Comment fonctionnent les assemblées générales et les votes dans Heroes PMS ?
Le module assemblées générales permet au syndic ou au conseil syndical de préparer l’ordre du jour, d’envoyer la convocation à chaque copropriétaire et de recueillir les votes depuis le portail propriétaire ou l’application Heroes Owner. Chaque vote est pondéré par la quote-part du lot, les majorités sont calculées instantanément et le procès-verbal est classé avec les documents de la résidence.
Une assemblée type, étape par étape
- Vérifiez les quotes-parts. Les votes comptent selon les quotes-parts : tout part donc de celles enregistrées sur chaque lot dans Immeubles, lots et résidents. Les relire une fois avant la saison des assemblées évite les contestations le jour J.
- Préparez l’ordre du jour. Listez les résolutions à soumettre : budget annuel, gros travaux, renouvellement d’un contrat, élection des membres du conseil. Rédigez chaque résolution pour qu’on puisse y répondre clairement par oui ou par non.
- Convoquez les copropriétaires. L’ordre du jour et la convocation sont envoyés à chaque copropriétaire. Déposez les pièces utiles (devis, comptes, projet de règlement intérieur) dans la bibliothèque de documents pour qu’ils puissent les lire avant de voter.
- Recueillez les votes. Les copropriétaires votent depuis le portail propriétaire ou l’application Heroes Owner, sur téléphone ou ordinateur, où qu’ils soient. Chaque vote est pondéré par la quote-part de leur lot.
- Lisez les résultats. Les majorités sont calculées pour vous, résolution par résolution. Personne ne passe la soirée à additionner des tantièmes dans un tableur, et le résultat est le même pour tous ceux qui le consultent.
- Publiez le procès-verbal. Il est classé avec les documents et partagé avec les copropriétaires : chaque décision reste facile à retrouver, des mois ou des années plus tard.
À qui s’adresse ce module ?
Il est conçu pour les syndics, gestionnaires d’immeubles et sociétés de gestion qui administrent une ou plusieurs résidences, ainsi que pour les conseils des copropriétés autogérées. Il est particulièrement utile dans ces situations :
- De nombreux copropriétaires vivent à l’étranger ou voyagent souvent, ce qui est courant dans les condominiums d’Asie du Sud-Est, et peu peuvent venir en personne.
- Les lots ont des surfaces très différentes : un vote à main levée ne reflète pas le poids de chacun.
- Un gestionnaire organise plusieurs assemblées par an dans différents immeubles.
- Le conseil souhaite une trace claire et partagée de chaque décision.
Les votes sont inclus dans les formules Condo Pro et Condo Enterprise.
Assemblée papier ou Heroes PMS
| Tâche | Papier, e-mail et tableurs | Avec Heroes PMS |
|---|---|---|
| Convocations | Imprimées, postées ou envoyées une à une | Ordre du jour et convocation envoyés à chaque copropriétaire |
| Vote | À main levée ou bulletins papier dans la salle | Vote depuis le portail ou l’application Heroes Owner |
| Pondération | Tantièmes additionnés à la main | Chaque vote compte selon la quote-part du lot |
| Résultats | Comptés après la réunion, avec des risques d’erreur | Majorités calculées instantanément |
| Procès-verbal | Un fichier sur l’ordinateur de quelqu’un | Classé avec les documents et partagé avec les copropriétaires |
Conseils pratiques pour une assemblée sans accroc
- Vérifiez d’abord les règles locales. Délais de convocation, quorum et seuils de majorité dépendent de la loi de votre pays et du règlement de copropriété. Construisez votre ordre du jour et votre calendrier en conséquence.
- Une question par résolution. Réunir un budget et un contrat de travaux dans un même vote frustre les copropriétaires qui n’en approuvent qu’une moitié.
- Partagez les pièces tôt. Déposez devis et comptes dans la bibliothèque de documents et publiez une annonce à tous les résidents : le vote est éclairé et personne ne se sent pressé.
- Limitez l’accès aux pièces sensibles. Un document peut être partagé avec tous les copropriétaires, un seul immeuble ou le conseil uniquement. Gardez les projets de contrat pour le conseil tant qu’ils ne sont pas prêts.
- Aidez les copropriétaires à se connecter avant le jour J. Un court rappel sur l’accès au portail ou à l’application évite bien des appels pendant le vote.
- Transformez les décisions en actions. Les travaux votés peuvent devenir des bons d’intervention dans Maintenance, et un nouveau budget peut être appelé sous forme de charges dans Charges et impayés.
