Come funziona il calendario delle visite?
Il calendario delle visite permette alla Sua agenzia di prenotare ogni visita a un immobile a partire dal lead o dall’annuncio, di vedere affiancate le visite di tutti gli agenti e di registrare il riscontro del cliente subito dopo la visita. Ogni visita resta collegata a un cliente e a un annuncio, e i locatori vedono le visite sui propri immobili nel portale proprietari.
Ecco come una visita di solito passa dalla prima richiesta al follow-up.
- Prenoti dal punto in cui nasce la richiesta. Quando un lead chiede di vedere un immobile, l’agente apre il lead o l’annuncio e prenota la visita da lì. Cliente, annuncio, data e agente sono collegati fin dall’inizio, così nessuno deve riscrivere i dettagli in un’agenda separata.
- Controlli il calendario del team. I responsabili vedono le visite di ogni agente affiancate. È facile capire chi è libero sabato mattina, evitare che due agenti mostrino la stessa unità alla stessa ora e riequilibrare una settimana intensa.
- Prepari la visita. Prima di uscire, l’agente apre la scheda del cliente nel CRM: chiamate, messaggi, visite e trattative precedenti sono tutti lì, così la conversazione riparte da dove si era interrotta.
- Registri il riscontro subito dopo. In ufficio o tra due visite, l’agente annota ciò che il cliente ha apprezzato, cosa lo ha frenato e il passo successivo: una seconda visita, una proposta o altri annunci da mostrare.
- Faccia follow-up. La visita e il suo riscontro restano sulla scheda del cliente, l’agente fa avanzare il cliente nella pipeline e i promemoria assicurano che il passo successivo venga davvero compiuto.
- Tenga informato il locatore. Nel portale proprietari, i locatori vedono il numero di visite e di lead su ciascuno dei loro immobili, senza dover chiamare l’agenzia per avere notizie.
A chi è destinato
Il calendario è pensato per agenzie in cui diversi agenti mostrano immobili ogni settimana, in affitto o in vendita, residenziali, commerciali o terreni. È particolarmente utile quando:
- il mercato delle locazioni si muove rapidamente e lo stesso appartamento viene mostrato più volte in un giorno;
- i responsabili devono sapere quale agente ha seguito quale cliente, dove e con quale esito;
- i locatori si aspettano aggiornamenti regolari sull’interesse per il loro immobile;
- acquirenti o inquilini dall’estero fissano le visite via messaggio, e i dettagli non devono perdersi in una conversazione di chat.
Anche i team più piccoli ne traggono beneficio: anche con due o tre agenti, un calendario condiviso rende facile individuare le doppie prenotazioni e conserva la traccia di ogni visita per il cliente e per il locatore.
| Attività | Agenda cartacea, fogli di calcolo, gruppi di chat | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Prenotare una visita | Scritta in un’agenda personale o in un gruppo di chat | Prenotata dal lead o dall’annuncio, collegata a entrambi |
| Panoramica del team | Chiedere a ogni agente dove si trova | Visite di ogni agente affiancate |
| Riscontro del cliente | Ricordato, oppure dimenticato | Annotato subito dopo la visita, con il passo successivo |
| Aggiornamento al locatore | Telefonate e screenshot | Visite e lead per immobile nel portale proprietari |
| Rendimento degli agenti | Difficile da misurare | Lead, visite e trattative per agente nei report |
Consigli pratici per visite migliori
- Scriva il riscontro lo stesso giorno. I dettagli svaniscono in fretta. Due righe su prezzo, distribuzione o obiezioni sulla posizione valgono più di un lungo rapporto scritto una settimana dopo.
- Registri sempre il passo successivo. «Vuole una seconda opzione nella stessa zona» è qualcosa su cui un agente può agire; «interessato» no.
- Raggruppi le visite per zona. Usi il calendario del team per pianificare visite nello stesso quartiere una dopo l’altra e risparmiare tempo di spostamento.
- Confermi il giorno prima. Un breve messaggio al cliente, inviato dalla casella unificata perché resti nello storico, aiuta a ridurre le assenze.
- Condivida numeri onesti con i locatori. Quando un immobile riceve molte visite ma nessuna offerta, i dati nel portale rendono più semplice il discorso sul prezzo.
- Riveda la settimana. I responsabili possono confrontare visite e trattative per agente nei report e vedere dove un supporto sarebbe utile.
