Bagaimana pembayaran dan kuitansi kondominium ditangani?
Setiap pembayaran, baik tunai di kantor, transfer bank, atau pembayaran daring, dicatat terhadap unit yang bersangkutan. Kuitansi dibuat seketika dan dikirim otomatis, serta tetap tersedia di portal dan aplikasi pemilik. Setiap unit menyimpan riwayat pembayaran lengkap yang dapat diperiksa tim Anda sekilas.
Bagi perusahaan pengelola, menagih iuran adalah pekerjaan harian: satu pemilik menyerahkan uang tunai di kantor, pemilik lain membayar lewat transfer dari luar negeri, dan yang ketiga membayar dari aplikasi. Modul ini memperlakukan setiap pembayaran tersebut dengan cara yang sama, dari saat diterima hingga kuitansi sampai ke tangan pemilik.
- Terima pembayaran. Pemilik membayar tunai di kantor pengelola, mengirim transfer bank, atau membayar daring dari portal atau aplikasi pemilik.
- Catat terhadap unitnya. Tim Anda memilih unit dan metodenya, tunai, transfer atau daring, lalu memasukkan jumlahnya. Saldo unit diperbarui, begitu pula tampilan tunggakan.
- Terbitkan kuitansi. Heroes PMS membuat kuitansi seketika dan mengirimkannya otomatis. Tidak ada dokumen yang harus diketik setelahnya dan tidak perlu menyimpan buku kuitansi kertas.
- Biarkan pemilik mandiri. Setiap kuitansi tetap tersedia di portal dan aplikasi pemilik. Saat pemilik membutuhkan bukti pembayaran, misalnya untuk menjual unit atau untuk catatan pribadi, mereka dapat menemukannya sendiri tanpa perlu meminta tim Anda.
- Periksa riwayat saat diperlukan. Jika suatu pembayaran dipertanyakan, buka riwayat pembayaran unit: setiap pembayaran yang dicatat pada unit tersebut terlihat sekilas, beserta kuitansi yang menyertainya.
Untuk siapa ini?
Modul ini melayani staf resepsionis yang menerima uang tunai, akuntan yang mencatat transfer, dan bendahara perhimpunan pemilik yang perlu menunjukkan bahwa setiap pembayaran telah dipertanggungjawabkan. Sangat berguna di hunian dengan banyak pemilik yang tinggal di luar negeri dan membayar lewat transfer, di tempat yang masih sering menggunakan uang tunai, atau di tempat pemilik dulu menerima foto kuitansi tulisan tangan lewat grup chat. Dewan juga diuntungkan: dasbor menampilkan penerimaan bulan ini dibandingkan dengan yang seharusnya dibayar.
| Situasi | Sebelumnya (buku kuitansi, grup chat) | Dengan Heroes PMS |
|---|---|---|
| Tunai di kantor | Kuitansi tulisan tangan, salinan karbon di dalam buku | Dicatat terhadap unit, kuitansi dibuat seketika |
| Transfer bank | Dicatat di spreadsheet ketika ada waktu | Dicatat terhadap unit, saldo diperbarui |
| Mengirim kuitansi | Foto dikirim lewat chat, mudah hilang | Dikirim otomatis dan disimpan di portal pemilik |
| Pemilik meminta salinan | Staf mencari di folder dan pesan lama | Pemilik menemukannya sendiri di aplikasi |
| Pembayaran dipertanyakan | Berjam-jam membandingkan catatan dan laporan | Riwayat pembayaran unit terlihat sekilas |
Tips praktis untuk pembayaran dan kuitansi
- Catat pembayaran pada hari yang sama. Terutama tunai: semakin cepat dicatat, semakin cepat pemilik memiliki kuitansi dan saldonya benar.
- Selalu pilih unit yang benar. Ketika seorang pemilik memiliki beberapa unit, tanyakan unit mana yang dimaksud pembayaran sebelum mencatatnya.
- Beri tahu pemilik di mana kuitansi tersedia. Sebutkan portal dan aplikasi dalam pengumuman Anda, agar pemilik berhenti meminta salinan lewat chat.
- Dorong pembayaran daring untuk pemilik di luar negeri. Ini menghemat mereka dari urusan transfer, dan menghemat tim Anda dari tindak lanjut.
- Periksa saldo setelah mencatat. Jika saldo unit tidak berubah seperti yang diharapkan, pembayaran mungkin tercatat pada unit yang salah.
- Jaga penanganan tunai tetap sederhana. Hitung uang tunai bersama pemilik dan catat segera, sehingga kuitansi mengonfirmasi apa yang dilihat kedua belah pihak.
