Bagaimana perawatan dan perintah kerja bekerja
Perawatan dan perintah kerja di Heroes PMS mengubah setiap laporan penghuni menjadi pekerjaan yang terlacak. Penghuni melaporkan masalah beserta foto dari portal atau aplikasi, tim Anda mengubahnya menjadi perintah kerja untuk staf atau kontraktor, dan semua pihak memantau statusnya sampai selesai. Setiap pekerjaan tersimpan dalam riwayat unit atau area bersama.
- Penghuni melaporkan masalahnya. Dari portal atau aplikasi, mereka menjelaskan masalahnya dan menambahkan foto: keran bocor, lift macet di antara lantai, lampu rusak di area parkir. Foto sering kali menghemat kunjungan hanya untuk memahami apa yang salah.
- Tim Anda meninjau tiketnya. Manajer gedung membaca laporan, memeriksa foto, dan memutuskan siapa yang menanganinya. Pekerjaan kecil diserahkan ke staf internal; pekerjaan khusus diserahkan ke kontraktor.
- Tiket menjadi perintah kerja. Perintah kerja ditugaskan kepada anggota staf atau kontraktor yang disebutkan namanya, sehingga tidak pernah ada keraguan tentang siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu.
- Kemajuan terlihat oleh semua pihak. Statusnya berpindah dari terbuka ke sedang dikerjakan lalu selesai. Penghuni melihat pembaruan di portal dan aplikasi mereka, sehingga mereka tidak perlu lagi menelepon kantor untuk menanyakan perkembangannya.
- Pekerjaan ditutup dan dicatat. Setelah pekerjaan selesai, tim Anda menutup perintah kerjanya. Perintah tersebut tetap tersimpan dalam riwayat unit atau area bersama, siap untuk inspeksi berikutnya, rapat dewan berikutnya, atau pemilik berikutnya.
Untuk siapa ini?
Modul ini dibuat untuk perusahaan pengelola kondominium, perhimpunan pemilik yang mengelola gedungnya dengan tim penjaga sendiri, dan pengelola properti yang mengurus beberapa hunian sekaligus.
Modul ini cocok untuk satu menara dengan penjaga dan beberapa petugas kebersihan, maupun untuk perusahaan yang mengelola beberapa hunian dengan teknisi dan kontraktor luar. Sangat berguna ketika permintaan saat ini datang lewat telepon, grup chat penghuni, atau catatan yang ditinggalkan di resepsionis, dan tidak seorang pun tahu mana yang masih terbuka.
Kasus umum mencakup kebocoran air antar unit, lift dan generator, perawatan kolam dan taman, pencahayaan area bersama, serta apa pun yang ditemukan pemilik baru ketika mulai pindah.
| Situasi | Sebelumnya (telepon, grup chat, spreadsheet) | Dengan Heroes PMS |
|---|---|---|
| Melaporkan masalah | Pesan yang hilang di grup chat yang ramai atau telepon ke penjaga | Tiket dengan foto dari portal atau aplikasi |
| Menugaskan pekerjaan | Seseorang berjanji akan memeriksanya | Perintah kerja ditugaskan kepada staf atau kontraktor |
| Memantau kemajuan | Penghuni menelepon kantor berulang kali | Terbuka, sedang dikerjakan, selesai — terlihat oleh semua pihak |
| Perbaikan sebelumnya | Tersebar di buku catatan dan pesan lama | Riwayat untuk setiap unit dan area bersama |
| Gambaran manajemen | Tidak ada yang tahu berapa permintaan yang masih menunggu | Tiket terbuka dan lama waktu tunggunya di dasbor |
Tips praktis untuk proses perawatan yang lancar
- Minta foto setiap kali. Foto jarak dekat masalahnya dan satu foto area yang lebih luas membantu tim Anda memilih orang yang tepat dan membawa suku cadang yang sesuai.
- Sepakati siapa yang memutuskan. Tentukan sebelumnya pekerjaan mana yang bisa ditangani penjaga sendiri dan mana yang memerlukan kontraktor atau persetujuan dewan, agar tiket tidak menunggu keputusan.
- Jaga status tetap jujur. Pindahkan tiket ke sedang dikerjakan hanya ketika ada seseorang yang benar-benar menanganinya, dan tutup hanya ketika pekerjaannya benar-benar selesai. Penghuni mempercayai status yang mereka lihat.
- Catat pekerjaan di tempat yang tepat. Mengarsipkan setiap pekerjaan pada unit atau area bersama yang benar membuat riwayatnya berguna dan memudahkan pembahasan biaya mana yang ditanggung pemilik dan mana yang ditanggung perhimpunan.
- Gunakan riwayat bersama dewan. Pekerjaan berulang pada lift, pompa, atau atap yang sama adalah argumen kuat saat merundingkan ulang kontrak perawatan atau merencanakan pekerjaan besar.
- Periksa tiket yang menunggu setiap minggu. Pemeriksaan singkat terhadap tiket terbuka dan lamanya menunggu di dasbor mencegah permintaan lama terlupakan.
