방문 캘린더는 어떻게 작동하나요?
방문 캘린더를 사용하면 에이전시는 리드나 매물에서 모든 부동산 방문을 예약하고, 모든 에이전트의 방문 일정을 나란히 확인하며, 방문 직후 고객의 의견을 기록할 수 있습니다. 각 방문은 고객과 매물에 연결되어 유지되며, 임대인은 소유주 포털에서 자신의 매물에 대한 방문 일정을 확인할 수 있습니다.
방문이 첫 요청에서 후속 조치까지 보통 진행되는 과정은 다음과 같습니다.
- 요청이 들어온 곳에서 예약하세요. 리드가 부동산을 보고 싶다고 요청하면, 에이전트는 리드나 매물에서 방문을 예약합니다. 고객, 매물, 날짜, 담당 에이전트가 처음부터 연결되므로 별도의 일정표에 다시 입력할 필요가 없습니다.
- 팀 캘린더 확인. 관리자는 모든 에이전트의 방문을 나란히 봅니다. 토요일 오전에 누가 시간이 되는지, 두 에이전트가 같은 시간에 같은 호실을 보여주는 일이 없는지 쉽게 확인하고, 바쁜 주의 일정을 재조정할 수 있습니다.
- 방문 준비. 출발 전에 에이전트는 CRM에서 고객 카드를 엽니다. 이전 통화, 메시지, 방문, 거래가 모두 있으므로 대화를 멈춘 지점에서 이어갈 수 있습니다.
- 방문 직후 의견 기록. 사무실에 돌아오거나 두 번의 방문 사이에 에이전트는 고객이 마음에 들어 한 점, 망설이게 한 점, 다음 단계가 무엇인지 기록합니다. 두 번째 방문, 제안, 또는 추가로 보여줄 매물이 될 수 있습니다.
- 후속 조치. 방문과 의견은 고객 카드에 남고, 에이전트는 고객을 파이프라인에서 다음 단계로 옮기며, 후속 알림으로 다음 단계가 실제로 진행되도록 합니다.
- 임대인에게 진행 상황 공유. 소유주 포털에서 임대인은 자신의 각 매물에 대한 방문 수와 리드 수를 확인할 수 있으므로, 진행 상황을 묻기 위해 에이전시에 전화할 필요가 없습니다.
누구를 위한 것인가요
이 캘린더는 주거용, 상업용, 토지를 임대하거나 매매하며 여러 에이전트가 매주 매물을 보여주는 에이전시를 위해 만들어졌습니다. 다음과 같은 경우에 특히 유용합니다.
- 임대 시장이 빨리 움직여 같은 아파트를 하루에 여러 번 보여줘야 하는 경우;
- 관리자가 어떤 에이전트가 어떤 고객을 어디로 데려갔고 그 결과가 무엇이었는지 알아야 하는 경우;
- 임대인이 자신의 매물에 대한 관심 현황을 정기적으로 듣고 싶어 하는 경우;
- 해외의 구매자나 세입자가 메시지로 방문을 조율하고, 세부 정보가 채팅 대화 속에서 사라지면 안 되는 경우.
소규모 팀도 이점을 얻습니다. 에이전트가 두세 명뿐이라도 공유 캘린더 하나면 중복 예약을 쉽게 발견할 수 있고, 고객과 임대인을 위해 모든 방문 기록을 남길 수 있습니다.
| 업무 | 종이 수첩, 스프레드시트, 채팅 그룹 | Heroes PMS 사용 시 |
|---|---|---|
| 방문 예약 | 개인 수첩이나 그룹 채팅에 입력 | 리드 또는 매물에서 예약하며 둘 다와 연결 |
| 팀 현황 | 에이전트마다 어디에 있는지 물어봄 | 모든 에이전트의 방문을 나란히 확인 |
| 고객 의견 | 기억에 의존하거나 잊어버림 | 방문 직후 다음 단계와 함께 기록 |
| 임대인 업데이트 | 전화와 스크린샷 | 소유주 포털에서 매물별 방문과 리드 확인 |
| 에이전트 성과 | 측정하기 어려움 | 보고서에서 에이전트별 리드, 방문, 거래 확인 |
더 나은 방문을 위한 실용적인 팁
- 의견은 같은 날 적으세요. 세부 내용은 빠르게 잊혀집니다. 가격, 구조, 위치에 대한 이의를 두 줄로 적어 두는 것이 일주일 뒤에 쓴 긴 보고서보다 훨씬 가치 있습니다.
- 다음 단계를 항상 기록하세요. “같은 지역의 두 번째 매물을 원함”은 에이전트가 실행할 수 있는 정보이지만, “관심 있음”은 그렇지 않습니다.
- 지역별로 방문을 묶으세요. 팀 캘린더를 이용해 같은 동네의 방문을 연달아 계획하면 이동 시간을 줄일 수 있습니다.
- 전날 확인하세요. 통합 받은편지함에서 고객에게 짧은 메시지를 보내면 고객 이력에 남고, 노쇼를 줄이는 데 도움이 됩니다.
- 임대인과 정직하게 수치를 공유하세요. 매물에 방문은 많지만 제안이 없을 때, 포털의 수치가 가격 논의를 더 쉽게 만듭니다.
- 주간 실적을 검토하세요. 관리자는 보고서에서 에이전트별 방문과 거래를 비교하고, 코칭이 도움이 될 부분을 찾을 수 있습니다.
