Wie werden Zahlungen und Quittungen in der Wohnanlage verarbeitet?
Jede Zahlung, ob Barzahlung im Büro, Banküberweisung oder Online-Zahlung, wird der betreffenden Einheit zugeordnet. Eine Quittung entsteht sofort und wird automatisch versendet; sie bleibt im Portal und in der App des Eigentümers verfügbar. Jede Einheit führt eine vollständige Zahlungshistorie, die Ihr Team auf einen Blick prüfen kann.
Für eine Hausverwaltung ist das Einziehen des Hausgelds tägliche Arbeit: Ein Eigentümer zahlt bar im Büro, ein anderer überweist aus dem Ausland, ein dritter zahlt über die App. Das Modul behandelt jede dieser Zahlungen gleich, vom Eingang bis zur Quittung in den Händen des Eigentümers.
- Nehmen Sie die Zahlung an. Ein Eigentümer zahlt bar im Büro der Verwaltung, überweist per Banküberweisung oder zahlt online über das Eigentümerportal oder die App.
- Erfassen Sie sie für die Einheit. Ihr Team wählt die Einheit und die Zahlungsart, bar, Überweisung oder online, und trägt den Betrag ein. Der Saldo der Einheit wird aktualisiert, ebenso die Rückstandsansicht.
- Stellen Sie die Quittung aus. Heroes PMS erstellt die Quittung sofort und versendet sie automatisch. Es ist kein nachträgliches Schreiben eines Dokuments nötig und kein Quittungsblock aus Papier zu führen.
- Lassen Sie Eigentümer sich selbst bedienen. Jede Quittung bleibt im Eigentümerportal und in der App. Wenn ein Eigentümer einen Zahlungsnachweis braucht, etwa für den Verkauf seiner Einheit oder für seine Unterlagen, findet er ihn selbst, statt Ihr Team um eine Kopie zu bitten.
- Prüfen Sie bei Bedarf die Historie. Wird eine Zahlung angezweifelt, öffnen Sie die Zahlungshistorie der Einheit: Jede dort erfasste Zahlung ist auf einen Blick zu sehen, zusammen mit der dazugehörigen Quittung.
Für wen ist es gedacht?
Das Modul richtet sich an Mitarbeiter am Empfang, die Bargeld annehmen, an Buchhalter, die Überweisungen erfassen, und an Kassenwarte von Eigentümergemeinschaften, die nachweisen müssen, dass jede Zahlung verbucht ist. Besonders nützlich ist es in Anlagen, in denen viele Eigentümer im Ausland leben und per Überweisung zahlen, in denen Bargeld noch üblich ist oder in denen Eigentümer früher ein Foto einer handschriftlichen Quittung in einer Chatgruppe erhielten. Auch der Beirat profitiert: Das Dashboard zeigt die Zahlungseingänge des Monats im Verhältnis zum Fälligen.
| Situation | Vorher (Quittungsblöcke, Chatgruppen) | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Bargeld im Büro | Handschriftliche Quittung, Durchschlag in einem Buch | Auf die Einheit gebucht, Quittung sofort ausgestellt |
| Banküberweisung | Irgendwann in einer Tabelle notiert | Auf die Einheit gebucht, Saldo aktualisiert |
| Versand der Quittung | Foto in einem Chat, leicht verloren | Automatisch versendet und im Eigentümerportal gespeichert |
| Eigentümer bittet um eine Kopie | Mitarbeiter durchsuchen Ordner und alte Nachrichten | Der Eigentümer findet sie in der App |
| Zahlung wird angezweifelt | Stundenlanges Abgleichen von Notizen und Kontoauszügen | Die Zahlungshistorie der Einheit auf einen Blick |
Praktische Tipps für Zahlungen und Quittungen
- Erfassen Sie Zahlungen noch am selben Tag. Besonders bei Bargeld gilt: Je schneller erfasst, desto schneller hat der Eigentümer seine Quittung und der Saldo stimmt.
- Wählen Sie immer die richtige Einheit. Hat ein Eigentümer mehrere Einheiten, fragen Sie vor der Erfassung nach, für welche Einheit die Zahlung bestimmt ist.
- Sagen Sie den Eigentümern, wo die Quittungen zu finden sind. Erwähnen Sie Portal und App in Ihren Mitteilungen, damit Eigentümer nicht mehr im Chat nach Kopien fragen.
- Fördern Sie die Online-Zahlung für Eigentümer im Ausland. Sie ersparen ihnen die Formalitäten einer Überweisung und Ihrem Team die Nachverfolgung.
- Prüfen Sie den Saldo nach der Erfassung. Wenn sich der Saldo der Einheit nicht wie erwartet verändert hat, könnte die Zahlung auf der falschen Einheit verbucht sein.
- Halten Sie die Barzahlung einfach. Zählen Sie Bargeld in Anwesenheit des Eigentümers und erfassen Sie es sofort, damit die Quittung bestätigt, was beide Seiten gesehen haben.
