les encaissements du mois à ce qui était dû.
| Situation | Avant (carnets de reçus, groupes de discussion) | Avec Heroes PMS |
|---|---|---|
| Espèces au bureau | Reçu manuscrit, double carbone dans un carnet | Enregistrées sur le lot, reçu établi sur-le-champ |
| Virement bancaire | Noté dans un tableur quand quelqu’un a le temps | Enregistré sur le lot, solde mis à jour |
| Envoi du reçu | Photo envoyée par messagerie, facilement perdue | Envoyé automatiquement et conservé dans le portail propriétaire |
| Demande de copie | L’équipe fouille dossiers et anciens messages | Le propriétaire le retrouve dans l’application |
| Paiement contesté | Des heures à comparer notes et relevés | L’historique des paiements du lot d’un coup d’œil |
Conseils pratiques pour les paiements et les reçus
- Enregistrez les paiements le jour même. Surtout les espèces : plus tôt le paiement est saisi, plus tôt le propriétaire a son reçu et plus tôt le solde est juste.
- Choisissez toujours le bon lot. Quand un propriétaire possède plusieurs lots, demandez-lui à quel lot correspond le paiement avant de l’enregistrer.
- Dites aux propriétaires où trouver leurs reçus. Mentionnez le portail et l’application dans vos annonces, pour qu’ils cessent de demander des copies par messagerie.
- Encouragez le paiement en ligne pour les propriétaires à l’étranger. Il leur évite les formalités de virement et évite les relances à votre équipe.
- Vérifiez le solde après l’enregistrement. Si le solde du lot n’a pas bougé comme prévu, le paiement est peut-être sur le mauvais lot.
- Simplifiez la gestion des espèces. Comptez les espèces en présence du propriétaire et enregistrez-les aussitôt, pour que le reçu confirme ce que chacun a vu.
