Comment fonctionne la gestion des immeubles, des lots et des résidents ?
Heroes PMS part de la structure de votre résidence. Vous créez chaque immeuble, puis ses lots avec leur étage, leur type et leur quote-part (tantièmes), et vous rattachez chaque lot à son propriétaire et, le cas échéant, à son locataire. Charges, votes et tickets de maintenance reposent sur ce registre : il mérite d’être bien construit une fois pour toutes.
Pour un syndic professionnel ou une copropriété gérée par ses propriétaires, ce registre remplace le tableur maître qui vit souvent sur l’ordinateur d’une seule personne. Voici comment une équipe l’utilise au quotidien.
- Créez les immeubles. Ajoutez chaque bâtiment de la résidence, afin que chaque lot, chaque annonce et chaque chiffre du tableau de bord soit rattaché au bon endroit. Une résidence de plusieurs tours ou blocs se configure de la même façon.
- Paramétrez les lots. Pour chaque lot, indiquez l’étage, le type et la quote-part. C’est elle qui sert ensuite à répartir les charges et à pondérer les votes en assemblée générale : vérifiez-la par rapport à vos documents de référence avant la mise en service.
- Rattachez propriétaires et résidents. Associez à chaque lot son propriétaire et, s’il est loué, le locataire qui l’occupe, avec la date de début de chacun. Vous savez toujours qui possède, qui habite et depuis quand.
- Importez l’existant. Si vos lots et vos propriétaires sont dans un tableur, envoyez-le : l’équipe Heroes le met en place avec vous, sans ressaisir des centaines de lignes.
- Tenez le registre à jour. Quand un lot est vendu ou qu’un nouveau locataire arrive, mettez le lot à jour. L’annuaire des résidents donne alors à votre équipe le bon contact, qu’il s’agisse d’une fuite, d’un colis ou d’un paiement.
Pour qui, et dans quelles situations ?
Le module s’adresse aux syndics et sociétés de gestion d’immeubles, aux copropriétés qui gèrent elles-mêmes leur résidence et aux promoteurs qui livrent un nouvel immeuble à ses propriétaires. Il est particulièrement utile dans quelques situations typiques : une résidence de plusieurs bâtiments où les quotes-parts varient selon le type de lot ; un immeuble où de nombreux lots sont loués et où c’est le locataire, et non le propriétaire, qui appelle l’accueil ; un gestionnaire qui reprend une résidence et hérite d’un tableur de qualité inégale ; un conseil syndical qui veut des données propriétaires exactes avant la prochaine assemblée générale.
| Tâche | Avant (tableurs, groupes de discussion) | Avec Heroes PMS |
|---|---|---|
| Liste des lots | Plusieurs versions d’un tableur qui circulent entre collègues | Un seul registre des immeubles et des lots avec étage, type et quote-part |
| Propriétaires et locataires | Mélangés dans une colonne ou un groupe de discussion | Propriétaire et locataire rattachés séparément à chaque lot, avec leurs dates de début |
| Contacts | Numéros enregistrés sur des téléphones personnels | Un annuaire des résidents partagé par l’équipe |
| Charges et votes | Quotes-parts ressaisies à chaque calcul | Charges et votes pondérés utilisent les quotes-parts déjà enregistrées |
| Occupation | Personne ne sait vraiment quels lots sont loués | Lots occupés par leur propriétaire, loués ou vacants visibles sur le tableau de bord |
Conseils pratiques pour un registre des lots fiable
- Vérifiez d’abord les quotes-parts. Comparez-les avec votre règlement de copropriété, votre état descriptif de division ou le document équivalent. Une quote-part fausse, ce sont des charges fausses et des votes mal pondérés.
- Choisissez un seul format de nom. Par exemple immeuble, étage et numéro : l’équipe et les propriétaires reconnaissent un lot immédiatement, sur n’importe quel écran.
- Distinguez propriétaires et résidents. Le propriétaire paie les charges et vote ; le résident est celui que vous appelez pour la vie quotidienne. Enregistrer les deux évite d’envoyer un message à la mauvaise personne.
- Nettoyez le tableur avant l’import. Retirez d’abord les doublons et les anciens propriétaires, pour que l’annuaire démarre propre.
- Mettez à jour le jour même. Une vente ou un nouveau bail saisi en retard, ce sont des charges et des annonces envoyées à la mauvaise personne.
- Donnez au conseil syndical le bon accès. Un rôle en lecture seule permet à ses membres de suivre la résidence sans modifier aucune donnée.
