Comment fonctionnent la maintenance et les ordres de travail
La maintenance et les ordres de travail de Heroes PMS transforment chaque signalement de résident en intervention suivie. Le résident signale un problème avec photos depuis le portail ou l’application, votre équipe en fait un ordre de travail pour le personnel ou un prestataire, et chacun suit le statut jusqu’à la fin. Chaque intervention reste dans l’historique du lot ou de la partie commune.
- Le résident signale le problème. Depuis le portail ou l’application, il décrit la panne et ajoute des photos : un robinet qui fuit, un ascenseur bloqué entre deux étages, un éclairage en panne au parking. Les photos évitent souvent un déplacement juste pour comprendre ce qui ne va pas.
- Votre équipe examine le ticket. Le gestionnaire de l’immeuble lit le signalement, regarde les photos et décide qui doit intervenir. Les petits travaux vont au personnel de la résidence, les travaux spécialisés à un prestataire.
- Le ticket devient un ordre de travail. L’ordre de travail est attribué à un membre du personnel ou à un prestataire nommément désigné : plus aucun doute sur qui est responsable de l’intervention.
- L’avancement est visible de tous. Le statut passe de « ouvert » à « en cours » puis à « terminé ». Les résidents voient la mise à jour dans leur portail et leur application et n’ont plus besoin d’appeler le bureau pour savoir où en est leur demande.
- L’intervention est clôturée et conservée. Une fois le travail terminé, votre équipe clôture l’ordre de travail. Il reste dans l’historique du lot ou de la partie commune, prêt pour la prochaine visite technique, la prochaine réunion du conseil ou le prochain propriétaire.
À qui s’adresse ce module ?
Il s’adresse aux syndics et sociétés de gestion de copropriété, aux associations de propriétaires qui gèrent leur immeuble avec leur propre équipe de gardiennage, et aux gestionnaires qui suivent plusieurs résidences à la fois.
Il convient aussi bien à une tour avec un gardien et quelques agents d’entretien qu’à une société qui gère plusieurs résidences avec ses techniciens et des prestataires extérieurs. Il est particulièrement utile lorsque les demandes arrivent aujourd’hui par téléphone, dans un groupe de discussion des résidents ou sur un mot laissé à l’accueil, et que personne ne sait lesquelles sont encore ouvertes.
Cas typiques : dégâts des eaux entre lots, ascenseurs et groupes électrogènes, entretien de la piscine et des jardins, éclairage des parties communes et tout ce qu’un nouveau propriétaire découvre en emménageant.
| Situation | Avant (téléphone, groupes de discussion, tableurs) | Avec Heroes PMS |
|---|---|---|
| Signaler un problème | Un message perdu dans un groupe très actif ou un appel au gardien | Un ticket avec photos depuis le portail ou l’application |
| Attribuer l’intervention | Quelqu’un promet de « regarder ça » | Un ordre de travail attribué au personnel ou à un prestataire |
| Suivre l’avancement | Les résidents rappellent le bureau encore et encore | Ouvert, en cours, terminé — visible de tous |
| Interventions passées | Éparpillées entre carnets et anciens messages | Un historique pour chaque lot et chaque partie commune |
| Vue d’ensemble | Personne ne sait combien de demandes attendent encore | Les tickets ouverts et leur temps d’attente sur le tableau de bord |
Conseils pratiques pour une maintenance fluide
- Demandez des photos à chaque fois. Un gros plan du problème et une vue plus large aident votre équipe à choisir la bonne personne et à apporter les bonnes pièces.
- Définissez qui décide. Fixez à l’avance les travaux que le gardien traite seul et ceux qui demandent un prestataire ou l’accord du conseil, pour que les tickets n’attendent pas une décision.
- Tenez les statuts à jour. Passez un ticket « en cours » seulement quand quelqu’un s’en occupe vraiment, et clôturez-le seulement quand le travail est fait. Les résidents se fient au statut qu’ils voient.
- Rattachez chaque intervention au bon endroit. Classer chaque intervention sur le bon lot ou la bonne partie commune garde l’historique utile et facilite la discussion sur ce qui revient au propriétaire et ce qui revient à la copropriété.
- Servez-vous de l’historique avec le conseil. Des interventions répétées sur le même ascenseur, la même pompe ou la même toiture sont un argument solide pour renégocier un contrat d’entretien ou planifier de gros travaux.
- Passez en revue les tickets en attente chaque semaine. Un coup d’œil aux tickets ouverts et à leur temps d’attente, sur le tableau de bord, évite que d’anciennes demandes tombent dans l’oubli.
