Comment fonctionne le module propriétaires et portail propriétaire ?
Heroes PMS réunit chaque propriétaire bailleur dans une fiche avec ses coordonnées, ses biens et ses contrats. Les loyers encaissés et vos honoraires alimentent des relevés mois par mois. Vous invitez ensuite le propriétaire sur le portail et l’application propriétaire, où il suit occupation, loyers, visites et relevés, et vous lui facturez un abonnement mensuel.
- Créez la fiche propriétaire. Ajoutez ses coordonnées, rattachez les biens qu’il possède et joignez ses contrats : toute la relation tient sur une seule fiche, au lieu d’être dispersée entre messageries, e-mails et dossiers.
- Reliez chaque bien à votre travail. Les visites et les demandes sur chaque bien y sont rattachées : plus besoin de reconstituer l’historique quand le propriétaire appelle pour avoir des nouvelles.
- Enregistrez loyers et honoraires. À mesure que les loyers arrivent dans l’échéancier et qu’un reçu est émis pour chaque paiement, les montants encaissés et vos honoraires alimentent le relevé mensuel du propriétaire.
- Invitez le propriétaire sur le portail. Il se connecte au portail propriétaire ou à l’application sur son téléphone et y trouve indicateurs, documents, paiements et messages pour ses biens.
- Laissez le portail répondre aux questions courantes. Occupation, loyers, nombre de visites et de demandes par bien sont visibles par le propriétaire : moins d’appels « alors, du nouveau ? » pour vos agents.
- Facturez le portail comme un service. Vous fixez le prix mensuel par propriétaire et gardez la marge ; Heroes conserve 5 $ par propriétaire et par mois sur ce que vous facturez, sans rien à payer d’avance.
À qui s’adresse ce module et quand est-il le plus utile ?
Le module convient aux agences qui gèrent des locations pour le compte de propriétaires, de quelques appartements à de grands portefeuilles, et aux agences qui commercialisent des biens pour des propriétaires désireux de voir le travail derrière une vente ou une location. Situations typiques :
- Un propriétaire installé à l’étranger qui loue un appartement en copropriété à Phnom Penh ou à Bangkok et veut suivre loyer et occupation sans jongler avec les fuseaux horaires sur WhatsApp.
- Un bailleur qui possède plusieurs compartiments commerciaux ou bureaux et veut une vue claire, mois par mois, des loyers encaissés et des honoraires.
- Un propriétaire qui vend un terrain ou une villa et demande chaque semaine combien de personnes l’ont visité.
- Une agence qui souhaite des revenus mensuels récurrents en plus de ses commissions.
La différence se voit surtout dans la routine mensuelle :
| Tâche | Avant (tableurs, groupes de discussion) | Avec Heroes PMS |
|---|---|---|
| Coordonnées et contrats du propriétaire | Éparpillés entre téléphones, e-mails et dossiers partagés | Une fiche propriétaire avec contacts, biens et contrats |
| Relevé mensuel | Refait à la main à partir des virements et des notes | Loyers encaissés et honoraires, mois par mois |
| Point sur les visites | Les agents répondent aux appels et messages un par un | Visites et demandes visibles dans le portail propriétaire |
| Documents et paiements | Renvoyés à chaque demande du propriétaire | Disponibles à tout moment dans le portail et l’application |
| Revenus de la relation | Commission ou honoraires de gestion uniquement | Un abonnement mensuel au portail, dont vous fixez le prix |
Conseils pratiques pour la relation propriétaires
- Nettoyez les fiches avant d’inviter qui que ce soit. Vérifiez que chaque fiche liste les bons biens et les contrats en cours : la première connexion forge l’opinion du propriétaire sur votre agence.
- Vendez de la transparence, pas un logiciel. Présentez le portail comme une partie de votre service, l’endroit où le propriétaire voit loyers, visites et relevés sans avoir à les demander.
- Fixez un prix adapté à votre marché. C’est vous qui décidez : pensez à ce que valent une vue mensuelle et la tranquillité d’esprit pour un propriétaire qui vit dans un autre pays.
- Enregistrez chaque visite. Les propriétaires voient le nombre de visites et de demandes ; demandez aux agents de noter chaque visite et le retour du client juste après.
- Gardez les échanges dans le portail. Incitez les propriétaires à utiliser la messagerie du portail plutôt que le WhatsApp personnel d’un agent, pour que la conversation reste à l’agence.
- Relisez les relevés à date fixe. Un rythme mensuel régulier crée la confiance et réduit les relances qui grignotent le temps de vos agents.
