マンションの入金と領収書はどのように処理されますか？
すべての入金は、事務所での現金払い、銀行振込、オンライン決済のいずれであっても、その支払いが対象となる住戸に紐付けて記録されます。領収書はその場で発行され、自動的に送信されます。また、所有者のポータルとアプリでいつでも確認できます。各住戸には入金履歴が全件保存されるため、チームはひと目で確認できます。
管理会社にとって管理費の集金は毎日の業務です。ある所有者は事務所に現金を持ってきて、別の所有者は海外から振り込み、三人目はアプリで支払います。このモジュールは、これらすべての入金を、受領した瞬間から所有者の手元に領収書が届くまで、同じように処理します。
- 入金を受け付けます。 所有者は管理事務所で現金を支払うか、銀行振込を行うか、所有者ポータルやアプリからオンラインで支払います。
- 住戸に紐付けて記録します。 チームは住戸と支払方法（現金、振込、オンライン）を選び、金額を入力します。住戸の残高と滞納表示が更新されます。
- 領収書を発行します。 Heroes PMSは領収書をその場で発行し、自動的に送信します。後から書類を作成する必要はなく、紙の領収書綴りを保管する必要もありません。
- 所有者が自分で確認できるようにします。 すべての領収書は所有者のポータルとアプリに保存されます。所有者が支払いの証明を必要とする場合、たとえば住戸を売却するときや自分の記録用に、管理チームに依頼することなく自分で見つけられます。
- 必要に応じて履歴を確認します。 入金が疑問視された場合は、その住戸の入金履歴を開いてください。その住戸に記録されたすべての入金と、それに対応する領収書がひと目で確認できます。
誰を対象としていますか？
このモジュールは、現金を受け取る受付スタッフ、振込を記録する会計担当者、すべての入金が正しく処理されていることを示す必要がある管理組合の会計担当者を対象としています。特に、海外に住む所有者が多く振込で支払う物件、現金払いがまだ一般的な物件、所有者がチャットグループで手書きの領収書の写真を受け取っていた物件で役立ちます。今月の集金額と請求額を比較できるダッシュボードは、理事会にとっても有益です。
| 場面 | 導入前（領収書綴り、チャットグループ） | Heroes PMSでは |
|---|---|---|
| 事務所での現金払い | 手書きの領収書、控えを綴りに保管 | 住戸に紐付けて記録し、その場で領収書を発行 |
| 銀行振込 | 時間があるときにスプレッドシートに記入 | 住戸に紐付けて記録し、残高を更新 |
| 領収書の送付 | チャットで送られた写真。紛失しやすい | 自動送信され、所有者ポータルに保存 |
| 所有者が控えを求める | 職員がフォルダや古いメッセージを探す | 所有者がアプリで自分で見つける |
| 支払いに疑問がある | 何時間もメモや明細を突き合わせる | 住戸の入金履歴でひと目で確認 |
入金と領収書を扱うための実践的なヒント
- 入金は当日に記録します。 特に現金は、早く記録するほど所有者に早く領収書を渡せ、残高も正確になります。
- 必ず正しい住戸を選びます。 所有者が複数の住戸を持っている場合は、記録する前にどの住戸への支払いかを確認してください。
- 領収書の場所を伝えます。 お知らせでポータルとアプリについて案内すると、所有者がチャットで控えを求めることが減ります。
- 海外の所有者にはオンライン決済を勧めます。 振込の手続きが省け、チームのフォローアップの手間も減ります。
- 記録後に残高を確認します。 住戸の残高が想定どおりに動いていない場合、入金が誤った住戸に記録されている可能性があります。
- 現金の取り扱いはシンプルにします。 所有者の立ち会いのもとで現金を数え、すぐに記録してください。そうすれば、領収書が双方の確認した内容を裏付けます。
