Comment fonctionne le calendrier des visites ?
Le calendrier des visites permet à votre agence de réserver chaque visite depuis le prospect ou l’annonce, de voir les visites de tous les agents côte à côte et de noter l’avis du client juste après la visite. Chaque visite reste liée à un client et à une annonce, et les propriétaires voient les visites de leurs biens dans leur portail propriétaire.
Voici comment se déroule une visite, de la première demande à la relance.
- Réservez là où se trouve la demande. Quand un prospect demande à voir un bien, l’agent ouvre le prospect ou l’annonce et y réserve la visite. Client, annonce, date et agent sont liés dès le départ : personne ne recopie les informations dans un agenda séparé.
- Consultez le calendrier de l’équipe. Les managers voient les visites de chaque agent côte à côte. Il devient facile de savoir qui est libre samedi matin, d’éviter que deux agents fassent visiter le même logement à la même heure et de rééquilibrer une semaine chargée.
- Préparez la visite. Avant de partir, l’agent ouvre la fiche du client dans le CRM : appels, messages, visites et transactions précédents y figurent, et la conversation reprend là où elle s’était arrêtée.
- Notez l’avis juste après. De retour au bureau ou entre deux visites, l’agent note ce que le client a aimé, ce qui l’a freiné et la suite : une deuxième visite, une offre ou d’autres annonces à montrer.
- Relancez. La visite et l’avis restent sur la fiche du client, l’agent fait avancer le client dans le pipeline et les rappels de relance garantissent que l’étape suivante a bien lieu.
- Tenez le propriétaire informé. Dans le portail propriétaire, les bailleurs voient le nombre de visites et de prospects sur chacun de leurs biens, sans devoir appeler l’agence pour avoir des nouvelles.
À qui s’adresse-t-il ?
Le calendrier est conçu pour les agences dont plusieurs agents font visiter des biens chaque semaine, à la location ou à la vente, en résidentiel, en commercial ou en terrain. Il est particulièrement utile lorsque :
- le marché locatif va vite et le même appartement est visité plusieurs fois dans la journée ;
- les managers doivent savoir quel agent a emmené quel client, où, et avec quel résultat ;
- les propriétaires attendent des nouvelles régulières sur l’intérêt suscité par leur bien ;
- des acheteurs ou des locataires à l’étranger organisent leurs visites par message, et les détails ne doivent pas se perdre dans une discussion.
Les petites équipes y gagnent aussi : même avec deux ou trois agents, un calendrier partagé fait ressortir les doubles réservations et garde une trace de chaque visite pour le client et le propriétaire.
| Tâche | Agenda papier, tableurs, groupes de discussion | Avec Heroes PMS |
|---|---|---|
| Réserver une visite | Notée dans un agenda personnel ou un groupe de discussion | Réservée depuis le prospect ou l’annonce, liée aux deux |
| Vue d’équipe | Demander à chaque agent où il se trouve | Les visites de chaque agent côte à côte |
| Avis du client | Retenu de mémoire, ou oublié | Noté juste après la visite, avec l’étape suivante |
| Point avec le propriétaire | Appels et captures d’écran | Visites et prospects par bien dans le portail propriétaire |
| Performance des agents | Difficile à mesurer | Prospects, visites et transactions par agent dans les rapports |
Conseils pratiques pour de meilleures visites
- Notez l’avis le jour même. Les détails s’effacent vite. Deux lignes sur les objections de prix, d’agencement ou d’emplacement valent mieux qu’un long compte rendu écrit une semaine plus tard.
- Notez toujours l’étape suivante. « Souhaite voir une deuxième option dans le même quartier » permet d’agir ; « intéressé » ne le permet pas.
- Regroupez les visites par quartier. Utilisez le calendrier de l’équipe pour enchaîner les visites dans un même secteur et gagner du temps de trajet.
- Confirmez la veille. Un court message au client, envoyé depuis la boîte de réception unifiée pour qu’il reste dans son historique, aide à réduire les rendez-vous manqués.
- Partagez des chiffres honnêtes avec les propriétaires. Quand un bien reçoit beaucoup de visites mais aucune offre, les chiffres du portail facilitent la discussion sur le prix.
- Faites le point chaque semaine. Les managers comparent visites et transactions par agent dans les rapports et voient où un accompagnement serait utile.
