การชำระเงินและใบเสร็จถูกจัดการอย่างไร?
ทุกการชำระเงิน ไม่ว่าจะเป็นเงินสดที่สำนักงาน การโอนเงินผ่านธนาคาร หรือการชำระออนไลน์ จะถูกบันทึกกับยูนิตที่เกี่ยวข้อง ใบเสร็จจะจัดทำทันทีและส่งให้โดยอัตโนมัติ และพร้อมให้ดูในพอร์ทัลและแอปของเจ้าของตลอดเวลา แต่ละยูนิตมีประวัติการชำระเงินครบถ้วนที่ทีมของคุณตรวจสอบได้ในพริบตา
สำหรับบริษัทจัดการ การเก็บค่าใช้จ่ายคืองานประจำวัน เจ้าของคนหนึ่งนำเงินสดมาที่สำนักงาน อีกคนโอนเงินจากต่างประเทศ อีกคนชำระผ่านแอป โมดูลนี้ดำเนินการกับการชำระแต่ละรายการในรูปแบบเดียวกัน ตั้งแต่ตอนที่ได้รับเงินจนถึงมือเจ้าของพร้อมใบเสร็จ
- รับการชำระเงิน. เจ้าของชำระเงินสดที่สำนักงานจัดการ โอนเงินผ่านธนาคาร หรือชำระออนไลน์ผ่านพอร์ทัลหรือแอปสำหรับเจ้าของ
- บันทึกกับยูนิต. ทีมของคุณเลือกยูนิตและวิธีการชำระ ไม่ว่าจะเป็นเงินสด โอนเงิน หรือออนไลน์ แล้วกรอกจำนวนเงิน ยอดคงค้างของยูนิตจะอัปเดต และมุมมองการค้างชำระก็อัปเดตตามไปด้วย
- ออกใบเสร็จ. Heroes PMS จัดทำใบเสร็จทันทีและส่งให้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์เอกสารภายหลัง และไม่ต้องเก็บสมุดใบเสร็จกระดาษ
- ให้เจ้าของค้นหาได้เอง. ใบเสร็จทุกใบจะอยู่ในพอร์ทัลและแอปของเจ้าของ เมื่อเจ้าของต้องการหลักฐานการชำระ เช่น เพื่อขายยูนิตหรือเก็บไว้เป็นหลักฐานส่วนตัว เขาสามารถหาได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องขอสำเนาจากทีมของคุณ
- ตรวจประวัติเมื่อจำเป็น. หากมีการตั้งคำถามเกี่ยวกับการชำระเงิน ให้เปิดประวัติการชำระเงินของยูนิต ซึ่งแสดงการชำระทุกรายการที่บันทึกไว้กับยูนิตนั้นพร้อมใบเสร็จที่เกี่ยวข้อง
ใครคือผู้ใช้งาน?
โมดูลนี้รองรับเจ้าหน้าที่หน้าเคาน์เตอร์ที่รับเงินสด นักบัญชีที่บันทึกการโอนเงิน และเหรัญญิกของนิติบุคคลอาคารชุดที่ต้องแสดงว่าทุกการชำระเงินถูกบันทึกครบถ้วน โดยเฉพาะมีประโยชน์ในอาคารที่เจ้าของจำนวนมากอาศัยอยู่ต่างประเทศและชำระด้วยการโอนเงิน อาคารที่ยังใช้เงินสดเป็นหลัก หรืออาคารที่เจ้าของเคยได้รับรูปถ่ายใบเสร็จที่เขียนด้วยมือผ่านกลุ่มแชต คณะกรรมการก็ได้ประโยชน์เช่นกัน เพราะแดชบอร์ดแสดงการเก็บเงินของเดือนนี้เทียบกับยอดที่ต้องเก็บ
| สถานการณ์ | ก่อนหน้านี้ (สมุดใบเสร็จ กลุ่มแชต) | ด้วย Heroes PMS |
|---|---|---|
| เงินสดที่สำนักงาน | ใบเสร็จเขียนด้วยมือ มีสำเนาคาร์บอนในสมุด | บันทึกกับยูนิต และออกใบเสร็จทันที |
| การโอนเงินผ่านธนาคาร | จดลงในสเปรดชีตเมื่อมีเวลา | บันทึกกับยูนิต และยอดคงค้างอัปเดต |
| การส่งใบเสร็จ | ส่งรูปถ่ายในแชต ซึ่งหายได้ง่าย | ส่งอัตโนมัติและเก็บไว้ในพอร์ทัลของเจ้าของ |
| เจ้าของขอสำเนา | เจ้าหน้าที่ต้องค้นหาในโฟลเดอร์และข้อความเก่า | เจ้าของค้นหาได้เองในแอป |
| มีการตั้งคำถามเรื่องการชำระ | ใช้เวลาหลายชั่วโมงเทียบบันทึกและใบแจ้งยอด | ประวัติการชำระของยูนิตแสดงให้เห็นในพริบตา |
เคล็ดลับในการจัดการการชำระเงินและใบเสร็จ
- บันทึกการชำระเงินในวันเดียวกัน. โดยเฉพาะเงินสด ยิ่งบันทึกเร็วเท่าไร เจ้าของก็ได้ใบเสร็จเร็วขึ้นและยอดคงค้างก็ถูกต้องเร็วขึ้น
- เลือกยูนิตให้ถูกเสมอ. เมื่อเจ้าของมีหลายยูนิต ให้ถามก่อนว่าการชำระนั้นเป็นของยูนิตใดก่อนบันทึก
- แจ้งเจ้าของว่าใบเสร็จอยู่ที่ไหน. กล่าวถึงพอร์ทัลและแอปในประกาศของคุณ เพื่อให้เจ้าของหยุดขอสำเนาผ่านแชต
- ส่งเสริมการชำระออนไลน์สำหรับเจ้าของที่อยู่ต่างประเทศ. ช่วยลดขั้นตอนการโอนเงินให้เจ้าของ และลดงานติดตามให้ทีมของคุณ
- ตรวจยอดหลังบันทึก. หากยอดคงค้างของยูนิตไม่เปลี่ยนแปลงตามที่คาดไว้ การชำระอาจถูกบันทึกผิดยูนิต
- จัดการเงินสดให้เรียบง่าย. นับเงินสดต่อหน้าเจ้าของและบันทึกทันที เพื่อให้ใบเสร็จยืนยันสิ่งที่ทั้งสองฝ่ายเห็นตรงกัน
