Como são tratados os pagamentos e recibos do condomínio?
Cada pagamento, seja em dinheiro no escritório, por transferência bancária ou online, é registrado na unidade a que pertence. O recibo é emitido na hora e enviado automaticamente, e fica disponível no portal e no aplicativo do proprietário. Cada unidade mantém um histórico completo de pagamentos que a sua equipe pode conferir de relance.
Para uma administradora de condomínios, cobrar as taxas é um trabalho diário: um proprietário deixa dinheiro no escritório, outro paga por transferência do exterior, um terceiro paga pelo aplicativo. O módulo dá a cada um desses pagamentos o mesmo tratamento, desde o momento em que é recebido até o recibo nas mãos do proprietário.
- Receba o pagamento. O proprietário paga em dinheiro no escritório da administradora, faz uma transferência bancária ou paga online pelo portal ou pelo aplicativo.
- Registre o pagamento na unidade. A sua equipe seleciona a unidade e a forma de pagamento, dinheiro, transferência ou online, e informa o valor. O saldo da unidade é atualizado, e a visão de inadimplência também.
- Emita o recibo. O Heroes PMS gera o recibo na hora e o envia automaticamente. Não há documento para digitar depois nem talão de recibos em papel para guardar.
- Deixe os proprietários se servirem sozinhos. Cada recibo permanece no portal e no aplicativo do proprietário. Quando ele precisa de comprovante de pagamento, por exemplo para vender a unidade ou para os seus próprios registros, encontra o documento sozinho, sem precisar pedir à sua equipe.
- Consulte o histórico quando necessário. Se um pagamento for questionado, abra o histórico de pagamentos da unidade: todos os pagamentos registrados nela estão ali, de relance, com o recibo correspondente.
Para quem é?
O módulo atende a recepcionistas que recebem dinheiro, contadores que registram transferências e tesoureiros de associações de condôminos que precisam demonstrar que todo pagamento foi contabilizado. Ele é especialmente útil em condomínios onde muitos proprietários moram no exterior e pagam por transferência, onde o dinheiro em espécie ainda é comum ou onde os proprietários costumavam receber a foto de um recibo escrito à mão em um grupo de conversa. O conselho também se beneficia: o painel mostra a arrecadação do mês comparada com o que era devido.
| Situação | Antes (talões de recibo, grupos de conversa) | Com o Heroes PMS |
|---|---|---|
| Dinheiro no escritório | Recibo escrito à mão, cópia em um talão | Registrado na unidade, recibo emitido na hora |
| Transferência bancária | Anotada em uma planilha quando alguém tem tempo | Registrada na unidade, saldo atualizado |
| Envio do recibo | Foto enviada em um chat, fácil de perder | Enviado automaticamente e guardado no portal do proprietário |
| Proprietário pede uma cópia | Funcionários procuram em pastas e mensagens antigas | O proprietário encontra no aplicativo |
| Pagamento questionado | Horas comparando anotações e extratos | Histórico de pagamentos da unidade de relance |
Dicas práticas para pagamentos e recibos
- Registre os pagamentos no mesmo dia. Principalmente os em dinheiro: quanto antes for registrado, mais cedo o proprietário tem o recibo e o saldo fica correto.
- Escolha sempre a unidade certa. Quando um proprietário tem várias unidades, pergunte para qual unidade é o pagamento antes de registrá-lo.
- Diga aos proprietários onde estão os recibos. Mencione o portal e o aplicativo nos seus comunicados, para que parem de pedir cópias pelo chat.
- Incentive o pagamento online para os proprietários no exterior. Isso poupa a eles as formalidades da transferência e poupa à sua equipe o acompanhamento.
- Confira o saldo depois de registrar. Se o saldo da unidade não se moveu como esperado, o pagamento pode ter sido lançado na unidade errada.
- Mantenha o manuseio de dinheiro simples. Conte o dinheiro com o proprietário presente e registre na hora, para que o recibo confirme o que as duas partes viram.
