Comment fonctionnent les transactions, les commissions et les loyers ?
Chaque vente ou location devient une fiche transaction unique, avec ses parties, son prix et la répartition de la commission, suivie de l’offre à la signature. La part de chaque agent est saisie sur la transaction, et les commissions restent à jour dans les rapports. Pour les locations, un échéancier affiche chaque échéance et chaque paiement, avec un reçu pour chacun.
Une transaction type suit ces étapes.
- Ouvrez la transaction. Quand un acheteur fait une offre ou qu’un locataire accepte de louer, l’agent crée la fiche transaction avec les parties, l’annonce et le prix ou le loyer convenu. La transaction apparaît aussi sur la fiche du client dans le CRM, à côté de ses appels, messages et visites.
- Répartissez la commission. Saisissez la part de chaque agent concerné : celui qui a rentré le bien, celui qui a trouvé le client, le manager qui a aidé à conclure. Les rapports suivent automatiquement cette répartition.
- Suivez la transaction jusqu’à la signature. La même fiche accompagne la transaction de l’offre à la signature : chacun dans l’équipe voit où elle en est sans poser la question dans un groupe de discussion.
- Pour les locations, mettez en place l’échéancier. Une fois le bail signé, l’échéancier liste chaque date d’échéance. Chaque paiement y est enregistré à réception, si bien qu’une échéance sans paiement se repère facilement.
- Émettez un reçu pour chaque paiement. Un reçu est produit pour chaque paiement, prêt à être envoyé au locataire : chaque somme gérée par l’agence est documentée.
- Clôturez le mois. Les managers consultent ventes, locations et commissions dans les rapports et les exportent en tableur pour le comptable, tandis que les propriétaires suivent loyers et relevés dans leur portail propriétaire.
Quelles agences ont besoin de suivre transactions et commissions ?
Toute agence où plusieurs personnes travaillent sur une même transaction, ou dans laquelle l’argent continue d’arriver après la signature. Situations typiques :
- un agent rentre un bien et un collègue amène l’acheteur ou le locataire, et chacun attend sa part ;
- l’agence gère des locations pour des propriétaires et encaisse les loyers chaque mois ;
- les agents sont en grande partie rémunérés à la commission et veulent voir ce qu’ils ont gagné ;
- les managers préparent des chiffres mensuels pour un comptable ou des associés ;
- l’agence traite côte à côte ventes et locations de logements, de bureaux, de commerces ou de terrains.
Même une petite agence avec quelques locations y gagne : chaque paiement et chaque reçu sont au même endroit quand un propriétaire ou un locataire pose une question.
| Tâche | Tableurs et groupes de discussion | Avec Heroes PMS |
|---|---|---|
| Avancement de la transaction | Demandé dans le groupe de discussion | Une seule fiche, de l’offre à la signature |
| Répartition de la commission | Calculée à la main en fin de mois | Saisie par agent sur la transaction, suivie par les rapports |
| Échéances de loyer | Un tableur que quelqu’un doit penser à mettre à jour | Chaque échéance et chaque paiement dans une seule vue |
| Reçus | Tapés dans un traitement de texte ou écrits à la main | Un reçu pour chaque paiement, prêt à envoyer |
| Chiffres du mois | Reconstitués à partir de plusieurs fichiers | Ventes, locations et commissions dans les rapports, exportables en tableur |
| Relevés des propriétaires | Préparés un par un | Loyers encaissés et honoraires, mois par mois |
Conseils pour des transactions nettes et des loyers à l’heure
- Fixez la répartition avant la transaction. Mettez vos règles de commission par écrit, puis saisissez la part de chaque agent dès le premier jour plutôt qu’en fin de mois, quand les souvenirs divergent.
- Enregistrez les paiements le jour même. Un échéancier à jour est le seul moyen de savoir d’un coup d’œil qui a payé et qui ne l’a pas fait.
- Envoyez chaque reçu. Locataires et propriétaires font confiance à une agence qui documente chaque somme, et des reçus clairs règlent la plupart des litiges avant qu’ils n’éclatent.
- Vérifiez l’échéancier chaque semaine. Une échéance sans paiement se relance plus facilement au bout de quelques jours qu’au bout d’un mois.
- Une fiche par transaction. Un nouveau locataire ou une nouvelle vente est une nouvelle transaction : l’historique de chaque bien reste clair.
- Exportez pour le comptable chaque mois. Un export régulier depuis les rapports évite un rattrapage stressant en fin d’année.
