Come vengono gestiti pagamenti e ricevute del condominio?
Ogni pagamento, che sia in contanti in ufficio, con bonifico bancario o online, viene registrato sull’unità a cui appartiene. La ricevuta viene prodotta sul momento e inviata automaticamente, e resta disponibile nel portale e nell’app del condomino. Ogni unità conserva lo storico completo dei pagamenti che il Suo team può controllare a colpo d’occhio.
Per un’amministrazione condominiale, riscuotere le spese è un’attività quotidiana: un condomino consegna il contante in ufficio, un altro paga con bonifico dall’estero, un terzo paga dall’app. Il modulo tratta ciascuno di questi pagamenti allo stesso modo, dal momento in cui viene ricevuto fino alla ricevuta nelle mani del condomino.
- Ricevere il pagamento. Un condomino paga in contanti presso l’ufficio dell’amministrazione, invia un bonifico bancario o paga online dal portale o dall’app dei condòmini.
- Registrarlo sull’unità. Il Suo team seleziona l’unità e il metodo, contanti, bonifico o online, e inserisce l’importo. Il saldo dell’unità si aggiorna, e con esso la vista delle morosità.
- Emettere la ricevuta. Heroes PMS produce la ricevuta sul momento e la invia automaticamente. Non c’è nessun documento da scrivere a posteriori né un blocchetto di ricevute cartaceo da conservare.
- Lasciare che i condòmini si servano da soli. Ogni ricevuta resta nel portale e nell’app dei condòmini. Quando un condomino ha bisogno di una prova di pagamento, per esempio per vendere la propria unità o per la propria documentazione, la trova da solo senza chiederla al Suo team.
- Controllare lo storico quando serve. Se un pagamento viene contestato, apra lo storico dei pagamenti dell’unità: ogni pagamento registrato su quell’unità è lì a colpo d’occhio, con la ricevuta corrispondente.
A chi è rivolto?
Il modulo serve il personale della portineria che riceve il contante, i contabili che registrano i bonifici e i tesorieri delle associazioni di condòmini che devono dimostrare che ogni pagamento è contabilizzato. È particolarmente utile nei complessi dove molti condomini vivono all’estero e pagano con bonifico, dove il contante è ancora diffuso, o dove i condòmini ricevevano in passato la foto di una ricevuta scritta a mano in un gruppo di chat. Anche il consiglio ne trae beneficio: la dashboard mostra gli incassi del mese confrontati con quanto era dovuto.
| Situazione | Prima (blocchetti di ricevute, gruppi di chat) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Contanti in ufficio | Ricevuta scritta a mano, copia carbone in un blocchetto | Registrato sull’unità, ricevuta emessa sul momento |
| Bonifico bancario | Annotato in un foglio quando qualcuno ha tempo | Registrato sull’unità, saldo aggiornato |
| Invio della ricevuta | Foto inviata in chat, facilmente persa | Inviata automaticamente e conservata nel portale del condomino |
| Il condomino chiede una copia | Il personale cerca tra cartelle e messaggi vecchi | Il condomino la trova nell’app |
| Pagamento contestato | Ore a confrontare appunti ed estratti conto | Lo storico dei pagamenti dell’unità a colpo d’occhio |
Consigli pratici per pagamenti e ricevute
- Registri i pagamenti lo stesso giorno. Soprattutto il contante: più in fretta viene registrato, prima il condomino ha la ricevuta e il saldo è corretto.
- Scelga sempre l’unità giusta. Quando un condomino ha più unità, chieda per quale unità è il pagamento prima di registrarlo.
- Indichi ai condòmini dove trovare le ricevute. Citi il portale e l’app nelle comunicazioni, così smettono di chiedere copie in chat.
- Incoraggi il pagamento online per i condòmini all’estero. Li esonera dalle formalità del bonifico e risparmia al Suo team i solleciti.
- Controlli il saldo dopo la registrazione. Se il saldo dell’unità non si è mosso come previsto, il pagamento potrebbe essere stato registrato sull’unità sbagliata.
- Mantenga semplice la gestione del contante. Conti il denaro alla presenza del condomino e lo registri subito, così la ricevuta conferma ciò che hanno visto entrambe le parti.
