Comment fonctionnent les annonces et les documents
Les annonces et documents donnent à votre équipe de gestion un seul endroit pour informer les résidents et conserver les papiers de la résidence. Vous publiez une annonce pour toute la résidence, un seul bâtiment ou un groupe, et rangez règlement, procès-verbaux, assurance et contrats dans une bibliothèque que les propriétaires consultent depuis leur portail et leur application. Chaque annonce passée reste archivée.
- Rédigez l’annonce. Coupure d’eau mardi matin, entretien de l’ascenseur, piscine fermée pour nettoyage, rappel du règlement intérieur : écrivez-la une seule fois, simplement, avec la date et ce que les résidents doivent faire.
- Choisissez les destinataires. Envoyez-la à tous, à un seul bâtiment ou à un groupe, pour que les résidents du bâtiment A ne soient pas dérangés par des travaux prévus dans le bâtiment C.
- Les résidents la lisent dans l’application. Le message s’affiche là où ils sont déjà, dans le portail et l’application qu’ils utilisent pour suivre leur résidence, plutôt que dans un groupe de discussion où il disparaît en une heure.
- Classez les documents. Déposez le règlement intérieur, les procès-verbaux, les attestations d’assurance et les contrats dans la bibliothèque, et choisissez qui voit chaque document : tous les propriétaires, un bâtiment ou le conseil uniquement.
- Laissez l’archive faire le reste. Chaque annonce passée est conservée : un nouveau propriétaire ou un membre du conseil retrouve ce qui a été annoncé, et quand.
Qui l’utilise, et dans quelles situations ?
Le module est conçu pour les sociétés de gestion de copropriété, les syndics et les associations de propriétaires dont le conseil gère lui-même la communication. Les gestionnaires d’immeuble et les gardiens l’utilisent au quotidien ; les membres du conseil s’en servent pour retrouver un contrat ou le dernier procès-verbal sans solliciter le bureau.
Situations typiques : une coupure d’eau ou d’électricité programmée, l’entretien de l’ascenseur, des travaux de façade sur un bâtiment, la piscine fermée pour nettoyage, un rappel après des plaintes répétées pour bruit, un nouveau propriétaire qui demande le règlement intérieur, ou un assureur qui réclame la police de l’immeuble après un dégât des eaux. Si vous tenez vos assemblées générales avec Heroes PMS, les procès-verbaux sont eux aussi rangés avec les documents.
Une liste simple pour organiser la bibliothèque de documents :
| Document | Visibilité conseillée | Pourquoi le ranger ici |
|---|---|---|
| Règlement intérieur | Tous les propriétaires | Chacun peut vérifier les règles avant qu’un litige ne commence |
| Procès-verbaux d’assemblée générale | Tous les propriétaires | Les décisions restent consignées pour les propriétaires actuels et futurs |
| Assurance de l’immeuble | Tous les propriétaires | Facile à retrouver pour un sinistre ou une demande de la banque |
| Avis concernant un bâtiment | Un bâtiment | Seuls les résidents concernés les voient |
| Contrats fournisseurs et prestataires | Conseil uniquement | Le conseil examine les conditions sans les publier à tous |
Conseils pratiques pour une communication claire
- Un message, un sujet. Une annonce courte sur un seul thème est lue ; une longue lettre qui en traite cinq ne l’est pas.
- Visez le bon public. Envoyez les travaux d’un bâtiment à ce seul bâtiment. Trop de messages qui ne les concernent pas apprennent aux résidents à ignorer les plus importants.
- Dites ce que les résidents doivent faire. Indiquez la date, l’heure et l’action attendue : déplacer sa voiture, prévoir de l’eau, dégager son balcon.
- Nommez clairement les documents. Indiquez le type, l’année et le bâtiment dans chaque nom de fichier, pour que les propriétaires trouvent la bonne version du premier coup.
- Publiez vite les procès-verbaux. Après une assemblée générale, ajoutez le procès-verbal à la bibliothèque pour que les absents lisent les décisions tant qu’elles sont fraîches.
- Réservez les fichiers sensibles au conseil. Les projets de contrats et les devis en négociation restent visibles du conseil uniquement jusqu’à la décision.
