Apa yang ditampilkan dasbor kondominium?
Dasbor menampilkan empat angka yang paling sering diperiksa pengelola kondominium dalam satu layar: penerimaan bulan ini dibandingkan dengan yang seharusnya dibayar, total tunggakan dan tunggakan per unit, perbaikan terbuka beserta lamanya menunggu, serta hunian, yang dibagi menjadi unit yang dihuni pemilik, disewakan, dan kosong, untuk satu gedung atau semuanya.
Rutinitas harian dalam enam langkah
- Pilih cakupan Anda. Buka dasbor untuk satu gedung, atau untuk semua hunian Anda sekaligus jika Anda mengelola portofolio.
- Periksa penerimaan. Bandingkan yang masuk bulan ini dengan yang seharusnya dibayar. Selisih di awal bulan itu wajar; selisih menjelang akhir bulan perlu tindakan. Pembayaran itu sendiri dicatat di Pembayaran dan kuitansi.
- Tinjau tunggakan. Lihat total yang belum dibayar dan unit-unit yang menunggak. Dari sana, Iuran dan tunggakan menunjukkan siapa yang berutang dan sudah berapa lama, sehingga tindak lanjut dimulai dari utang yang paling tua.
- Lihat tiket terbuka. Dasbor menampilkan apa yang menunggu dan sudah berapa lama. Kejar perintah kerja tertua di Perawatan sebelum penghuni harus menagih Anda.
- Pantau hunian. Pembagian antara unit yang dihuni pemilik, disewakan, dan kosong menunjukkan siapa yang benar-benar tinggal di gedung, yang penting untuk keamanan, komunikasi, dan penggunaan fasilitas. Jaga catatannya tetap mutakhir di Gedung, unit, dan penghuni.
- Bagikan dengan dewan. Berikan anggota dewan peran hanya-baca agar mereka melihat angka yang sama dengan tim Anda, tanpa bisa mengubah apa pun.
Siapa yang menggunakan dasbor?
Manajer properti dan pengelola gedung menggunakannya untuk memulai hari, staf akuntansi untuk memantau penerimaan, penjaga gedung untuk menjaga perawatan tetap berjalan, dan dewan perhimpunan pemilik untuk mengikuti hunian di antara rapat. Sangat berguna ketika:
- Anda mengelola beberapa hunian dan perlu melihat di mana perhatian paling dibutuhkan terlebih dahulu.
- Dewan mengadakan rapat setiap bulan dan mengharapkan angka yang mutakhir.
- Akhir bulan semakin dekat dan penerimaan tertinggal.
- Penghuni mengeluh tentang perbaikan yang lambat dan Anda membutuhkan fakta, bukan kesan.
Di mana jawabannya dulu berada
| Pertanyaan | Sebelumnya (spreadsheet, grup chat) | Di dasbor |
|---|---|---|
| Berapa yang kita terima bulan ini? | Laporan bank dicocokkan dengan spreadsheet | Penerimaan dibandingkan dengan yang seharusnya dibayar |
| Siapa yang terlambat, dan berapa? | Buku besar per unit | Tunggakan secara total dan per unit |
| Apa yang masih belum diperbaiki? | Pesan yang tersebar di grup chat teknisi | Tiket terbuka dan lamanya menunggu |
| Berapa unit yang disewakan atau kosong? | Daftar penghuni dan ingatan | Dihuni pemilik, disewakan, kosong |
| Apa yang dilihat dewan? | Laporan yang dikirim lewat email sebulan sekali | Layar yang sama, dengan peran hanya-baca |
Tips praktis
- Jaga data sumber tetap bersih. Dasbor hanya sebaik yang dicatat tim Anda: catat setiap pembayaran, tutup tiket saat pekerjaan selesai, dan perbarui pemilik serta penghuni ketika berubah.
- Jadikan kebiasaan. Lihat angka yang sama pada waktu yang sama setiap hari atau minggu, agar perubahan terlihat jelas.
- Bandingkan antar gedung. Berpindah antara satu gedung dan semua gedung menunjukkan dengan cepat apakah masalahnya bersifat lokal atau umum.
- Tetapkan target Anda sendiri. Misalnya, tidak ada tiket yang terbuka lebih dari seminggu, atau tunggakan di bawah tingkat yang disepakati, lalu pantau di dasbor.
- Gunakan untuk menyiapkan rapat. Sebelum rapat dewan atau rapat umum, meninjau penerimaan, tunggakan, dan tiket terbuka memberi Anda fakta utama untuk dilaporkan.
- Biarkan pemilik membantu diri sendiri. Pemilik melihat saldo mereka di portal dan dapat membayar secara daring dari portal dan aplikasi, sehingga mengurangi tunggakan yang harus Anda kejar.
